Cách xử lý khi làm mất hóa đơn đầu vào liên 2

Doanh nghiệp cần xử lý thế nào khi mất hóa đơn đầu vào liên 2. Bài viết tổng hợp một số quy định có liên quan đến hóa đơn đầu vào. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.

1. Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào là loại hóa đơn được sử dụng vào mục đích mua sắm hàng hóa, vật tư, thanh toán dịch vụ,… phục vụ cho doanh nghiệp.

Ngược lại, hóa đơn đầu ra là hóa đơn được bên bán hàng hóa, dịch vụ tạo lập nhằm mục đích ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ theo đúng quy định pháp luật.

Đối với hóa đơn đầu vào vào có giá trị từ 20 triệu trở lên, điều kiện bắt buộc là phải chuyển tiền qua ngân hàng thanh toán thì mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Trong đó:

1.1. Đối với hóa đơn thanh toán nhiều lần:

Tất cả các lần thanh toán đều phải thực hiện qua chuyển khoản ngân hàng, bao gồm cả lần đặt cọc đầu tiên để làm cơ sở cho giao dịch mua bán.

Nếu đã đặt cọc bằng tiền mặt và khấu trừ tiền mua hàng thì cần yêu cầu nhà cung cấp trả lại tiền đặt cọc, chuyển tiền cọc qua ngân hàng. Nếu không thì khoản tiền cọc đó sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.

>> Tham khảo: Bộ chứng từ hóa đơn đầu vào gồm những gì?

1.2. Đối với hóa đơn mua cùng một ngày:

Nếu mua hàng trong cùng một ngày của cùng một đơn vị với tổng tiền mua là từ 20 triệu trở lên nhưng chia nhỏ thành nhiều hóa đơn giá trị gia tăng dưới 20 triệu đồng để làm cơ sở thanh toán tiền mặt thì vẫn bị loại thuế giá trị gia tăng.

Vì vậy, khi thanh toán bằng tiền mặt, kế toán cần rà soát các hóa đơn cùng một ngày của đơn vị để tránh trường hợp tổng số tiền mua hàng từ 20 triệu trở lên.

1.3. Đối với hóa đơn chuyển tiền qua ngân hàng:

Khi chuyển tiền qua ngân hàng để thanh toán cho các hóa đơn từ 20 triệu trở lên phải sử dụng tài khoản ngân hàng mang tên công ty để chuyển sang tài khoản ngân hàng mang tên của nhà cung cấp. Nếu kế toán sử dụng tài khoản không phải mang tên công ty người bán hoặc người mua trên hóa đơn thì đều không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Hướng dẫn xử lý khi mất hóa đơn đầu vào liên 2

Nếu hóa đơn bị mất trước khi thông báo phát hành, doanh nghiệp phải lập thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày bị mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Trường hợp hóa đơn đã làm thông báo phát hành, cách xử lý như sau:

Bước 1: Hai bên lập biên bản ghi nhận sự việc: ghi rõ hóa đơn bị mất của người bán thực hiện kê khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên người đại diện pháp luật, đóng dấu trên biên bản.

Bước 2: Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, lấy chữ ký của người đại diện pháp luật, đóng dấu trên bản sao và giao cho người mua. Người mua sử dụng bản sao này để làm chứng từ kế toán và nộp thuế.

>> Tham khảo: Doanh nghiệp cần làm gì khi sáp nhập?

Bước 3: Làm báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2. Bên nào làm mất thì bên đó làm báo cáo. Mẫu báo cáo sử dụng mẫu BC21/AC.

Trên đây là tổng hợp các mức phạt mất hóa đơn đầu vào liên 2 mới nhất theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Kế toán cần lưu ý nguyên tắc xác định mức phạt căn cứ vào thời điểm làm mất và các tình tiết giảm nhẹ để biết doanh nghiệp bị áp dụng mức phạt bao nhiêu và có hướng xử lý đúng quy định.

Ngoài ra, doanh nghiệp khi quản lý hóa đơn đầu vào cũng cần lưu ý một số điểm như sau:

• Với các hóa đơn đầu vào thực hiện mua bán tài sản cố định, nếu doanh nghiệp mua các dạng tài sản là ô tô chở người 9 chỗ trở xuống mà có giá trị từ 1,6 tỷ trở lên sẽ không được khấu trừ thuế GTGT. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp sử dụng tài sản cố định đó để phục vụ cho các mục đích vận tải thì được khấu trừ.
• Với các hóa đơn đầu vào đã kê khai nhưng chưa đưa vào hạch toán của năm mà chuyển sang kỳ kế toán của năm kế tiếp thì không được khấu trừ thuế GTGT của hóa đơn năm đó.
• Nếu thuế GTGT của một số dự án đơn vị đang triển khai, nếu đã đến thời điểm quyết toán mà bị hủy bỏ thì đơn vị không được khấu trừ thuế GTGT trên mỗi hóa đơn. Vì vậy, doanh nghiệp nên chuyển phần chi phí của những dự án đang tạm dừng sang những dự án đang hoạt động hoặc đã hoàn thành để được hưởng khấu trừ thuế và tránh bị truy thu khoản thuế này.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/