Hướng dẫn ghi tiêu thức hình thức thanh toán trên hóa đơn

Hoá đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận. Hình thức thanh toán là một trong những tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn điện tử. Bài viết hướng dẫn cách ghi thông tin thanh toán theo đúng các quy định hiện hành.

1. Hướng dẫn ghi đúng các hình thức thanh toán trên hóa đơn điện tử

Khi tiến hành lập hóa đơn điện tử, để đảm bảo ghi đúng hình thức thanh toán, bạn và doanh nghiệp có thể thực hiện theo hướng dẫn sau:

• Nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt, người lập hóa đơn điền ký hiệu TM.
• Nếu doanh nghiệp thanh toán bằng chuyển khoản, người lập hóa đơn điền ký hiệu CK.
• Nếu doanh nghiệp chưa xác định được hình thức thanh toán thì người lập hóa đơn điền ký hiệu TM/CK. Bởi, tại Công văn số 9208/CT-TTHT, ban hành ngày 22/9/2017, Cục thuế TP Hồ Chí Minh đã khẳng định: Hình thức thanh toán không phải là nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.

Trường hợp hóa đơn có nội dung này mà bên bán và mua chưa xác định phương thức thanh toán thì có thể ghi ký hiệu “TM/CK” thì vẫn hoàn toàn đảm bảo tính đúng đắn, hợp lệ của hóa đơn.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Như vậy, để tránh sai sót có thể xảy ra với tiêu thức hình thức hóa đơn trên hóa đơn điện tử, người dùng có thể điền ký hiệu TM/CK.

Ngoài ra, đối với tiêu thức hình thức thanh toán, người lập hóa đơn cũng cần lưu ý một số quy định sau:

– Các hóa đơn có giá trị trên 20.000.000 đồng nếu muốn được khấu trừ thuế GTGT và được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp thì bắt buộc phải sử dụng hình thức thanh toán trên hóa đơn là chuyển khoản.

– Các trường hợp hóa đơn có tiêu thức “Hình thức thanh toán” ghi là”TM/CK” thì chỉ cần các nội dung bắt buộc khác được lập đúng theo quy định thì hóa đơn vẫn đảm bảo tính hợp lệ để tiến hành kê khai thuế.

>> Tham khảo: Lập bảng theo dõi hóa đơn đầu vào.

2. Cách xử lý hóa đơn điện tử ghi sai hình thức thanh toán

Dù là tiêu thức không bắt buộc nhưng nếu người lập hóa đơn ghi sai thông tin thanh toán thì vẫn cần phải tiến hành xử lý và khắc phục.

– Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế ghi sai hình thức thanh toán

• Nếu hóa đơn điện tử viết sai chưa gửi cho bên mua, bên bán sẽ thông báo về việc hủy hóa đơn đã lập bị sai sót tới cơ quan thuế theo đúng Mẫu số 04, phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119. Tiếp đó lập hóa đơn điện tử mới, ký số, gửi tới cơ quan thuế xin cấp mã hóa đơn thay thế rồi gửi cho bên mua.
• Nếu hóa đơn điện tử viết sai đã gửi cho bên mua, bên bán sẽ thông báo cho bên mua về sai sót. Đồng thời bên bán lập thông báo theo Mẫu số 04, phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119 để gửi tới cơ quan thuế, xin cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế.

>> Tham khảo: Vai trò của hóa đơn điện tử trong chuyển đổi số hệ thống kế toán doanh nghiệp.

• Nếu hóa đơn điện tử viết sai bị cơ quan thuế phát hiện và gửi thông báo cho bên mua thì bên mua cần lập thông báo theo Mẫu số 04, phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119, để gửi lại cơ quan thuế. Tiếp đó xin cấp mã để lập lại hóa đơn điện tử mới, thay thế cho hóa đơn đã viết sai.

– Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã ghi sai hình thức thanh toán

Đối với trường hợp này thì bên bán chỉ cần thông báo lại cho bên mua, không cần lập hóa lại hóa đơn khác. Song nếu hóa đơn viết sai đã gửi dữ liệu tới cơ quan thuế thì bên bán cần tiến thành gửi thông báo theo Mẫu số 04, phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119, để gửi lại cơ quan thuế.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel: 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/