Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử xác thực

Hóa đơn điện tử xác thực được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính. Vậy để sử dụng hóa đơn xác thực, doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện gì?

1. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng hóa đơn điện tử xác thực?

Việc áp dụng hóa đơn điện tử xác thực mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

• Giảm chi phí in ấn hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, vận chuyển hóa đơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tránh được tình trạng cháy, hỏng, mất hóa đơn.
• Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn: quy trình xác thực hóa đơn khép kín với nhiều bước bảo mật giúp cho hóa đơn khó có thể bị giả mạo.
• Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính: Có thể tạo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và được cơ quan thuế chấp nhận ngay trong ngày.
• Doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực.
• Doanh nghiệp có thể tạo lập và gửi hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi nhận được kết quả xác thực thông qua Internet qua nhiều hình thức như: Gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm, thông báo cho khách hàng nhận hóa đơn trên website, qua hình thức tin nhắn SMS hoặc Export ra file zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường, copy vào USB.
• Được cơ quan thuế phối hợp xử lý các vướng mắc trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử xác thực.

2. Điều kiện đăng ký sử dụng

Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện sau:

• Đã được cấp Mã số thuế và đang hoạt động.
• Có chứng thư số (Thiết bị chữ ký số hay còn gọi là Token) theo quy định của pháp luật, chứng thư số phải có đầy đủ thông tin của doanh nghiệp và đang còn hiệu lực.
• Hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập và sử dụng mạng Internet.

>> Tham khảo: Hủy hóa đơn điện tử.

Sau khi đã đáp ứng đủ các điều kiện trên, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Đăng ký tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực của Tổng cục Thuế:
• Truy cập vào hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) tại địa chỉ https://www.laphoadon.gdt.gov.vn qua trình duyệt website, sử dụng chứng thư số để đăng ký tham gia hệ thống tại website này.
• Trong vòng 03 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ nhận được email thông báo kết quả xét duyệt yêu cầu tham gia từ cơ quan thuế vào hộp thư điện tử mà doanh nghiệp đã cung cấp khi đăng ký tham gia hệ thống.
  • Trường hợp doanh nghiệp được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin tài khoản để đăng nhập và sử dụng trên hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN).
  • Trường hợp doanh nghiệp không được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo của cơ quan thuế nêu rõ lý do chưa được chấp nhận.
• Doanh nghiệp sử dụng tài khoản đã được cơ quan thuế thông báo để đăng nhập vào hệ thống và thực hiện các nghiệp vụ quản lý hóa đơn trên hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) như: đăng ký phát hành; lập và gửi hóa đơn đến Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực và thực hiện các nghiệp vụ về hóa đơn theo quy định hiện hành.
• Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận tham gia hệ thống hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp phát hành và lập hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp có thể:
  • Sử dụng website https://www.laphoadon.gdt.gov.vn để phát hành và lập hóa đơn.
  • Sử dụng phần mềm lập hóa đơn do doanh nghiệp tự xây dựng.
  • Hoặc doanh nghiệp có thể chọn lựa sử dụng phần mềm của bên thứ ba cung cấp như phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice của Công ty Thái Sơn. Chi tiết tại website einvoice.vn.

>> Tham khảo: Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử.

Phần mềm E-Invoice còn bổ sung rất nhiều tính năng tiện ích như gửi hóa đơn đi xác thực theo lô; gửi thông tin hóa đơn cho khách hàng qua email, tin nhắn; quản lý gửi hóa đơn cho khách hàng;… giúp cho việc lập hóa đơn và sử dụng hóa đơn dễ dàng, thuận tiện hơn.

3. Hóa đơn điện tử xác thực áp dụng cho những loại hóa đơn nào?

Hóa đơn điện tử có mã xác thực sẽ được áp dụng cho các loại hóa đơn sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng 01GTKT
• Hóa đơn bán hàng 02GTTT
• Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan) 07KPTQ
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ 03XKNB
• Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý 04HGDL.

>> Tham khảo: Mẫu hóa đơn điện tử ban hành kèm Thông tư 68.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn hoàn toàn miễn phí về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ ngay:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/