Từ ngày 01/01/2026, theo Nghị quyết 198/2025/QH15 và các quy định về chuyển đổi số thuế, toàn bộ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải chuyển sang tự kê khai thuế, bắt buộc sử dụng chữ ký số (CKS) để ký tờ khai thuế điện tử qua eTax, phát hành hóa đơn điện tử (đối với hộ doanh thu ≥1 tỷ đồng/năm), kê khai BHXH điện tử và các giao dịch hành chính công khác. Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay và con dấu, được quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP về giao dịch điện tử. Việc đăng ký chữ ký số không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn mang lại lợi ích lớn: tiết kiệm thời gian, giảm chi phí di chuyển, đảm bảo an toàn bảo mật và hỗ trợ quản lý kinh doanh chuyên nghiệp.
1. Tại sao hộ kinh doanh cần chữ ký số ngay từ năm 2026?
- Bắt buộc cho kê khai thuế: Ký tờ khai mẫu 01/CNKD trên eTax Mobile hoặc thuedientu.gdt.gov.vn.
- Phát hành hóa đơn điện tử: Hộ ≥1 tỷ đồng/năm phải dùng hóa đơn có mã cơ quan thuế hoặc từ máy tính tiền kết nối.
- Giao dịch khác: Kê khai BHXH, hải quan điện tử (nếu xuất nhập khẩu), dịch vụ công trực tuyến.
- Ưu đãi chuyển đổi: Năm đầu 2026, cơ quan thuế hỗ trợ miễn phí hướng dẫn, miễn phạt vi phạm thủ tục.
Không có chữ ký số, hộ kinh doanh sẽ gặp khó khăn trong nộp thuế đúng hạn, bị phạt chậm nộp (0,03%/ngày).
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Các nhà cung cấp chữ ký số uy tín được công nhận năm 2026
Theo danh sách của Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC – Bộ Khoa học và Công nghệ), Việt Nam có khoảng 20-25 nhà cung cấp được cấp phép. Các nhà phổ biến, hỗ trợ tốt cho hộ kinh doanh:
- Thái Sơn ECA: Uy tín cao, mạng lưới rộng, hỗ trợ tốt.
- VNPT-CA: Tích hợp tốt với dịch vụ công.
- FastCA: Top 3 phổ biến, hỗ trợ nhanh, ký từ xa trên mobile.
- EasyCA: Đăng ký online nhanh, bàn giao trong 1 giờ.
- MISA eSign: Tích hợp phần mềm kế toán, hóa đơn MISA.
- BKAV-CA: Bảo mật cao.
- Các nhà khác: FPT-CA, TrustCA, SafeCA, NewCA…
Khuyến nghị chọn nhà cung cấp có hỗ trợ 24/7, tích hợp eTax và giá cạnh tranh (khoảng 800.000 – 2.000.000 đồng cho 1-3 năm).
>> Tham khảo: Từ 01/01/2026, hộ kinh doanh nộp chậm hồ sơ khai thuế bị xử phạt ra sao?
3. Hồ sơ chuẩn bị đăng ký chữ ký số cho hộ kinh doanh
Hồ sơ đơn giản hơn so với doanh nghiệp, chủ yếu là giấy tờ cá nhân của chủ hộ:
- Bản sao (không cần công chứng mới nhất 2026) Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (nếu có).
- Bản sao Căn cước công dân (CCCD) hoặc CMND/Hộ chiếu còn hiệu lực của chủ hộ/người đại diện.
- Số điện thoại và email chính chủ (để nhận OTP xác thực).
- Đối với ký từ xa: Điện thoại thông minh hỗ trợ app.
Một số nhà cung cấp chỉ cần ảnh chụp CCCD và xác thực trực tuyến.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
4. Hướng dẫn đăng ký chữ ký số chi tiết
Quy trình đăng ký hiện đại hóa năm 2026, hầu hết thực hiện online, không cần đến quầy.
Bước 1: Chọn nhà cung cấp và gói dịch vụ
- Truy cập website nhà cung cấp (ví dụ: viettel-ca.vn, fastca.vn, easyca.vn, esign.misa.vn).
- Chọn gói phù hợp: USB Token (truyền thống) hoặc Remote Signing (ký từ xa trên app di động, tiện lợi hơn cho hộ nhỏ).
- Giá tham khảo: 1 năm ~800.000đ, 3 năm ~1.500.000đ (bao gồm gia hạn miễn phí nếu đủ điều kiện).
Bước 2: Đăng ký thông tin online
- Điền form: Họ tên chủ hộ, số CCCD, mã số thuế (hoặc số định danh cá nhân), địa chỉ kinh doanh, số điện thoại, email.
- Tải lên ảnh chụp/paper scan CCCD và Giấy đăng ký hộ kinh doanh.
- Chọn hình thức thanh toán: Chuyển khoản hoặc ví điện tử.
Bước 3: Xác thực danh tính
- Nhà cung cấp liên hệ video call (qua Zalo/Zoom) để xác minh (chỉ 5-10 phút).
- Hoặc nhận OTP qua SMS/email.
- Với FastCA/EasyCA: Hoàn tất trong 1 giờ, bàn giao chứng thư số ngay.
>> Tham khảo: Các hành vi bị cấm trong sử dụng hóa đơn điện tử.
Bước 4: Nhận và kích hoạt chữ ký số
- USB Token: Nhận thiết bị qua bưu điện hoặc tận nơi (1-2 ngày).
- Ký từ xa: Tải app (MISA eSign, FastCA app…), đăng nhập và kích hoạt ngay.
- Cài đặt phần mềm hỗ trợ (Java hoặc tool của nhà cung cấp) để ký trên máy tính.
Bước 5: Đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế
- Truy cập thuedientu.gdt.gov.vn hoặc eTax Mobile.
- Đăng nhập bằng mã số thuế/số định danh.
- Vào phần “Quản lý chứng thư số” → Thêm chữ ký số mới (hệ thống tự nhận diện nếu cắm Token hoặc qua app).
- Sau đó, dùng để ký tờ khai thuế đầu tiên (quý I/2026 nộp trước 30/04/2026).
Lưu ý quan trọng khi đăng ký và sử dụng:
- Thời gian: Nên đăng ký sớm trước cuối 2025 để tránh ùn tắc đầu 2026.
- Chi phí: So sánh gói gia hạn, một số nhà cung cấp miễn phí cấp bù hạn.
- Bảo mật: Không chia sẻ PIN Token hoặc mật khẩu app.
- Hỗ trợ: Liên hệ hotline nhà cung cấp hoặc Chi cục Thuế địa phương (hotline 1800-1523).
- Trường hợp đặc biệt: Hộ dưới 500 triệu đồng/năm không bắt buộc hóa đơn điện tử đầy đủ, nhưng vẫn cần chữ ký số để kê khai thuế nếu chịu thuế.
- Lỗi thường gặp: Token không nhận diện → Cài driver mới; Ký từ xa → Cập nhật app.
>> Tham khảo: Thời điểm xuất hóa đơn điện tử.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi