Trong thực tế kinh doanh, việc lập hóa đơn điện tử nhiều hơn một trang khi số lượng hàng hóa bán ra lớn và yêu cầu nhiều dòng hơn trên hóa đơn điện tử là phổ biến. Vậy doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử nhiều trang sẽ cần lưu ý những điều gì?
1. Trường hợp nào được lập hóa đơn điện tử nhiều hơn 1 trang?
Trường hợp danh mục hàng hóa dịch vụ trong giao dịch mua – bán nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn thì người bán có thể lập hóa đơn điện tử nhiều trang được quy định cụ thể trong Khoản 1 Điều 19 Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Đây là trường hợp phổ biến trong kinh doanh khi số lượng hàng hóa giao dịch có thể rất lớn. Vậy khi lập hóa đơn điện tử nhiều hơn một trang thì kế toán viên cần lưu ý những điểm gì?
2. Cần lưu ý gì khi lập hóa đơn điện tử nhiều trang
Theo Khoản 3 Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC, những trường hợp doanh nghiệp, đơn vị sử dụng hóa đơn tự in mà lập, in hóa đơn được thực hiện từ phần mềm và mong muốn áp dụng hóa đơn điện tử hơn một trang, Cục thuế xem xét từng trường hợp để chấp thuận nếu hóa đơn đáp ứng ghi đầy đủ các thông tin dưới đây trên phần đầu của trang sau giống như trang đầu:
- Số hóa đơn
- Thông tin người mua, người bán (tên, địa chỉ, MST)
- Mẫu và ký hiệu hóa đơn
Ngoài ra, hóa đơn nhiều hơn một trang cần phải có dòng ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (X là số thứ tự trang, Y là tổng số trang của hóa đơn).
Căn cứ quy định trên, tại Công văn 820/TCT-DNL ngày 13/03/2017, Tổng cục Thuế trả lời doanh nghiệp rằng, trong trường hợp chuyển hóa đơn điện tử ra chứng từ giấy, nếu số dòng của một trang hóa đơn không đủ để thể hiện số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra, doanh nghiệp thực hiện tương tự như trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà hóa đơn được tạo lập và in từ phần mềm.
Cũng cần phải lưu ý, để hóa đơn điện tử nhiều hơn một trang hợp lệ, hóa đơn không chỉ cần có phần đầu trang sau của hóa đơn thể hiện đủ nội dung như đã đề cập đến ở trên mà còn phải thỏa mãn đồng thời:
- Hóa đơn điện tử đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn thông tin
- Có thể truy cập, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử dưới dạng hoàn chỉnh
3. Phương pháp thay thế
Cũng theo Khoản 1 Điều 19 Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp thay thế là ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn.
>> Có thể bạn quan tâm: Quy định về thời điểm xuất hóa đơn điện tử.
Khi lập hóa đơn theo cách này, kế toán viên cần lưu ý một số điểm như sau:
- Các mặt hàng phải được liệt kê đầy đủ, theo thứ tự liên tục từ số hóa đơn này đến số hóa đơn khác.
- Số hóa đơn trước phải ghi cụm từ “tiếp số sau” tại dòng ghi hàng hóa cuối cùng và tại dòng ghi hàng háo đầu của số hóa đơn sau phải có cụm từ “tiếp số trước”.
- Số hóa đơn đầu tiên ghi đầy đủ thông tin người bán và người mua. Hóa đơn cuối cùng ghi giá thanh toán, phụ thu, phụ phí, chiết khấu, thuế GTGT, chữ ký & dầu người bán (nếu có), chữ ký người mua và gạch chéo phần hóa đơn còn trống.
Kết luận
Hy vọng rằng, bài viết đã đem đến những nội dung thực sự hữu ích đến quý độc giả.
Ngoài ra, quý khách hàng có nhu cầu được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi