Hướng dẫn chi tiết kê khai hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Từ ngày 1/6/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối trực tiếp với cơ quan thuế. Quy định này áp dụng cho các lĩnh vực như bán lẻ (trừ ô tô, mô tô), ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, dịch vụ giải trí và chiếu phim. Bài viết hướng dẫn cách kê khai hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh đơn giản và chính xác nhất.

1. Lợi ích của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử giúp minh bạch hóa doanh thu, giảm chi phí in ấn, tự động hóa kê khai thuế và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng. Hộ kinh doanh dưới 1 tỷ đồng/năm có thể tự nguyện áp dụng để hưởng ưu đãi thuế và dễ dàng mở rộng kinh doanh sau này.

Lợi ích chính:

• Tiết kiệm 80-90% chi phí so với hóa đơn giấy.
• Kê khai thuế tự động, giảm sai sót.
• Truy xuất dữ liệu tức thời khi cơ quan thuế yêu cầu.
• Tăng uy tín với đối tác và khách hàng.

Từ 1/1/2026, thuế khoán sẽ bị bãi bỏ hoàn toàn, tất cả hộ kinh doanh chuyển sang kê khai theo doanh thu thực tế qua hóa đơn điện tử. Do đó, việc làm quen ngay từ bây giờ là rất cần thiết.

2. Điều kiện và đối tượng áp dụng

Đối tượng bắt buộc (từ 1/6/2025):

• Hộ kinh doanh dưới 1 tỷ đồng/năm.
• Nhà cung cấp nước ngoài kinh doanh thương mại điện tử tại Việt Nam.

Lưu ý: Nếu hộ kinh doanh thay đổi doanh thu hoặc lĩnh vực, cần cập nhật đăng ký với Chi cục Thuế trong 10 ngày làm việc.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.

3. Các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

• Mã số thuế cá nhân (nếu chưa có, đăng ký tại Chi cục Thuế).
• Thông tin hộ kinh doanh: Tên, địa chỉ, lĩnh vực kinh doanh, doanh thu dự kiến.
• Chữ ký số: Mua từ các nhà cung cấp được Tổng cục Thuế công nhận (Thaison-CA, Viettel-CA, BKAV-CA…).

Bước 2: Đăng ký qua cổng thông tin Tổng cục Thuế

• Truy cập: https://thuedientu.gdt.gov.vn.
• Đăng nhập: Sử dụng tài khoản mã số thuế + mật khẩu (hoặc tài khoản định danh điện tử VNeID mức 2).
• Chọn mục: “Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử”.
• Điền thông tin:
  • Loại hóa đơn: Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng.
  • Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Chọn MHT (Máy tính tiền có kết nối).
  • Thông số máy tính tiền: Mã thiết bị, IP kết nối.
• Ký điện tử và gửi hồ sơ.

Bước 3: Nhận thông báo phê duyệt

• Thời gian: 1-3 ngày làm việc.
• Kết quả: Nhận mã số hóa đơn và ký hiệu mẫu số (ví dụ: 01GTKT0/001).
• Kích hoạt máy tính tiền: Kết nối với Tổng cục Thuế qua API.

Chi phí tham khảo:

4. Hướng dẫn sử dụng máy tính tiền và xuất hóa đơn

Chọn máy tính tiền đạt chuẩn

• Tiêu chuẩn: Có chứng nhận kết nối với Tổng cục Thuế (theo Quyết định 1590/QĐ-TCT).
• Nhà cung cấp uy tín: Thái Sơn, Viettel, FPT, MISA, BKAV.
• Tính năng bắt buộc:
  • Xuất hóa đơn điện tử tự động.
  • Lưu trữ dữ liệu 10 năm.
  • Kết nối internet ổn định (4G/WiFi).
  • In hóa đơn giấy (tùy chọn).

Quy trình xuất hóa đơn

• Khách hàng mua hàng → Nhập thông tin (hàng hóa, số lượng, giá).
• Máy tính tiền tự động:
  • Tính tổng tiền, thuế GTGT (nếu có).
  • Tạo mã QR code.
  • Gửi dữ liệu về Tổng cục Thuế thời gian thực.
• Ký số và xuất hóa đơn điện tử:
  • Gửi qua email/Zalo cho khách.
  • In bản giấy (nếu khách yêu cầu).
• Lưu trữ: Hệ thống tự động lưu trên cloud.

>> Tham khảo: Quy định mới về thuế suất thuế TNDN theo Luật số 67/2025/QH15.

5. Kê khai và nộp thuế qua hóa đơn điện tử

Chu kỳ kê khai

• Truy cập: https://thuedientu.gdt.gov.vn → “Kê khai thuế”.
• Tải dữ liệu: Hệ thống tự động lấy HĐĐT từ máy tính tiền.
• Kiểm tra và điều chỉnh:
  • Tổng hợp doanh thu theo mã hàng hóa.
  • Tính thuế GTGT đầu ra (10%, 5%, 0%).
  • Khấu trừ thuế đầu vào (nếu có).
• Nộp tờ khai:
  • Tờ khai 01/GTGT cho thuế GTGT.
  • Tờ khai 01/TNCN cho thuế thu nhập cá nhân.
• Nộp tiền thuế: Qua tài khoản ngân hàng hoặc ví điện tử.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

6. Xử lý sai sót và điều chỉnh hóa đơn

Quy định mới (Nghị định 70/2025): Bỏ hủy hóa đơn, thay bằng điều chỉnh/thay thế.

Các trường hợp sai sót phổ biến:

• Lập biên bản ghi nhận sai sót (giữa người bán – người mua).
• Xuất hóa đơn điều chỉnh:
  • Ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn số… ngày…”.
  • Giá trị âm (nếu giảm) hoặc dương (nếu tăng).
• Gửi cho người mua và upload lên hệ thống thuế.

Ví dụ: Hóa đơn số 0001289 ghi sai số lượng cà phê từ 2kg thành 20kg.

>> Tham khảo: Quản lý dữ liệu hóa đơn điện tử thế nào?

7. Các lỗi thường gặp và cách khắc phục

Mức phạt vi phạm (Nghị định 125/2020):

• Không sử dụng hóa đơn điện tử: 10-20 triệu đồng.
• Chậm kê khai: 2-8 triệu đồng.
• Sai sót trên 20%: Phạt 20% số thuế thiếu.

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

8. Lưu ý quan trọng và hỗ trợ

• Sao lưu dữ liệu: Hàng tháng export file hóa đơn điện tử ra USB/cloud.
• Đào tạo nhân viên: Tổ chức tập huấn 1-2 ngày đầu triển khai.
• Bảo mật: Không chia sẻ chữ ký số, thay đổi mật khẩu định kỳ.
• Giai đoạn chuyển tiếp (6/2025 – 12/2025): Cơ quan thuế không phạt nếu có thiện chí khắc phục.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/