Việc lập hóa đơn điện tử chỉ hoàn thành khi hóa đơn được gửi đến người mua đúng quy định. Từ năm 2026, theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, việc gửi hóa đơn điện tử trở thành khâu bắt buộc và có quy định rõ ràng về hình thức, thời điểm cũng như trách nhiệm của người bán. Việc gửi hóa đơn không đúng cách có thể khiến hóa đơn không có giá trị pháp lý đầy đủ, ảnh hưởng đến quyền khấu trừ thuế của người mua và làm phát sinh rủi ro cho người bán. Bài viết này hướng dẫn chi tiết cách gửi hóa đơn điện tử đúng quy định, giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh thực hiện chính xác, tránh sai sót.
1. Vì sao việc gửi hóa đơn điện tử quan trọng?
Theo quy định, người bán có nghĩa vụ lập và gửi hóa đơn điện tử cho người mua. Hóa đơn chỉ được coi là đã giao cho người mua khi người bán thực hiện việc gửi theo một trong các hình thức được pháp luật chấp nhận.
Nếu không gửi hóa đơn hoặc gửi không đúng cách, người bán có thể bị xử phạt về hành vi không giao hóa đơn cho người mua. Đồng thời, người mua cũng không có đủ căn cứ để kê khai, khấu trừ thuế GTGT hoặc hạch toán chi phí.
2. Các hình thức gửi hóa đơn điện tử hợp pháp
Hiện nay, người bán có thể gửi hóa đơn điện tử cho người mua thông qua các hình thức chính sau:
2.1. Gửi trực tiếp qua hệ thống hóa đơn điện tử
Nhiều phần mềm hóa đơn điện tử hỗ trợ chức năng gửi hóa đơn trực tiếp đến email hoặc tài khoản của người mua ngay sau khi lập và ký số thành công.
2.2. Gửi qua email
Đây là hình thức phổ biến nhất. Người bán gửi file hóa đơn điện tử (thường là định dạng XML kèm file xem hóa đơn PDF hoặc HTML) đến địa chỉ email mà người mua cung cấp.
2.3. Gửi qua cổng thông tin hoặc phần mềm kết nối
Một số doanh nghiệp lớn sử dụng hệ thống EDI hoặc kết nối trực tiếp với phần mềm của đối tác để truyền nhận hóa đơn tự động.
2.4. Cung cấp mã tra cứu hoặc đường link tra cứu
Người bán cung cấp mã số hóa đơn, mã tra cứu hoặc đường dẫn để người mua tự truy cập và tải hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế hoặc của tổ chức cung cấp dịch vụ.
2.5. In chuyển đổi và giao trực tiếp (trường hợp đặc biệt)
Trong một số trường hợp người mua yêu cầu, người bán có thể in chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy và giao trực tiếp, nhưng vẫn phải đảm bảo đã gửi bản điện tử theo quy định.
3. Hướng dẫn từng bước gửi hóa đơn điện tử
Bước 1: Lập và ký số hóa đơn điện tử
Đảm bảo hóa đơn đã được lập đầy đủ nội dung, ký số hợp lệ (theo chuẩn đang áp dụng, bao gồm XAdES) và được cấp mã (nếu là hóa đơn có mã).
Bước 2: Kiểm tra thông tin người mua
Xác nhận địa chỉ email, số điện thoại hoặc hình thức nhận hóa đơn mà người mua đã đăng ký. Việc gửi nhầm địa chỉ email là lỗi rất phổ biến.
Bước 3: Thực hiện gửi hóa đơn
- Nếu dùng phần mềm hóa đơn điện tử: Chọn chức năng “Gửi hóa đơn”, nhập email người mua và xác nhận gửi.
- Nếu gửi thủ công qua email: Đính kèm file XML (bắt buộc) và file thể hiện hóa đơn (PDF/HTML), ghi rõ số hóa đơn, ngày lập trong nội dung email.
Bước 4: Xác nhận việc gửi thành công
Lưu lại bằng chứng đã gửi (email đã gửi, log hệ thống, biên nhận điện tử…). Đây là căn cứ quan trọng khi có tranh chấp hoặc cơ quan thuế yêu cầu giải trình.
Bước 5: Hỗ trợ người mua tra cứu và nhận hóa đơn
Thông báo cho người mua về việc đã gửi hóa đơn và hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử trên cổng thông tin của cơ quan thuế nếu cần.
4. Thời điểm gửi hóa đơn điện tử
Theo quy định, hóa đơn điện tử phải được gửi cho người mua trong ngày lập hóa đơn hoặc chậm nhất là trong thời hạn theo thỏa thuận giữa hai bên (nếu có), nhưng không được làm ảnh hưởng đến việc kê khai thuế của người mua.
Đối với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, việc gửi hoặc cung cấp hóa đơn cho người mua thường được thực hiện ngay tại thời điểm thanh toán.
5. Lưu ý quan trọng khi gửi hóa đơn điện tử
- File XML là bắt buộc: Đây là file chứa dữ liệu gốc của hóa đơn điện tử. Chỉ gửi file PDF thì chưa đủ điều kiện pháp lý đầy đủ.
- Bảo mật thông tin: Khi gửi qua email, nên kiểm tra kỹ địa chỉ nhận để tránh lộ thông tin kinh doanh.
- Trường hợp người mua không có email: Có thể cung cấp mã tra cứu hoặc in chuyển đổi sang giấy theo yêu cầu của người mua.
- Hóa đơn gửi cho cá nhân: Vẫn phải gửi hoặc cung cấp hóa đơn, kể cả khi cá nhân không lấy hóa đơn mang tên.
- Lưu trữ bằng chứng gửi hóa đơn: Doanh nghiệp nên có quy trình lưu lại lịch sử gửi hóa đơn để phục vụ đối chiếu và thanh tra.
6. Sai sót thường gặp khi gửi hóa đơn điện tử
- Chỉ gửi file PDF mà không gửi file XML.
- Gửi nhầm địa chỉ email của người mua.
- Không gửi hóa đơn ngay sau khi lập, để lâu ảnh hưởng đến việc kê khai của bên mua.
- Không kiểm tra trạng thái gửi thành công trên hệ thống.
- Quên hỗ trợ người mua khi họ không nhận được hóa đơn.
7. Trách nhiệm của người bán sau khi gửi hóa đơn
Sau khi gửi hóa đơn, người bán vẫn có trách nhiệm:
- Hỗ trợ người mua tra cứu, tải lại hóa đơn khi cần.
- Xử lý kịp thời khi hóa đơn bị sai sót (lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế).
- Đảm bảo dữ liệu hóa đơn đã được truyền đầy đủ về cơ quan thuế.
- Lưu trữ hóa đơn điện tử và bằng chứng gửi hóa đơn theo thời hạn quy định (tối thiểu 10 năm).
8. Giải pháp tối ưu việc gửi hóa đơn điện tử
Để việc gửi hóa đơn diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp nên:
- Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử có chức năng gửi tự động và theo dõi trạng thái gửi.
- Thiết lập mẫu email chuyên nghiệp khi gửi hóa đơn.
- Thu thập và cập nhật thường xuyên thông tin nhận hóa đơn của khách hàng.
- Đào tạo nhân viên quy trình gửi và xử lý sự cố khi khách hàng chưa nhận được hóa đơn.
- Tích hợp hệ thống hóa đơn với phần mềm quản lý bán hàng, kế toán để tự động hóa tối đa.
Kết luận
Gửi hóa đơn điện tử là bước không thể thiếu để hoàn thành nghĩa vụ lập và giao hóa đơn cho người mua. Việc thực hiện đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt mà còn tạo sự chuyên nghiệp, minh bạch trong quan hệ với khách hàng và đối tác.
Trong môi trường quản lý thuế số hóa năm 2026, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần xây dựng quy trình gửi hóa đơn điện tử rõ ràng, tận dụng tối đa tính năng của phần mềm và lưu trữ đầy đủ bằng chứng để đảm bảo hoạt động tuân thủ, an toàn và hiệu quả. Thực hiện tốt khâu gửi hóa đơn sẽ góp phần hoàn thiện toàn bộ quy trình quản lý hóa đơn điện tử của đơn vị.
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi