Để có thể được Cơ quan Thuế cấp phép sử dụng hóa đơn điện tử, việc đầu tiên mà doanh nghiệp cần thực hiện là nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu cho Cơ quan Thuế. Bài viết của quanlytailieu.com hôm nay sẽ hướng dẫn độc giả các bước đơn giản để doanh nghiệp tạo lập và nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng nhanh chóng và dễ dàng nhất.
1. Hồ sơ cần chuẩn bị
Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01, Phụ lục Thông tư 32)
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu (Mẫu số 02, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32)
- Hóa đơn mẫu (được cung cấp bởi nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử)
Doanh nghiệp cần chú ý rằng Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Hóa đơn mẫu phải được SCAN và được gộp chung vào một bản dưới định dạng word (.doc).
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bản Thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML và Chữ ký số (Token).
Để tạo Thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML, doanh nghiệp đăng nhập vào phần mềm HTKK (phiên bản mới nhất 3.8.6) và thực hiện tuần tự:
- Chọn mục Hóa đơn.
- Chọn mục Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC).
- Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành.
- Chọn “Kết xuất XML”.
2. Đăng ký thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu
- Doanh nghiệp sử dụng trình duyệt truy cập vào địa chỉ nhantokhai.gdt.gov.vn, sau đó đăng nhập hệ thống theo MST của Doanh nghiệp.
- Chọn Tài khoản => Đăng ký thêm tờ khai.
- Chọn Thông báo phát hành hóa đơn => Tiếp tục.
- Sau khi đã đăng ký xong, doanh nghiệp nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử bằng cách chọn mục Tờ khai/ Tải lên và chọn file thông báo định dạng XML.
3. Nộp các văn bản quan trọng cho Cơ quan Thuế
- Sau khi tải lên Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua website: nhantokhai.gdt.gov.vn. Doanh nghiệp vào mục Tra cứu/ TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn.
- Chọn File Word (file gộp bản SCAN Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Hóa đơn mẫu) đính kèm và ký nộp.
4. Sau bao lâu thì có thể sử dụng hóa đơn điện tử?
Việc phát hành hóa đơn tính tới thời điểm hiện tại áp dụng cho hóa đơn điện tử đều được thực hiện theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn chi tiết về thực hiện một số điều tại nghị định này.
Khoản 2 điều 14 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định:
“Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh”
Khoản 2 Điều 20 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định:
“Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế”
Như vậy với quy định hiện hành thì sau 01 ngày làm việc thì doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu được cơ quan thuế chấp thuận thì doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử sau 01 ngày kể từ ngày đăng ký. Riêng trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, nếu yêu cầu không được chấp thuận thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế cần chuyển sang đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
5. Đơn vị hỗ trợ quá trình triển khai sử dụng hóa đơn điện tử uy tín
Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice của công ty phát triển công nghệ Thái Sơn là một trong những đơn vị uy tín được Tổng cục thuế chấp nhận và cho phép phát hành để các doanh nghiệp có thể có thể đăng ký áp dụng.
Phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice được xây dựng tuân thủ các quy định theo Quyết định 1209/2015/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính và Quyết định 1445/2015/QĐ-TCT của Tổng cục Thuế. Sử dụng phần mềm E-Invoice mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như: giảm chi phí in ấn, lưu trữ, quản lý và vận chuyển hóa đơn. Đặc biệt phần mềm còn giúp doanh nghiệp tránh được nguy cơ hóa đơn giả, bất hợp pháp…
Những đặc điểm nổi bật của phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice
- Phần mềm quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán; Quản lý tài khoản truy nhập và phân quyền sử dụng cho từng nhân viên.
- Hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh công ty, giữa tổng công ty và các công ty con.
- Gửi hóa đơn đi xác thực theo lô nhiều hóa đơn; Gửi thông tin hóa đơn cho khách hàng thông qua: internet email, SMS…
- Quản lý gửi hóa đơn cho khách hàng bằng tính năng cổng ký tiện dụng, một chữ ký số có thể sử dụng cho nhiều điểm xuất hóa đơn.
- Công nghệ xác thực hóa đơn trực tuyến, chống làm giả hóa đơn.
- Có khả năng tích hợp dữ liệu từ phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm ERP…, xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế như HTKK, TVAN,…
Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice luôn được cam kết hỗ trợ doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp 24/7 trên toàn quốc.
Đây thực sự là một địa chỉ tuyệt vời để các doanh nghiệp có thể tìm kiếm sự hỗ trợ tốt nhất về lĩnh vực hóa đơn điện tử hiện nay.
Kết luận
Bài viết gồm có những nội dung chính như sau:
- Hồ sơ cần chuẩn bị.
- Đăng ký thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu.
- Nộp các văn bản quan trọng cho Cơ quan Thuế.
- Sau bao lâu thì có thể sử dụng hóa đơn điện tử?
- Đơn vị hỗ trợ quá trình triển khai sử dụng hóa đơn điện tử uy tín.
Hy vọng rằng bài viết của chúng tôi đã đem đến những thông tin hữu ích đến quý độc giả.
Để nhận được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Trụ sở chính: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi