Bài viết hướng dẫn doanh nghiệp thủ tục mua hóa đơn điện tử lần đấu cho doanh nghiệp. Để thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tham khảo các bước sau để triển khai hóa đơn điện tử tối ưu, hiệu quả:
Bước 1: Đánh giá nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp
Để đánh giá và lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp, doanh nghiệp có thể đi từ một số vấn đề cơ bản sau:
- Số lượng hóa đơn trung bình mà doanh nghiệp xuất ra mỗi tháng là bao nhiêu.
- Quy mô của doanh nghiệp: Có các chi nhánh, cơ sở trên hệ thống hay không? Việc sử dụng hóa đơn giữa các chi nhánh, đơn vị là độc lập hay phụ thuộc?
- Số lượng máy tính tiền và các điểm bán hàng.
- Hệ thống các phần mềm sẵn có của doanh nghiệp có thể tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử.
- Chi phí mà doanh nghiệp có thể chi trả để triển khai giải pháp hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Thực tế, so với việc trả phí cho các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, dịch vụ chữ ký số thì chi phí cho việc đặt in, tự in hóa đơn còn lớn hơn rất nhiều, đó còn chưa kể tới các chi phí liên quan như lưu trữ hay bảo quản hóa đơn giấy trong theo đúng thời gian quy định của pháp luật.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử còn mở ra cơ hội cho các đơn vị kinh doanh có thể quảng bá, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm phần mềm hóa đơn điện tử, thương hiệu doanh nghiệp đến với khách hàng nhanh chóng mà chi phí lại thấp hơn rất nhiều so với hóa đơn đặt in hay hóa đơn tự in.
Không chỉ vậy, đối với các hộ gia đình, cá nhân kinh doanh, các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hợp tác xã tại địa bản có kinh tế khó khăn, Tổng cục Thuế sẽ cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoàn toàn miễn phí, không thu tiền. Đây chắc chắn chính là lợi ích tiết kiệm chi phí kinh doanh rất lớn cho các doanh nghiệp còn đang khó khăn trong phát triển.
Ngoài ra, Bộ Tài chính cũng đã nghiên cứu để thiết lập các chính sách miễn phí sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực đối với các doanh nghiệp nhỏ khác nhằm khuyến khích tất cả các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử trong bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.
Do đó, việc nhanh hoàn thành chuyển đổi sang hóa đơn điện tử chính là quyết định sáng suốt, đúng đắn và cần thiết của tất cả đơn vị kinh doanh, nhất là các đơn vị kinh doanh nhỏ, còn nguồn lực kinh tế còn yếu.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử
Để lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín trên thị trường hiện nay, doanh nghiệp có thể căn cứ vào các tiêu chí sau:
- Đơn vị đã được Tổng cục Thuế thẩm định, nằm trong danh sách nhà cung cấp hóa đơn điện tử do Cục Thuế cung cấp.
- Thương hiệu uy tín: Có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp.
- Kinh nghiệm triển khai: Từng có kinh nghiệm triển khai thành công hóa đơn điện tử cho nhiều loại hình doanh nghiệp.
- Phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn, đảm bảo thao tác dễ dàng, thuận tiện, dễ sử dụng.
- Phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp nhiều tiện ích, đảm bảo sử dụng được mọi lúc, mọi nơi.
- Đảm bảo an toàn thông tin, tối đã bảo mật dữ liệu.
- Dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 đảm bảo kịp thời xử lý và hỗ trợ khi cần.
>> Tham khảo: Thuế thu nhập cá nhân khấu trừ tại nguồn.
Bước 3: Làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Để thông báo phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Sử dụng Mẫu số 1, Phụ lục ban hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Sử dụng Mẫu số 1, Phụ lục ban hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Hóa đơn mẫu (Doanh nghiệp khởi tạo mẫu thông qua phần mềm hóa đơn điện tử).
- Sau khi chuẩn bị đủ hồ sơ, doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký sử dụng đến cơ quan thuế, đợi kết quả và bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
Người bán hàng hóa, dịch vụ muốn đăng ký khởi tạo hóa đơn điện tử thì cần phải đáp ứng các điều kiện dưới đây:
– Là tổ chức kinh tế hợp pháp và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng các giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
– Tổ chức kinh tế có địa điểm, có đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu về khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ HĐĐT.
>> Tham khảo: Quy định về hóa đơn đầu vào.
– Tổ chức kinh tế có đội ngũ thực thi đủ trình độ, khả năng để thực hiện việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
– Có chữ ký điện tử theo đúng quy định của pháp luật.
– Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán nhằm đảm bảo dữ liệu hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán ngay tại thời điểm lập hoá đơn.
– Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu và lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ. Cụ thể:
+ Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh được có tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
+ Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố để có thể đảm bảo sao lưu được dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Kết luận
Để được tư vấn thủ tục mua hóa đơn điện tử nhanh chóng, thuận tiện, hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử lần đầu, doanh nghiệp có thể liên hệ Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn và tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice do ThaisonSoft cung cấp:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi