Bài viết hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với các bước đơn giản nhất. Hy vọng rằng bài viết sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
1. Thời hạn và hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Với những ưu điểm không thể phủ nhận, việc càng sớm hoàn thành đăng ký hóa đơn điện tử và đưa vào sử dụng sẽ càng đem lại nhiều lợi ích tiết kiệm chi phí và gia tăng lợi ích cho doanh nghiệp.
Thực tế, so với việc trả phí cho các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, dịch vụ chữ ký số thì chi phí cho việc đặt in, tự in hóa đơn còn lớn hơn rất nhiều, đó còn chưa kể tới các chi phí liên quan như lưu trữ hay bảo quản hóa đơn giấy trong theo đúng thời gian quy định của pháp luật.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử còn mở ra cơ hội cho các đơn vị kinh doanh có thể quảng bá, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm phần mềm hóa đơn điện tử, thương hiệu doanh nghiệp đến với khách hàng nhanh chóng mà chi phí lại thấp hơn rất nhiều so với hóa đơn đặt in hay hóa đơn tự in.
>> Tham khảo: Tổng hợp một số quy định quan trọng về kê khai hóa đơn.
Không chỉ vậy, đối với các hộ gia đình, cá nhân kinh doanh, các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hợp tác xã tại địa bản có kinh tế khó khăn, Tổng cục Thuế sẽ cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoàn toàn miễn phí, không thu tiền. Đây chắc chắn chính là lợi ích tiết kiệm chi phí kinh doanh rất lớn cho các doanh nghiệp còn đang khó khăn trong phát triển.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh muốn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có thể lựa chọn:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Đăng ký thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Về hồ sơ, doanh nghiệp đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trường hợp muốn thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thể thay đổi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, điền các nội dung thay đổi vào Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ có trách nhiệm gửi thông báo điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi thông báo điện tử trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận/không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và đăng ký chuyển dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đồng thời doanh nghiệp cần chuẩn bị đủ điều kiện về hạ tầng kỹ thuật và thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối.
Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế được cơ quan thuế ra thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì cần phối hợp với Tổng cục Thuế để kiểm thử kết nối.
Trong thời gian 10 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế nhận được đề nghị của doanh nghiệp, tổ chức, Tổng cục Thuế sẽ phối hợp kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu. Trường hợp kết quả kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu thành công thì doanh nghiệp, tổ chức thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế theo quy định.
Để đăng ký hóa đơn điện tử qua mạng thành công, bạn và doanh nghiệp cần phải chuẩn bị một bộ hồ sơ đăng ký để gửi tới cơ quan thuế có thẩm quyền, bao gồm:
– Thông báo phát hành hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 2, phần Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32).
– Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 1, phần Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32).
– Hóa đơn điện tử mẫu (được lấy từ đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử doanh nghiệp sử dụng).
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Hiện nay, để có thể nộp hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, các doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 2 cách sau:
– Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bản giấy, gửi trực tiếp tới cơ quan thuế trực thuộc.
– Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bản điện tử, gửi tới cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế.
2. Các bước đăng ký hóa đơn điện tử
Để có thể đăng ký hóa đơn điện tử trực tuyến lần đầu qua mạng một cách đơn giản, nhanh chóng, bạn làm theo hướng dẫn sau:
Bước 1: Truy cập vào cổng thông tin của Tổng cục thuế
Bước đầu tiên để đăng ký hóa đơn điện tử qua mạng, bạn cần truy cập vào trang Thuế điện tử của Tổng Cục thuế theo đường link này: https://thuedientu.gdt.gov.vn/.
Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp đã đăng ký trên cổng thông tin của Tổng cục thuế
Ở bước này, bạn cần tiến hành đăng nhập hệ thống thuế điện tử để tiến hành kê khai, đăng ký hóa đơn điện tử.
Nếu như doanh nghiệp bạn chưa đăng ký tờ khai thì bạn chọn chức năng “Khai thuế”, chọn “Đăng ký tờ khai” và tiến hành các bước đăng ký tờ khai theo hướng dẫn của hệ thống.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Còn trường hợp doanh nghiệp bạn đã làm đăng ký tờ khai rồi thì bạn chọn chức năng “Khai thuế”, chọn “Kê khai trực tuyến” để tiến hành kê khai.
Trên giao diện “Kê khai trực tuyến”, bạn chọn loại tờ khai là “TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn” ở mục “Tờ khai” và nhấn “Tiếp tục”.
Trên giao diện “Thông báo phát hành hóa đơn”, bạn điền tất cả các mục thông tin được yêu cầu rồi nhấn “Hoàn thành kê khai”.
Sau khi đã hoàn thành kê khai, bạn nhấn “Ký và nộp tờ khai” để hoàn tất bước này.
Bước 3: Tra cứu hồ sơ đăng ký và gửi phụ lục hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Việc đăng ký hóa đơn điện tử sẽ không thể hoàn tất nếu bạn không tra cứu lại hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử để chắc chắn là nó đã được gửi đi, đồng thời doanh nghiệp cần phải bổ sung gửi thêm phụ lục hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử thì hồ sơ đăng ký mới đầy đủ và hợp lệ. Cụ thể:
– Trên giao diện chính của trang, bạn chọn chức năng “Tra cứu”.
– Chọn loại tờ khai “TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn” tại mục “Tờ khai” rồi nhấn ô “Tra cứu”.
– Khi kết quả tra cứu hiển thị, trên cột “Gửi phụ lục”, bạn nhấp chuột vào biểu tượng tệp của đúng tờ Thông báo phát hành hóa đơn mình mới tiến hành để có thể gửi thêm phụ lục hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
– Tiếp đó, bạn chọn loại “Phụ lục” cần gửi, rồi nhấn “Chọn tệp tờ khai” để có thể tải lên bản Hóa đơn mẫu và Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (đã lập và lưu file vào thiết bị trước đó).
>> Tham khảo: Khi nào phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân? Hướng dẫn khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
– Cuối cùng, bạn nhấn “Nộp tờ khai” để có thể hoàn thành bước 3 cũng như hoàn thành cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Tới đây, quy trình nộp hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử qua mạng lần đầu của doanh nghiệp đã thật sự được coi là hoàn tất. Doanh nghiệp chỉ cần chờ phản hồi chấp thuận của cơ quan thuế khoảng từ 1-2 ngày là đã có thể sử dụng hóa đơn điện tử.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi