Bài viết tổng hợp quy định mới nhất 2025 về điều kiện khấu trừ thuế GTGT với hóa đơn đầu vào. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
1. Hóa đơn đầu vào là gì?
Hóa đơn đầu vào (HĐĐV) là hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp nhận từ nhà cung cấp, được sử dụng để kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào, khấu trừ thuế và hạch toán chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là một trong những chứng từ quan trọng nhất trong hệ thống kế toán thuế, ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế và dòng tiền của doanh nghiệp.
Theo quy định mới nhất tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC (hiệu lực từ 01/6/2025), hóa đơn đầu vào phải đáp ứng đầy đủ điều kiện về nội dung, hình thức, thời điểm và phương thức thanh toán để được khấu trừ thuế GTGT. Việc quản lý hóa đơn đầu vào không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế, tránh rủi ro bị truy thu hoặc phạt hành chính.
>> Tham khảo: Thu nhập từ kinh doanh tính thuế TNCN thế nào?
2. Cơ sở pháp lý về hóa đơn đầu vào năm 2025
Hóa đơn đầu vào được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật sau:
- Luật Thuế GTGT 13/2008/QH12 (sửa đổi bởi Luật 106/2016/QH13): Quy định về khấu trừ thuế đầu vào.
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP): Quy định về hóa đơn điện tử (HĐĐT) đầu vào.
- Thông tư 32/2025/TT-BTC (thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC): Hướng dẫn nội dung, định dạng, xử lý sai sót hóa đơn đầu vào.
- Thông tư 219/2013/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 26/2015/TT-BTC): Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP: Quy định xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.
3. Điều kiện để hóa đơn đầu vào được khấu trừ thuế GTGT
Theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025) và Thông tư 32/2025/TT-BTC, hóa đơn đầu vào phải đáp ứng 4 nhóm điều kiện chính:
3.1. Điều kiện về hình thức hóa đơn
|
Yêu cầu |
Nội dung |
|---|---|
|
Hóa đơn điện tử hợp lệ |
Phải là hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025, có đầy đủ 16 nội dung bắt buộc, định dạng XML chuẩn, chữ ký số người bán. |
|
Có mã của cơ quan thuế |
Đối với hóa đơn điện tử có mã (nếu nhà cung cấp thuộc diện bắt buộc). |
|
Tra cứu được trên hệ thống |
Dữ liệu phải được truyền đến Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế. |
>> Tham khảo: Xuất hóa đơn thay thế trong trường hợp nào?
3.2. Điều kiện về nội dung
- Tên, địa chỉ, mã số thuế (MST) người bán và người mua phải khớp với đăng ký kinh doanh.
- Tên hàng hóa/dịch vụ rõ ràng, phù hợp với thực tế giao dịch.
- Số tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT chính xác.
- Không được sửa đổi, tẩy xóa (đối với hóa đơn điện tử, chỉ được điều chỉnh bằng hóa đơn điều chỉnh).
3.3. Điều kiện về thời điểm
- Thời điểm lập hóa đơn đầu vào: Không muộn hơn ngày làm việc tiếp theo kể từ khi phát sinh giao dịch (theo Nghị định 70/2025).
- Thời điểm kê khai: Doanh nghiệp phải kê khai hóa đơn đầu vào trong kỳ phát sinh hoặc kỳ sau liền kề (nếu phát hiện chậm).
- Hạn khấu trừ: Tối đa 12 tháng kể từ tháng phát sinh (đối với hàng hóa, dịch vụ mua từng lần).
>> Tham khảo: Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
3.4. Điều kiện về thanh toán
|
Giá trị giao dịch |
Yêu cầu thanh toán |
|---|---|
|
Dưới 20 triệu đồng |
Có thể thanh toán bằng tiền mặt. |
|
Từ 20 triệu đồng trở lên |
Bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử, thẻ tín dụng). |
4. Các loại hóa đơn đầu vào được chấp nhận
|
Loại hóa đơn |
Điều kiện khấu trừ |
|---|---|
|
Hóa đơn điện tử GTGT |
Đầy đủ nội dung, có mã (nếu bắt buộc), thanh toán đúng quy định. |
|
Hóa đơn điện tử bán hàng |
Chỉ khấu trừ nếu người bán là hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán. |
|
Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền |
Phải có mã tra cứu, kết nối cơ quan thuế. |
|
Hóa đơn thương mại điện tử |
Áp dụng cho nhập khẩu, xuất khẩu dịch vụ số. |
|
Hóa đơn điều chỉnh |
Chỉ khấu trừ phần điều chỉnh tăng. |
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
5. Quy trình xử lý hóa đơn đầu vào
Bước 1: Nhận và kiểm tra hóa đơn
- Kiểm tra tính hợp lệ qua mã QR hoặc Cổng thông tin hóa đơn điện tử.
- Đối chiếu với hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu nhập kho.
Bước 2: Lưu trữ và hạch toán
- Lưu trữ hóa đơn đầu vào dưới dạng điện tử (10 năm).
- Hạch toán vào Tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.
Bước 3: Kê khai thuế
- Ghi vào Tờ khai thuế GTGT 01/GTGT (chỉ tiêu [32] – hóa đơn đầu vào hợp lệ).
- Nộp tờ khai trước ngày 20 tháng sau (nếu kê khai theo tháng).
>> Tham khảo: Biên bản điều chỉnh hóa đơn.
Bước 4: Xử lý sai sót
|
Sai sót |
Cách xử lý |
|---|---|
|
Thiếu thông tin |
Yêu cầu nhà cung cấp lập hóa đơn điều chỉnh. |
|
Sai thuế suất |
Lập hóa đơn thay thế. |
|
Thanh toán tiền mặt ≥20 triệu |
Không được khấu trừ, phải điều chỉnh giảm thuế đầu vào. |
6. Các trường hợp hóa đơn đầu vào KHÔNG được khấu trừ
|
Trường hợp |
Lý do |
|---|---|
|
Hóa đơn điện tử không có chữ ký số |
Vi phạm định dạng. |
|
Hóa đơn điện tử không truyền dữ liệu đến cơ quan thuế |
Không hợp lệ. |
|
Thanh toán tiền mặt ≥20 triệu |
Vi phạm quy định thanh toán. |
|
Hàng hóa/dịch vụ không phục vụ sản xuất kinh doanh |
Không hợp lý. |
|
Hóa đơn đầu vào lập sai thời điểm (>12 tháng) |
Quá hạn khấu trừ. |
>> Tham khảo: Từ 2026, hộ kinh doanh áp dụng cách tính thuế mới theo 3 nhóm.
7. Xử phạt khi sử dụng hóa đơn đầu vào không hợp lệ
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP:
- Phạt 20–50 triệu đồng: Sử dụng hóa đơn đầu vào không hợp lệ để khấu trừ thuế.
- Truy thu thuế: Toàn bộ số thuế đã khấu trừ sai.
- Phạt chậm nộp: 0,03%/ngày trên số thuế truy thu.
8. Hướng dẫn quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả
- Sử dụng phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử:
- Thái Sơn Einvoice, MISA meInvoice, Fast Accounting.
- Tự động nhận, kiểm tra, hạch toán hóa đơn đầu vào.
- Kiểm tra định kỳ:
- Đối chiếu hóa đơn đầu vào với bảng kê mua vào và sao kê ngân hàng.
- Lưu trữ khoa học:
- Phân loại theo tháng, loại hàng hóa, nhà cung cấp.
- Sao lưu đám mây (Google Drive, OneDrive).
- Đào tạo nhân sự:
- Kế toán, thu mua hiểu rõ điều kiện khấu trừ.
- Tự động cảnh báo:
- Phần mềm gửi thông báo khi hóa đơn đầu vào sắp hết hạn khấu trừ.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi