Nội dung mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ

Nội dung mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ gồm những gì? Quy định cụ thể ra sao? Bài viết sau sẽ giải đáp những thắc mắc trên từ quý độc giả.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hoá đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận.

Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.

Hóa đơn điện tử bao gồm:

  • Hóa đơn xuất khẩu
  • Hóa đơn giá trị gia tăng
  • Hóa đơn bán hàng
  • Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
  • Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Có thể thấy, hóa đơn điện tử bao trùm các lĩnh vực kinh doanh hiện nay và có thể thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy truyền thống.

2. Nội dung mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ

Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các nội dung cần phải có theo đúng quy định của pháp luật.

Tại Khoản 3 Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định rất rõ về mẫu hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý khi thỏa mãn đồng thời 2 điều kiện:

  • Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
  • Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ

Các nội dung cần phải có trong mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ cũng đã được quy định trong Thông tư 32/2011/TT-BTC, bao gồm:

  • Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.
  • Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
  • Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
  • Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
  • Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị. Trường hợp không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn điện tử để xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ thì ngôn ngữ được sử dụng trên hóa đơn điện tử (hóa đơn xuất khẩu) là tiếng Anh.
  • Trường hợp sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ghi rõ tại Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nội dung này.

Lưu ý, những nội dung trong mẫu hóa đơn điện tử đều phải phản ánh đúng tính chất, đặc điểm của ngành nghề kinh doanh, xác định được nội dung hoạt động kinh tế phát sinh, số tiền thu được, xác định được người mua hàng (hoặc người nộp tiền, người thụ hưởng dịch vụ…), người bán hàng (hoặc người cung cấp dịch vụ…), tên hàng hóa dịch vụ – hoặc nội dung thu tiền.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Bản thể hiện của hóa đơn điện tử.

3. Hướng dẫn tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử

Hiện nay, đa phần các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chuyên nghiệp đều hỗ trợ người dùng tính năng tự thiết kế hóa đơn. Các bước để tự thiết kế mẫu HĐ về cơ bản đều được tiến hành tương tự nhau.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn và doanh nghiệp cách tự thiết kế mẫu HĐ dễ dàng, chuyên nghiệp trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice:

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice

Để có thể tiến hành thiết kế mẫu HĐĐT, trước tiên bạn phải đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.

Cụ thể với phần mềm E-invoice của ThaisonSoft, bạn tiến hành đăng nhập bằng cách:

– Nhập mã số thuế doanh của doanh nghiệp;

– Điền tên đăng nhập;

– Nhập mật khẩu;

– Nhấn nút “Đăng nhập”.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Bước 2: Chọn chức năng “Phát hành” hóa đơn

Trên giao diện chính của hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn nhấn chọn chức năng “Phát hành”, chọn tiếp “1. Mẫu hóa đơn” để có thể khởi tạo thêm mẫu HĐ mới.

Bước 3: Tạo thêm mẫu hóa đơn điện tử

Trên giao diện “Danh sách mẫu hóa đơn”, bạn nhấn chọn ô “Thêm mới” ở góc trên, bên phải màn hình, để khởi tạo và thiết kế mẫu HĐ điện tử mới cho doanh nghiệp mình.

Tiếp đó, bạn cần tiến hành chọn:

– Chọn “Nguồn mẫu hóa đơn” để lấy mẫu HĐ từ “Kho mẫu trực tuyến” có sẵn hay “Mẫu thiết kế riêng” để tự tiến kế mẫu HĐ. Thực tế, “Mẫu thiết kế riêng” là một trong những tính năng mới, riêng có và nổi bật trên phần mềm HĐĐT E-invoice của ThaisonSoft, giúp hỗ trợ doanh nghiệp tự thiết kế mẫu HĐ như chuyên gia, vừa đầy tiện ích lại tối ưu tiết kiệm chi phí.

– Chọn “Loại hóa đơn” mà bạn muốn thay đổi mẫu HĐĐT: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng hay phiếu xuất kho.

– Chọn “Ngôn ngữ” là tiếng Việt hay song ngữ mà bạn muốn hiển thị trên mẫu HĐĐT mới sắp được tạo.

Ngoài ra, bạn có thể tùy chọn cả khổ giấy, loại trang và có hay không có logo doanh nghiệp cho mẫu HĐĐT mới sắp được tạo.

Sau khi chọn xong các tiêu chí cơ bản muốn có trên hóa mẫu HĐĐT, hệ thống sẽ hiển thị đến bạn một số mẫu hóa đơn phù hợp với tiêu chí đã lọc, bạn chỉ việc nhấn chọn một trong những mẫu đó để có thể trực tiếp tự thiết kế, chỉnh sửa, tạo mẫu hóa đơn mà mình muốn.

>> Tham khảo: Chữ ký điện tử là gì?

Bước 4: Thiết kế mẫu hóa đơn

Tiếp đó, hệ thống sẽ chuyển tới giao diện chỉnh sửa, thiết kế mẫu hóa đơn.

Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh thiết kế tên mẫu HĐ, font chữ hóa đơn, các họa tiết viền, hình nền,… hay chèn logo trên hóa đơn theo như ý muốn của mình và doanh nghiệp.

Sau khi đã thiết kế được mẫu HĐ ưng ý, bạn nhấn “Ghi” để lưu lại.

Khi này, hệ thống sẽ xác nhận lại xem bạn có chắc chắn muốn lưu thiết kế này vào danh sách phát hành mẫu HĐ hay không. Nếu đồng ý, bạn chỉ cần nhấn ô “Thực hiện” là xong.

Tới đây, bạn hoàn tất các bước tự thiết kế hóa đơn và tạo được mẫu HĐ doanh nghiệp mình mong muốn.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, sau khi đã thiết kế được mẫu HĐ có in logo đẹp, ưng ý, doanh nghiệp cần phải nộp hồ sơ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi tới cơ quan thuế trực thuộc, được cơ quan thuế chấp nhận thì mới có thể sử dụng.

Kết luận

Để được tư vấn về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn diện tử E-invoice miễn phí, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/

Hãy bình luận đầu tiên

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*