Khi tạo lập hóa đơn điện tử, những tiêu thức nào là bắt buộc phải đảm bảo? Quy định về tiêu thức trên hóa đơn điện tử gồm những gì? Bài viết hôm nay của quanlytailieu.com sẽ giải đáp những câu hỏi trên.
1. Tổng quan về Thông tư 68 về hóa đơn điện tử
Thông tư 68/2019/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành ngày 30/09/2019 sẽ có hiệu lực chính thức từ ngày 14/11/2019.
Cùng với đó, từ ngày ngày 30/9/2019 – 31/10/2020, các văn bản của Bộ Tài chính đã ban hành sau đây vẫn còn hiệu lực:
- Thông tư số 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.Thông tư số 191/2010/TT-BTC hướng dẫn việc quản lý, sử dụng hóa đơn vận tải.
- Thông tư số 39/2014/TT-BTC
- Quyết định số 1209/QĐ-BTC về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, Quyết định số 526/QĐ-BTC về việc mở rộng phạm vi thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
- Quyết định số 2660/QĐ-BTC về việc gia hạn thực hiện Quyết định số 1209/QĐ-BTC.
- Thông tư số 37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Thông tư số 39/2014/TT-BTC.
Như vậy, kể từ ngày 01/11/2020, các Thông tư, Quyết định nêu trên sẽ chính thức hết hiệu lực thi hành.
Thông tư 68/2019/TT-BTC nhằm hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Các nội dung hướng dẫn bao gồm: hóa đơn điện tử, thời điểm lập hóa đơn điện tử, định dạng hóa đơn điện tử, áp dụng hóa đơn điện tử, cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, quản lý sử dụng hóa đơn điện tử, xây dựng quản lý cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử và tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Theo Khoản 3 Điều 26 của Thông tư 68/2019/TT-BTC, thời điểm mà các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này là từ ngày 01 tháng 11 năm 2020.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử là gì?
2. Nội dung trên hóa đơn điện tử được quy định như thế nào?
Nội dung hóa đơn điện tử đúng quy định pháp luật khi đáp ứng đầy đủ các tiêu thức sau:
2.1. Thuế suất GTGT
Đây là tiêu thức thể hiện trên nội dung hóa đơn tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
Trường hợp thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
Việc xác định giá tính thuế giá trị gia tăng (thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng) trong trường hợp áp dụng chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại thực hiện theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng.
2.2. Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn
Theo Thông tư 68, tiêu thức trên hóa đơn điện tử phải đảm bảo điều kiện về tên hóa đơn:
Hóa đơn điện tử phải có tên, tên từng loại hóa đơn điện tử được thể hiện trên mỗi hóa đơn như: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN ĐIỆN TỬ, TEM, VÉ, THẺ,…
Về ký hiệu mẫu số hóa đơn: Đây là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn. Cụ thể:
Số 1: Phản ánh loại Hóa đơn giá trị gia tăng.
Số 2: Phản ánh loại Hóa đơn bán hàng.
Số 3: Phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
Số 4: Phản ánh các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định
Về ký hiệu hóa đơn: Đây là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Chi tiết:
Ký tự đầu tiên là 1 chữ cái được quy định: C là thể hiện HĐĐT có mã của cơ quan thuế, K là HĐĐT không có mã của cơ quan thuế.
Hai ký tự tiếp theo là 2 chữ số Ả-rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.
Ký tự thứ tư là 1 chữ cái được quy định là T hoặc D hoặc L hoặc M thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng cho các đối tượng khác nhau theo hình bên dưới.
Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định và được căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.
Về số hóa đơn: đây là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập, có tối đa đến số 99 999 999 hóa đơn/năm. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
2.3. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
Trên nội dung hóa đơn điện tử phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
2.4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế)
Trường hợp người mua có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
Còn nếu người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua.
2.5. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ
Về Tên hàng hóa, dịch vụ: Trên hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt. Ngoài ra có thể thêm chữ nước ngoài nhưng phải được đặt trong bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dạng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt
Đối với hàng hóa dịch vụ có nhiều chủng loại thì cần phải ghi chi tiết tên hàng hóa, dịch vụ để phân biệt. Các trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.
Về đơn vị tính: tiêu thức này thể hiện trên hóa đơn theo đơn vị đo lường (tấn, tạ, yến, kg, g, mg hoặc lượng, lạng, cái, con, chiếc, hộp, can, thùng, bao, gói, tuýp, m3, m2, m…). Đối với dịch vụ thì đơn vị tính xác định theo từng lần.
Về số lượng hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính nêu trên. Về đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi đơn giá hàng hóa, dịch vụ theo đơn vị tính nêu trên.
2.6. Tiêu thức về mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử
Với các hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì yêu cầu về chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn điện tử được quy định tại Khoản 2, Điều 3 của Thông tư 68/2019/TT-BTC.
Theo đó, chữ viết yêu cầu là tiếng Việt, chữ số là số Ả-rập, đồng tiền ghi trên hóa đơn được quy ước là Đồng Việt Nam (ký hiệu “đ”). Trong trường hợp số tiền là ngoại tệ được phép ký hiệu theo ký hiệu chuẩn quốc tế.
2.7. Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua
Đối với bên người bán:
- Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức.
- Trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
Đối với bên người mua: bên mua có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
Ngoài ra, một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua thực hiện theo quy định pháp luật.
2.8. Tiêu thức trên hóa đơn điện tử về thời điểm lập
Thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm (ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm 2019) và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư này.
Kết luận
Như vậy, bài viết đã tổng hợp những tiêu thức trên hóa đơn điện tử theo quy định được nêu trong Thông tư 68 về hóa đơn điện tử. Hy vọng rằng bài viết đã đem đến những thông tin thực sự hữu ích đến quý độc giả.
Để được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi