Giải pháp thay thế hóa đơn giấy truyền thống

Hóa đơn điện tử hiện đang được xem là giải pháp toàn diện thay thế hóa đơn giấy truyền thống. Vậy hóa đơn giấy có những nhược điểm gì? Vì sao doanh nghiệp cần chuyển đổi từ các quản lý chứng từ kế toán truyền thống sang số hóa hệ thống quản lý hóa đơn?

1. Nhược điểm của hóa đơn giấy

Hiện nay, số lượng doanh nghiệp tăng lên nhanh chóng cùng với sự phát triển của nền kinh tế, dẫn đến sự gia tăng số lượng giao dịch kinh tế phát sinh. Hàng năm, chúng ta dùng đến hàng tỷ tờ hóa đơn giấy. Điều này gây ra một số vấn đề như:

• Vấn đề về môi trường khi sử dụng quá nhiều giấy cho hoạt động in hóa đơn hàng năm và lưu trữ lại trong nhiều năm mà không tái chế. Điều này có nghĩa những cánh rừng sẽ bị tàn phá hàng năm và tác động đến môi trường là rất lớn.
• Các doanh nghiệp lãng phí nhiều chi phí không cần thiết để lưu trữ, bảo quản hóa đơn cũng như chi phí cho các công tác kiểm toán, dọn dẹp sổ sách…
• Hóa đơn giấy dễ bị hỏng trong quá trình bảo quản, dễ bị nhầm lẫn, dễ mất mát trong quá trình lưu trữ lâu dài.
• Hóa đơn giấy dễ bị làm giả do dữ liệu không được đồng bộ hóa trong một cơ sở dữ liệu chung về hóa đơn. Đó là lý do nhiều doanh nghiệp chân chính chịu thiệt hại hàng năm vì hoạt động kinh doanh bất chính của những doanh nghiệp, cá nhân sử dụng hóa đơn giả. Ngân sách quốc gia bị thất thoát vì các hoạt động chuyển giá của các doanh nghiệp cố tình trốn tránh nghĩa vụ thuế.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Chính vì thế, hơn lúc nào hết, để nền kinh tế tiết kiệm được hàng nghìn tỷ đồng mỗi năm để đầu tư phát triển những hạng mục khác thay vì chi cho việc sử dụng hóa đơn giấy, đã đến lúc các doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng hóa đơn điện tử càng sớm càng tốt. Đó không chỉ là vấn đề tiết kiệm chi phí mà còn là vấn đề môi trường tự nhiên được bảo vệ tốt hơn và minh bạch hóa môi trường kinh doanh.

2. Nâng cao hiệu quả công việc cho kế toán

Hóa đơn điện tử có thể giúp doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hành chính nhanh chóng, tiết kiệm tối đa thời gian cho kế toán:

• Giảm thủ tục hành chính: Thủ tục khi muốn đăng ký, phát hành hóa đơn giấy hiện khá rườm rà, phải qua nhiều công đoạn và tốn không ít thời gian cũng như chi phí. Điều này sẽ khiến cho kế toán của doanh nghiệp phải làm việc nhiều với cường độ cao nhưng hiệu quả mang lại đôi khi không thật sự như mong muốn.

Chẳng hạn như khi doanh nghiệp muốn đăng ký hóa đơn đỏ thì doanh nghiệp cần phải tiến hành các thủ tục tối thiểu như sau:

– Nộp đơn đề nghị xin hóa đơn đỏ

– Đợi khoảng 7 ngày để chờ quyết định phê duyệt hay từ chối từ cơ quan thuế

– Tìm nhà in đủ điều kiện để làm hợp đồng thuê in, làm hồ sơ in,…

– Đem mẫu đăng ký tới xưởng in để đặt in theo một số lượng nhất định để sử dụng.

• Hóa đơn điện tử  giải quyết hạn chế thứ hai mà các doanh nghiệp thường gặp phải khi dùng hóa đơn giấy là tốn nhiều thời gian và công sức. Bởi, ngoài việc phải mất nhiều thời gian đăng ký phát hành hóa đơn giấy để được sử dụng thì các kế toán khi dùng hóa đơn giấy phải tự tay viết hóa đơn, tiến hành gửi hóa đơn đến cho khách hàng,… Đó còn chưa kể trường hợp có sai sót xảy ra thì tiến hành các thủ tục sửa, hủy bỏ, lập lại,… để khắc phục lỗi.
• Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử giải quyết vấn đề về lưu trữ lâu dài. Khi sử dụng hóa đơn giấy, kế toán và doanh nghiệp luôn phải rất cẩn thận vì bất cứ khi nào các rủi ro như: thất lạc, mất, cháy, hỏng hóa đơn,… đều có thể xảy ra. Với những hóa đơn quan trọng thì doanh nghiệp thậm chí sẽ phải tổn thất rất lớn nếu một trong những rủi ro trên xảy ra.

3. Giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện

Hóa đơn điện tử hiện được ví như chiếc chìa khóa vàng giúp các doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí, gia tăng lợi ích trong kinh doanh. Điều này được thể hiện qua những con số rất rõ ràng trong nhiều nghiên cứu hay báo cáo:

• Rút ngắn hơn 70% các bước quy trình phát hành hóa đơn điện tử.
• Giảm thiểu đến 90% các tranh chấp liên quan hóa đơn.
• Rút ngắn tới 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn.
• Tiết kiệm hơn 80% chi phí cho mỗi hóa đơn và hơn 3.000 tỷ đồng cho tổng chi phí hóa đơn hàng năm của các doanh nghiệp.

Nếu như trước đây, việc sử dụng hóa đơn giấy đi kèm với nhiều rủi ro như: cháy, mất, hỏng hóa đơn,… thì với hóa đơn điện tử, các rủi ro này được xóa bỏ hoàn toàn cho các doanh nghiệp.
Bởi, toàn bộ hóa đơn của doanh nghiệp đều được lập, xuất và lưu trữ trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử. Hệ thống này có khả năng phân quyền đối với người sử dụng. Không chỉ vậy, khi muốn hủy hay xóa dữ liệu hóa đơn thì cũng phải có sự đồng ý của các bên theo quy định nên việc bị xóa, hủy hay mất hóa đơn điện tử là điều rất khó xảy ra.

>> Tham khảo: Quy định về hóa đơn điện tử.

Hiện nay, hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín như E-invoice đều cho phép người dùng có thể thoải mái lưu trữ hóa đơn điện tử tới 10 năm, thậm chí là vĩnh viễn tùy vào thỏa thuận của doanh nghiệp với nhà cung cấp. Do đó, bất cứ khi nào muốn, doanh nghiệp đều có thể kiểm tra và quản lý hóa đơn mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị chỉ với những thao tác rất đơn giản.

Thay vì phải chuyển qua đường bưu điện hay giao tận đến tận nơi hóa đơn đã xuất cho doanh nghiệp khách hàng, tính năng tự động gửi email cho khách hàng ngay sau khi nhấn xuất được tích hợp trong các phần mềm hóa đơn điện tử có thể giúp các doanh nghiệp thuận tiện hơn với nghiệp vụ này. Nhờ đó, công việc của kế toán các doanh nghiệp cũng phần nào được giảm nhé, tình trạng quên gửi hóa đơn cho khách hàng cũng không còn có thể xảy ra.

Khi sử dụng, một trong những ưu điểm không thể phủ nhận của hóa đơn điện tử đó là quá trình xử lý nhanh, các thông tin trên hóa đơn được liên kết trực tiếp với hệ thông kế toán và cả hệ thông thanh toán của doanh nghiệp. Do đó, việc hạch kế toán, đối chiếu dữ kiệu với các kế toán cũng trở nên dễ dàng, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian hơn nếu doanh nghiệp sử dụng phương thức hóa đơn điện tử.

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/