Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh là một hình thức hóa đơn được cấp trực tiếp bởi cơ quan thuế thông qua hệ thống điện tử, áp dụng cho các tổ chức, cá nhân không đủ điều kiện tự phát hành hóa đơn điện tử.
Trong bối cảnh chuyển đổi số và các yêu cầu nghiêm ngặt về minh bạch tài chính, loại hóa đơn này đã trở thành công cụ quan trọng hỗ trợ doanh nghiệp, đặc biệt là các hộ kinh doanh nhỏ lẻ, cá nhân kinh doanh tự do, hoặc doanh nghiệp mới thành lập.
Bài viết này sẽ phân tích ba lợi ích chính của việc sử dụng hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh: đảm bảo tuân thủ pháp luật và minh bạch tài chính, tăng cường sự tiện lợi và linh hoạt cho người sử dụng, và hỗ trợ chuyển đổi số và giảm chi phí vận hành.
>> Tham khảo: Tổng quan về hóa đơn có chiết khấu thương mại.
1. Đảm bảo tuân thủ pháp luật và minh bạch tài chính
Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh được thiết kế để đáp ứng các quy định nghiêm ngặt của pháp luật về quản lý thuế, giúp doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong các giao dịch.
1.1. Tuân thủ quy định pháp luật
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC của Việt Nam, các tổ chức, cá nhân kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử để đảm bảo tính minh bạch và chống thất thu thuế. Đối với những đơn vị chưa đủ điều kiện tự phát hành hóa đơn điện tử, việc sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế cấp là giải pháp lý tưởng.
Hóa đơn này được cấp trực tiếp từ hệ thống của Tổng cục Thuế, đảm bảo đầy đủ các thông tin pháp lý như mã số thuế, mã hóa đơn, chữ ký số của cơ quan thuế, và nội dung giao dịch. Điều này giúp người bán và người mua tránh được các rủi ro liên quan đến hóa đơn không hợp pháp, chẳng hạn như hóa đơn giả hoặc hóa đơn không được cơ quan thuế công nhận.
Hơn nữa, hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp được cấp theo từng lần phát sinh, nghĩa là chỉ khi có giao dịch thực tế, người sử dụng mới yêu cầu cấp hóa đơn. Điều này giúp kiểm soát chặt chẽ số lượng hóa đơn phát hành, tránh tình trạng lạm dụng hoặc phát hành hóa đơn khống, từ đó đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
1.2. Tăng cường minh bạch tài chính
Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp được lưu trữ trên hệ thống của cơ quan thuế, cho phép cơ quan chức năng theo dõi và kiểm tra mọi giao dịch một cách dễ dàng. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu các hành vi trốn thuế mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.
Đối với người mua, hóa đơn này cung cấp bằng chứng giao dịch rõ ràng, có thể sử dụng để kê khai thuế giá trị gia tăng (VAT) hoặc yêu cầu hoàn tiền, từ đó tăng cường niềm tin vào giao dịch.
Ví dụ, một cá nhân kinh doanh tự do bán hàng qua mạng xã hội có thể sử dụng hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp để cung cấp cho khách hàng, đảm bảo rằng mọi giao dịch đều được ghi nhận chính thức. Điều này không chỉ giúp họ xây dựng uy tín mà còn tránh được các rủi ro pháp lý trong trường hợp bị kiểm tra.
2. Tăng cường sự tiện lợi và linh hoạt cho người sử dụng
Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh mang lại sự tiện lợi vượt trội, đặc biệt cho các cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ không có hệ thống kế toán phức tạp hoặc không thường xuyên phát hành hóa đơn.
2.1. Quy trình cấp phát đơn giản
Để nhận hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp, người sử dụng chỉ cần truy cập cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc sử dụng ứng dụng hỗ trợ như eTax Mobile để đăng ký và yêu cầu cấp hóa đơn.
Quy trình này không đòi hỏi đầu tư vào phần mềm chuyên dụng hay ký hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Sau khi điền thông tin giao dịch, hóa đơn sẽ được cấp ngay lập tức với mã hóa đơn và chữ ký số của cơ quan thuế, sẵn sàng để gửi cho khách hàng qua email, tin nhắn, hoặc mã QR.
Quy trình cấp phát theo từng lần phát sinh đặc biệt phù hợp với các giao dịch không thường xuyên, chẳng hạn như bán hàng thời vụ, dịch vụ cá nhân, hoặc các giao dịch phát sinh đột xuất. Ví dụ, một người bán hàng tại chợ phiên cuối tuần có thể dễ dàng yêu cầu cấp hóa đơn cho từng giao dịch mà không cần duy trì hệ thống hóa đơn điện tử cố định.
2.2. Linh hoạt trong sử dụng
Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp có thể được gửi trực tiếp đến khách hàng qua nhiều hình thức, từ email, tin nhắn, đến mã QR, giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường trải nghiệm khách hàng.
Khách hàng không cần phải nhận hóa đơn giấy, mà có thể lưu trữ hóa đơn trên thiết bị di động hoặc tra cứu trực tuyến thông qua mã hóa đơn. Điều này đặc biệt thuận tiện trong các giao dịch trực tuyến, nơi khách hàng mong muốn nhận hóa đơn nhanh chóng và an toàn.
Hơn nữa, hóa đơn này có thể được sử dụng trong nhiều loại hình kinh doanh khác nhau, từ bán lẻ, dịch vụ, đến vận tải. Sự linh hoạt này giúp các cá nhân và doanh nghiệp nhỏ dễ dàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không bị ràng buộc bởi các yêu cầu kỹ thuật phức tạp.
>> Tham khảo: Hạch toán thuế TNDN cuối năm thế nào?
3. Hỗ trợ chuyển đổi số và giảm chi phí vận hành
Trong kỷ nguyên số, hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp không chỉ là công cụ hỗ trợ quản lý thuế mà còn là động lực thúc đẩy chuyển đổi số và tối ưu hóa chi phí cho các cá nhân, doanh nghiệp.
3.1. Thúc đẩy chuyển đổi số
Việc sử dụng hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp khuyến khích các cá nhân và doanh nghiệp nhỏ làm quen với các công cụ số hóa, từ đó từng bước tham gia vào nền kinh tế số. Thay vì sử dụng hóa đơn giấy truyền thống với quy trình thủ công, người sử dụng được tiếp cận với các nền tảng điện tử hiện đại, như cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc ứng dụng eTax.
Điều này không chỉ nâng cao kỹ năng công nghệ mà còn giúp họ sẵn sàng cho các yêu cầu số hóa khác trong tương lai, chẳng hạn như kê khai thuế điện tử hoặc quản lý tài chính trực tuyến.
Hơn nữa, hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp được tích hợp với hệ thống quản lý thuế quốc gia, tạo ra một hệ sinh thái số minh bạch và hiệu quả. Điều này giúp các cá nhân và doanh nghiệp nhỏ hòa nhập vào xu hướng chuyển đổi số toàn cầu, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
3.2. Giảm chi phí vận hành
So với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp giúp tiết kiệm đáng kể chi phí liên quan đến in ấn, lưu trữ, và vận chuyển. Vì hóa đơn được cấp miễn phí thông qua hệ thống của cơ quan thuế, người sử dụng không cần đầu tư vào máy in, giấy in, hoặc kho lưu trữ. Ngoài ra, việc lưu trữ hóa đơn trên hệ thống điện tử giúp giảm thiểu chi phí quản lý và tra cứu, bởi mọi thông tin đều có thể được truy xuất nhanh chóng qua internet.
Đối với các cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ, việc giảm chi phí vận hành là yếu tố quan trọng để tối ưu hóa lợi nhuận. Ví dụ, một người bán hàng rong hoặc cung cấp dịch vụ tự do có thể tiết kiệm hàng triệu đồng mỗi năm chỉ từ việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Đồng thời, việc loại bỏ hóa đơn giấy còn giúp giảm thiểu tác động đến môi trường, góp phần vào mục tiêu phát triển bền vững.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
Kết luận
Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh là một giải pháp hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của các cá nhân và doanh nghiệp nhỏ trong bối cảnh chuyển đổi số và yêu cầu minh bạch tài chính.
Với khả năng đảm bảo tuân thủ pháp luật, mang lại sự tiện lợi, linh hoạt, và hỗ trợ giảm chi phí vận hành, loại hóa đơn này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh mà còn thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế số.
Trong tương lai, khi các quy định về hóa đơn điện tử ngày càng được siết chặt, việc sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế cấp sẽ tiếp tục là lựa chọn lý tưởng cho các đối tượng kinh doanh không thường xuyên phát hành hóa đơn, góp phần xây dựng một hệ thống tài chính minh bạch và hiện đại.
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi