Hóa đơn GTGT kiêm phiếu thu là một loại hóa đơn được quy định trong hệ thống hóa đơn điện tử hiện hành. Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định rõ tên của các loại hóa đơn, trong đó có hóa đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu thu. Việc nhận biết đúng loại hóa đơn có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, tổ chức và người lập hóa đơn, bởi người bán phải sử dụng đúng tên hóa đơn và ký hiệu tương ứng khi phát hành.
1. Hóa đơn GTGT kiêm phiếu thu là gì?
Có thể hiểu, hóa đơn GTGT kiêm phiếu thu là loại hóa đơn được xác định riêng trong hệ thống các loại hóa đơn, thể hiện đặc điểm kết hợp giữa hóa đơn giá trị gia tăng và nội dung của phiếu thu theo tên gọi của loại hóa đơn.
Điểm cần lưu ý là không nên đồng nhất loại hóa đơn này với hóa đơn GTGT thông thường. Trong danh sách các loại hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hai loại được liệt kê riêng biệt:
- Hóa đơn giá trị gia tăng.
- Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế.
- Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu thu.
- Hóa đơn bán hàng.
- Hóa đơn bán tài sản công.
- Tem, vé, thẻ.
- Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.
Do đó, khi hệ thống lập hóa đơn yêu cầu lựa chọn loại hóa đơn, người sử dụng cần xác định đúng nghiệp vụ và loại hóa đơn tương ứng thay vì tự chuyển đổi giữa các loại.
>> Tham khảo: Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không?
2. Hóa đơn GTGT kiêm phiếu thu có phải hóa đơn điện tử không?
Trong hệ thống phân loại hóa đơn điện tử được tài liệu dẫn chiếu, hóa đơn GTGT kiêm phiếu thu được xác định là một loại hóa đơn.
Điều này có nghĩa là khi sử dụng, người bán vẫn phải tuân thủ các nguyên tắc quản lý hóa đơn điện tử có liên quan, bao gồm việc xác định đúng tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn.
Theo tài liệu về Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán phải sử dụng đúng tên của từng loại hóa đơn theo quy định tại Điều 8. Đối với ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn, việc xác định và sử dụng được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
3. Hóa đơn GTGT kiêm phiếu thu khác hóa đơn GTGT thông thường thế nào?
Điểm khác biệt trước hết nằm ở tên và loại hóa đơn.
| Tiêu chí | Hóa đơn GTGT | Hóa đơn GTGT kiêm phiếu thu |
|---|---|---|
| Tên hóa đơn | Hóa đơn giá trị gia tăng | Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu thu |
| Phân loại | Loại hóa đơn riêng | Loại hóa đơn riêng |
| Ký hiệu | Theo quy định tương ứng | Theo quy định tương ứng |
| Số hóa đơn | Quản lý theo nguyên tắc chung | Quản lý theo nguyên tắc chung |
| Đặc điểm | Hóa đơn GTGT | Hóa đơn có tên thể hiện tính chất kiêm phiếu thu |
Không nên căn cứ riêng vào việc hóa đơn có thể hiện số tiền thanh toán để kết luận đó là hóa đơn GTGT kiêm phiếu thu. Việc xác định loại hóa đơn phải dựa trên nghiệp vụ và quy định áp dụng.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
4. Quy định về tên hóa đơn
Tên hóa đơn là một trong những nội dung cần được xác định chính xác khi lập hóa đơn điện tử.
Theo tài liệu hướng dẫn Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán phải sử dụng đúng tên của từng loại hóa đơn. Trong đó, tên “Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu thu” được liệt kê như một loại hóa đơn độc lập.
Do đó, doanh nghiệp không nên tự đặt tên hoặc thay đổi tên loại hóa đơn theo nhu cầu trình bày nội bộ nếu việc thay đổi làm sai lệch loại hóa đơn theo quy định.
Đây cũng là lý do phần mềm hóa đơn điện tử cần được thiết lập danh mục loại hóa đơn phù hợp để người dùng lựa chọn chính xác khi lập chứng từ.
5. Quy định về ký hiệu hóa đơn
Bên cạnh tên hóa đơn, người lập cần quan tâm đến ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.
Tài liệu cung cấp quy định việc xác định và sử dụng các ký hiệu này được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Người nộp thuế cần sử dụng đúng ký hiệu tương ứng với từng loại hóa đơn để bảo đảm hóa đơn được lập đúng quy định.
Vì vậy, khi tạo mẫu hóa đơn GTGT kiêm phiếu thu trên phần mềm, kế toán cần kiểm tra:
- Tên loại hóa đơn.
- Ký hiệu mẫu số.
- Ký hiệu hóa đơn.
- Số hóa đơn.
- Nội dung hàng hóa, dịch vụ.
- Thông tin người bán và người mua.
- Giá trị giao dịch và các chỉ tiêu liên quan.
>> Tham khảo: Tổng hợp quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần biết từ 01/7/2026.
6. Quy định về số hóa đơn GTGT kiêm phiếu thu
Hóa đơn GTGT kiêm phiếu thu cũng phải tuân thủ nguyên tắc quản lý số hóa đơn theo quy định chung.
Theo tài liệu về Nghị định 254/2026/NĐ-CP, số hóa đơn:
- Được ghi bằng chữ số Ả-rập.
- Tối đa 08 chữ số.
- Bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hằng năm hoặc từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn.
- Kết thúc vào ngày 31/12.
- Tối đa đến số 99.999.999.
- Được lập liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
Trường hợp doanh nghiệp có nhiều cơ sở hoặc nhiều đơn vị cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu trên một hệ thống, số hóa đơn được xác định theo thời điểm người bán ký số hoặc ký điện tử trên hóa đơn và phải bảo đảm thứ tự liên tục.
7. Chữ ký trên hóa đơn GTGT kiêm phiếu thu
Việc ký hóa đơn cũng cần được thực hiện theo quy định chung về chữ ký trên hóa đơn điện tử.
Theo tài liệu về Nghị định 254/2026/NĐ-CP:
- Người bán là doanh nghiệp, tổ chức sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức.
- Người bán là cá nhân có thể sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được cá nhân ủy quyền theo quy định.
- Nhà cung cấp ở nước ngoài được sử dụng chữ ký điện tử theo quy định về giao dịch điện tử.
Tuy nhiên, tài liệu cũng lưu ý rằng không phải mọi hóa đơn điện tử đều bắt buộc có chữ ký số của người bán hoặc người mua. Một số trường hợp được miễn tiêu thức chữ ký được thực hiện theo quy định tương ứng tại Phụ lục của Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
8. Thời điểm ký số cần lưu ý
Một vấn đề kế toán nên kiểm tra là sự khác nhau giữa thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số.
Theo tài liệu, thời điểm ký số là thời điểm người bán hoặc người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử.
Nếu thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn, thời điểm ký số và việc gửi hóa đơn đến cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã, hoặc chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế đối với hóa đơn không có mã, phải được thực hiện chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn, trừ các trường hợp ngoại lệ được quy định.
9. Cần lưu ý gì khi lập hóa đơn GTGT kiêm phiếu thu?
Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm tra trước khi phát hành:
- Bước 1: Xác định đúng nghiệp vụ phát sinh.
- Bước 2: Xác định loại hóa đơn cần sử dụng.
- Bước 3: Kiểm tra tên hóa đơn và ký hiệu mẫu số.
- Bước 4: Kiểm tra ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn.
- Bước 5: Nhập thông tin người bán, người mua và nội dung giao dịch.
- Bước 6: Kiểm tra giá trị, thuế và các tiêu thức liên quan.
- Bước 7: Ký số và phát hành hóa đơn.
- Bước 8: Lưu trữ hóa đơn điện tử cùng hồ sơ giao dịch.
Đặc biệt, không nên tự suy diễn rằng mọi giao dịch có hoạt động thu tiền đều phải sử dụng hóa đơn GTGT kiêm phiếu thu. Tài liệu hiện có chỉ xác nhận đây là một loại hóa đơn được quy định, chưa cung cấp đầy đủ các trường hợp nghiệp vụ bắt buộc sử dụng loại hóa đơn này. Vì vậy, khi xử lý giao dịch cụ thể, doanh nghiệp cần đối chiếu thêm quy định chuyên ngành và hướng dẫn áp dụng tương ứng.
Kết luận
Hóa đơn GTGT kiêm phiếu thu là một loại hóa đơn được quy định riêng trong hệ thống hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Từ ngày 01/7/2026, người bán cần chú ý sử dụng đúng tên loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và quản lý số hóa đơn theo đúng quy định.
Để hạn chế sai sót, kế toán nên kiểm tra loại hóa đơn ngay từ bước đầu, đồng thời kiểm soát chặt chẽ số hóa đơn, chữ ký điện tử, thời điểm ký và dữ liệu gửi cơ quan thuế.
Trong thực tế, việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có danh mục loại hóa đơn được cập nhật theo quy định sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn đúng mẫu, quản lý số hóa đơn và tra cứu lịch sử phát hành khi cần.
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi