Điều kiện đảm bảo hóa đơn đầu vào hợp lệ

Doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện gì để đảm bảo hóa đơn đầu vào hợp lệ? Hy vọng rằng bài viết sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.

1. Quy định kê khai hóa đơn đầu vào

Dù các đơn vị kinh doanh hoàn toàn được phép không kê khai mặc dù có hóa đơn đầu vào song việc làm này rất dễ khiến doanh nghiệp gặp một số rủi ro không đáng có.

• Thứ nhất, trường hợp khi cơ quan thuế có tiến hành thanh, kiểm tra, nếu đơn vị kinh doanh không thể xuất trình, chứng minh được hóa đơn đầu vào cho các hàng hóa, dịch vụ đã mua thì đơn vị kinh doanh sẽ bị xử phạt vi phạm làm mất hóa đơn.
• Thứ hai, trường hợp các đơn vị kinh doanh không kê khai hóa đơn đầu vào, nếu bị cơ quan thuế chứng minh được đây là hành động nhằm mục đích trốn doanh thu thì đơn vị kinh doanh sẽ phải chịu xử phạt vi phạm trốn thuế.

Như vậy, các đơn vị kinh doanh nên tiến hành kê khai thuế với các hóa đơn đầu vào. Đây là việc làm vừa gia tăng lợi ích cho doanh nghiệp, vừa cho thấy sự tuân thủ nghiêm chỉnh quy định pháp luật.

Trường hợp đơn vị kinh doanh không muốn kê khai hóa đơn đầu vào thì cũng cần lưu giữ lại hóa đơn đầy đủ, để bất cứ khi nào có hoạt động thanh, kiểm tra từ cơ quan thuế thì đều có thể chứng minh được hóa đơn cho các hàng hóa, dịch vụ đã mua.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Quy định hóa đơn đầu vào hợp lệ

Căn cứ theo Khoản 3, Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử được coi là có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn các điều kiện sau:

• Đảm bảo tin cậy và toàn vẹn về thông tin trên hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
• Tiêu chí để đánh giá tính toàn vẹn thông tin trên hóa đơn điện tử là thông tin còn nguyên, chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ, hiển thị hóa đơn điện tử.
• Thông tin trên hóa đơn điện tử có thể truy cập để sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Tương tự như dữ liệu trên hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử hợp lệ cần đảm bảo các tiêu chí cơ bản:

• Thông tin hóa đơn gồm: Mẫu số, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.
• Thông tin người bán trên hóa đơn: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế.
• Thông tin người mua trên hóa đơn: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế.

>> Tham khảo: Quy định về hàng mẫu gửi khách hàng.

Mặt khác, hóa đơn điện tử hợp lệ cần đầy đủ các tiêu thức bắt buộc:

• Ngày/tháng/năm phát hành hóa đơn điện tử, họ tên, tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản của người bán và người mua (nếu có).
• Hình thức thanh toán: CK/TM (chuyển khoản hoặc tiền mặt).
• Thông tin về hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa – dịch vụ, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, tiền hàng, thuế suất, thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán.
• Chữ ký của người bán, người mua (nếu có).
• Dấu của bên bán.

Theo Điều 4, Thông tư 68/2019/TT-BTC, thời điểm xuất hóa đơn điện tử như sau:

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
• Thời điểm xuất hóa đơn với việc bán dầu thô, condensate, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Thời điểm xuất hóa đơn với trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Ngoài ra, một số trường hợp đặc biệt khác như đối với hoạt động cung cấp điện, nước, truyền hình, bưu chính viễn thông, xây dựng, lắp đặt,… cũng được quy định chi tiết tại Thông tư này.

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/