Vì sao các ngân hàng lại tiên phong triển khai hóa đơn điện tử trên toàn hệ thống? Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến câu trả lời mà quý doanh nghiệp đang tìm kiếm.
1. Đặc điểm hóa đơn lĩnh vực ngân hàng
Đối với lĩnh vực ngân hàng, việc quản lý hóa dơn giấy truyền thống đặt ra một thách thức và gánh nặng chi phí không hề nhỏ bởi:
- Số lượng hóa đơn hàng ngày lớn. Vì thế, chi phí lập xuất hóa đơn là đáng kể.
- Quy mô quản lý rộng. Điều này dễ dẫn đến mất mát khi lưu trữ hóa đơn.
Chính vì thế, lĩnh vực ngân hàng nói riêng và lĩnh vực tài chính nói chung cần một giải pháp quản lý hóa đơn, chứng từ kế toán đồng bộ giúp quản lý hiệu quả và áp dụng trên quy mô rộng.
>> Tham khảo: Hướng dẫn đăng ký tài khoản nộp thuế điện tử.
2. Giải pháp hóa đơn điện tử
Thực tế cho thấy rằng, loại hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in đã không còn phù hợp với bối cảnh kinh doanh hiện tại bởi những điểm yếu cố hữu của những hình thức hóa đơn này như:
- Lãng phí tài nguyên thiên nhiên. Mỗi năm, doanh nghiệp Việt Nam sử dụng hàng tỷ tờ hóa đơn giấy. Điều này gây lãng phí tài nguyên rất lớn.
- Lãng phí nguồn lực doanh nghiệp. Để lưu trữ số lượng hóa đơn khổng lồ đó trong vài năm để phục vụ công tác kiểm toán doanh nghiệp dẫn đến doanh nghiệp phải đầu tư thêm để lưu trữ, bảo quản và bù đắp chi phí nếu để mất hay hỏng hóa đơn.
- Tốn thời gian. Hóa đơn giấy gây lãng phí nguồn lực xã hội cho những công việc như kiểm tra, tìm kiếm, kiểm kê… Những công việc đó hoàn toàn có thể tự động hóa trong bối cảnh công nghệ phát triển như hiện nay.
- Gây thất thu thuế do doanh nghiệp có các hành vi gian lận như mua bán hóa đơn đỏ.
Chính vì thế, nền kinh tế cần đến một giải pháp có tính đột phá và phù hợp với bối cảnh công nghệ đang ngày càng tác động tích cực đến các doanh nghiệp.
Giải pháp hóa đơn điện tử ra đời có thể khắc phục những nhược điểm nêu trên của hóa đơn giấy truyền thống.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Những ưu điểm của hóa đơn điện tử có thể kể đến như:
- Giảm chi phí in ấn hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, vận chuyển hóa đơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tránh được tình trạng cháy, hỏng, mất hóa đơn
- Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn
- Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính
- Không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
- Không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
- Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng
- Được cơ quan thuế hỗ trợ xử lý lỗi trong quá trình triển khai.
Hàng năm, nền kinh tế của Việt Nam có thể tiết kiệm chi phí cho hàng tỷ tờ hóa đơn giấy để đáp ứng nhu cầu mua bán ngày càng gia tăng không ngừng. Hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu chi phí hoạt động doanh nghiệp cực kì hiệu quả.
Hạn chế của hóa đơn điện tử là hình thức này đòi hỏi hạ tầng công nghệ như phần mềm, phần cứng và nhân sự phải đáp ứng những điều kiện nhất định.
Tuy nhiên, nếu các doanh nghiệp lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trong dài hạn thì nhược điểm nêu trên sẽ không còn là vấn đề lớn nữa.
Việc sử dụng dịch vụ từ nhà cung cấp chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng được đội ngũ hỗ trợ về kĩ thuật có trình độ cao, chuyên nghiệp, am hiểu nghiệp vụ và chi phí rẻ hơn rất nhiều so với việc tự xây dựng hệ thống.
>> Tham khảo: Quy định mức phạt khi doanh nghiệp quên kê khai hóa đơn đầu ra.
3. Nhiều ngân hàng đã hoàn toàn sử dụng hóa đơn điện tử
Để nâng cao trải nghiệm khách hàng cũng như thuận tiện cho tổ chức, nhiều ngân hàng đã sớm áp dụng hóa đơn điện tử.
Tháng 8/2018, Ngân hàng TMCP Sài Gòn – SCB thông báo chính thức chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy như trước đây. Theo đó, hóa đơn sẽ được tạo lập tại hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của ngân hàng, được ký điện tử và gửi đến khách hàng theo thông tin đã được đăng ký. Khi có nhu cầu tra cứu thông tin hóa đơn, khách hàng chỉ cần đăng nhập vào Internet Banking để thực hiện tra cứu hay tải hóa đơn về nếu có nhu cầu. Với những khách hàng không sử dụng Internet Banking thì cũng có thể dễ dàng nhận hóa đơn chuyển đổi tại các điểm giao dịch của ngân hàng SCB trên toàn quốc khi có nhu cầu.
Áp dụng muộn hơn so với ngân hàng SCB, Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quân đội – MB Bank áp dụng hóa đơn điện tử từ tháng 11/2018. Với việc áp dụng hình thức hóa đơn mới này, thay vì mất thời gian chờ đợi như trước đây, khách hàng có thể chủ động tra cứu, xem, tải hóa đơn ngay khi nhận được số hóa đơn, mã bảo mật đã được hệ thống ngân hàng gửi tới email hay số điện thoại đăng ký trước bằng cách truy cập vào địa chỉ: https://einvoice.mbbank.com.vn/.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Mới đây, Ngân hàng TMCP Hàng hải Việt Nam – MSB cũng đã triển khai hóa đơn điện tử cho tất cả giao dịch với các khách hàng doanh nghiệp, cá nhân từ tháng 5/2019. Tương tự với mô hình hóa đơn điện tử tại các ngân hàng khác, khách hàng của MSB có thể nhận thông tin hóa đơn điện tử, ví dụ như qua email hoặc tra cứu tại https://einvoice.msb.com.vn/ bằng cách nhập các thông tin yêu cầu như: mã số thuế, mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, mã xác thực của hệ thống.
Sau thời gian đưa hóa đơn điện tử vào áp dụng, các ngân hàng đều nhận định đây là hình thức hiện đại, đem lại lợi ích cho cả khách hàng và chính ngân hàng triển khai. Ngân hàng sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí không nhỏ cho các khâu in ấn, chuyển phát hay lưu trữ hóa đơn, không phải đối mặt với những rủi ro cháy, hỏng, thất lạc hóa đơn. Các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn như lập báo cáo, hạch toán, đối chiếu sổ sách kế toán cũng được thực hiện nhanh chóng do tất cả thông tin đều đã được hệ thống và điện tử hóa. Trong khi đó, khách hàng cũng có thể chủ động truy cập website tra cứu để kiểm tra thông tin hóa đơn hay trích xuất hóa đơn. Với những lợi ích thiết thực như vậy, hóa đơn điện tử sẽ tiếp tục được sử dụng rộng rãi trong ngành ngân hàng nói riêng và trong nền kinh tế nói chung.
Kết luận
Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi