Bên bán bắt buộc phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định. Vậy bên mua thì có cần phải lưu trữ hóa đơn không?
1. Doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn điện tử trong bao lâu?
Theo quy định của cơ quan thuế, hoá đơn sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế Toán, thông thường là 10 năm.
Hoá đơn tự in, đặt in có thể xảy ra tình trạng mất dữ liệu do mất, cháy, hỏng hoá đơn do hoá đơn được lưu trữ ở dạng giấy. Đối với hoá đơn điện tử, việc cháy, hỏng hoá đơn là khó có thể xảy ra.
Khi thực hiện lưu trữ hoá đơn điện tử, dữ liệu hoá đơn lưu tại hệ thống của doanh nghiệp vẫn có thể bị mất do dữ liệu bị xoá, máy tính lưu trữ dữ liệu bị virus xâm nhập ảnh hưởng đến dữ liệu hoặc máy tính lưu dữ liệu bị hỏng ổ cứng.
2. Hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới định dạng nào?
Đối với việc lưu trữ hóa đơn điện tử thì bên mua cũng như bên bán phải tiến hành lưu đồng thời cả 2 file là PDF và XML. Trong đó:
- File XML là file chứa dữ liệu toàn bộ hóa đơn điện tử, có giá trị pháp lý (chỉ khi chưa bị sửa đổi.
- File PDF là file thể hiện nội dung nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, tương đương như một tờ hóa đơn thông thường và không có giá trị pháp lý.
3. Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử với bên mua
Theo quy định của Luật Kế toán và luật giao dịch điện tử thì bên bán và bên mua đều cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử đúng thời gian được quy định bởi pháp luật để ghi sổ kế toán, lập các báo cáo tài chính và sử dụng vào các mục đích hợp pháp khác.
Ngoài ra, việc chủ động lưu trữ hóa đơn điện tử sẽ giúp bên mua tránh được tình trạng phải quá phụ thuộc vào website hay phần mềm hóa đơn điện tử của bên bán.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử đã kê khai thuế có thể hủy được không?
4. Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử
Đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải đáp ứng một số yêu cầu về lưu trữ hóa đơn điện tử. Quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu hóa đơn phải đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Tại Điều 11 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính còn quy định bên mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn.
Trường hợp bên mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ: bút nhớ; đĩa CD, DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong…) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, để bên mua còn phải thỏa mãn đầy đủ các điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng Khoản 2, Điều 11 của Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Chính vì vậy, để hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể đảm bảo lưu trữ hoá đơn theo đúng quy định của cơ quan thuế, Thái Sơn đã cung cấp thêm cho doanh nghiệp một số giải pháp để lưu trữ dữ liệu hoá đơn đã được tích hợp sẵn trên phần mềm hoá đơn điện tử E-Invoice, giúp khách hàng có thể xuất hoá đơn online.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn lưu trữ hoá đơn trên hệ thống T-VAN của Thái Sơn (chi phí sẽ tính theo gói dung lượng mà doanh nghiệp mua) hoặc lưu trữ hoá đơn trên hệ thống Cloud miễn phí như OneDrive, Google Drive hay DropBox,…. Hoá đơn của doanh nghiệp sau khi thực hiện xuất và ký số sẽ được tự động đồng bộ lên cloud và lưu trữ an toàn trên đó.
Trường hợp mất dữ liệu và muốn khôi phục lại, phần mềm hoá đơn điện tử xác thực E-Invoice cũng cung cấp cho doanh nghiệp giải pháp khôi phục dữ liệu đã được tích hợp sẵn trên phần mềm. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể lấy dữ liệu đã được lưu trữ trên cloud và sử dụng để khôi phục lại.
Kết luận
Để được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi