Lưu trữ hóa đơn điện tử (HĐĐT) không còn là “việc của kế toán” mà đã trở thành nghĩa vụ pháp lý trực tiếp của người nộp thuế, được quy định cực kỳ nghiêm ngặt tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Thông tư 32/2025/TT-BTC và Luật Quản lý thuế 2019 (sửa đổi 2024). Sai một lỗi nhỏ cũng có thể bị phạt tới 500 triệu đồng hoặc bị xếp vào nhóm rủi ro cao, dẫn đến kiểm tra thuế liên tục 3–5 năm. Dưới đây là toàn bộ quy định mới nhất (cập nhật đến 02/12/2025) mà mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh, kế toán trưởng cần in ra dán tường.
1. Thời hạn lưu trữ: bắt buộc 10 năm
- Điều 23 Nghị định 70/2025: Tất cả hóa đơn điện tử (cả đầu ra và đầu vào) phải được lưu trữ đầy đủ, nguyên vẹn ít nhất 10 năm kể từ ngày lập hóa đơn hoặc ngày kết thúc năm tài chính (tùy thời điểm nào muộn hơn).
- Hóa đơn lập ngày 31/12/2025 → phải lưu đến ít nhất 31/12/2035.
- Hóa đơn của dự án kéo dài (xây dựng cơ bản, BOT…) phải lưu trong suốt thời gian dự án + thêm 10 năm sau khi quyết toán xong.
- Doanh nghiệp giải thể, phá sản: người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm bàn giao dữ liệu lưu trữ cho cơ quan thuế hoặc tổ chức lưu trữ chuyên nghiệp trước khi xóa sổ.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Hình thức lưu trữ được chấp nhận
Từ 01/6/2025, chỉ được lưu trữ theo một trong 3 cách sau:
A. Lưu trữ trên hệ thống của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đã được Tổng cục Thuế công bố (Thái Sơn, VNPT, Viettel, EasyInvoice, BKAV,…): cách phổ biến nhất, chi phí 2–8 triệu đồng/năm tùy dung lượng.
B. Lưu trữ trên máy chủ riêng của doanh nghiệp (self-hosted):
- Phải đạt chuẩn Tier 3, có backup đa vùng miền.
- Phải ký hợp đồng với ít nhất 1 tổ chức cung cấp dịch vụ để dự phòng khi mất dữ liệu.
- Phải đăng ký với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi áp dụng.
C. Lưu trữ tại nước ngoài (chỉ áp dụng cho tập đoàn đa quốc gia):
- Được phép nếu có cam kết cho phép cơ quan thuế Việt Nam truy cập 24/7 không cần VPN.
- Có máy chủ dự phòng tại Việt Nam.
- Đã được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản (hiện mới có 7 tập đoàn được duyệt: Samsung, Intel, LG, Toyota, Unilever, Coca-Cola, P&G).
Cấm tuyệt đối: lưu trên Google Drive, Dropbox, OneDrive cá nhân, email, USB, ổ cứng rời không có nhật ký truy cập.
>> Tham khảo: Hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.
3. Nội dung bắt buộc phải lưu trữ
Mỗi hóa đơn phải lưu đồng thời 4 lớp dữ liệu:
- File XML gốc đã ký số điện tử (bắt buộc).
- File PDF/A-3 có chữ ký số và hình dấu của người bán.
- File chứng thư số của người ký + nhật ký truyền nhận với cơ quan thuế.
- Nhật ký truy cập (audit log): ai xem, tải, xóa lúc nào, từ IP nào.
4. Trách nhiệm của từng bên trong chuỗi lưu trữ
| Bên liên quan | Trách nhiệm cụ thể |
|---|---|
| Người bán (doanh nghiệp, hộ KD) | Lưu trữ hóa đơn đầu ra + đầu vào 10 năm, chịu trách nhiệm chính khi cơ quan thuế yêu cầu cung cấp. |
| Người mua | Phải lưu hóa đơn đầu vào ít nhất 10 năm để làm căn cứ khấu trừ, hoàn thuế. |
| Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử | Lưu trữ hộ khách hàng 10 năm kể cả khi khách đã chấm dứt hợp đồng. |
| Cơ quan thuế | Lưu trữ toàn bộ dữ liệu nhận được vĩnh viễn. |
5. Quy định về chuyển đổi, sao lưu, khôi phục
- Hàng quý phải sao lưu dữ liệu ra ít nhất 2 bản vật lý (ổ cứng mã hóa hoặc băng từ) và lưu ở 2 địa điểm khác nhau (cách nhau ít nhất 50 km).
- Khi thay đổi nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, phải chuyển toàn bộ dữ liệu cũ sang nhà cung cấp mới trong vòng 30 ngày, có biên bản bàn giao.
- Khi nâng cấp phần mềm hoặc chuyển định dạng (XML 2.0 → 3.0 từ 01/01/2026), phải đảm bảo dữ liệu cũ vẫn đọc được mà không mất mát.
6. Mức phạt cực nặng nếu vi phạm lưu trữ (Nghị định 125/2020 sửa đổi 2025)
| Hành vi | Mức phạt (đồng) | Hậu quả kèm theo |
|---|---|---|
| Không lưu trữ đủ 10 năm | 20–50 triệu | |
| Lưu trữ sai định dạng, thiếu file XML | 30–70 triệu | |
| Mất dữ liệu (dù chỉ 1 hóa đơn) | 100–300 triệu | Bị xếp nhóm rủi ro cao 5 năm |
| Từ chối cung cấp dữ liệu khi cơ quan thuế yêu cầu | 200–500 triệu + truy cứu hình sự nếu cố ý | Tạm dừng sử dụng hóa đơn điện tử 6–12 tháng |
| Lưu trữ trên cloud nước ngoài không được phép | 300–500 triệu + tịch thu toàn bộ hệ thống | Thu hồi mã số thuế điện tử |
7. Một số lưu ý thực tế
- Hộ kinh doanh dưới 1 tỷ đồng/năm: vẫn phải tự lưu trữ 10 năm, không được ỷ lại hoàn toàn vào nhà cung cấp.
- Hóa đơn điều chỉnh, thay thế, hủy: phải lưu cả bản cũ lẫn bản mới, kèm biên bản giải trình.
- Doanh nghiệp sáp nhập: bên nhận sáp nhập phải tiếp nhận toàn bộ dữ liệu lưu trữ của bên bị sáp nhập.
- Hóa đơn từ máy tính tiền: phải lưu cả dữ liệu thô từ máy tính tiền (raw data) + hóa đơn đã truyền.
>> Tham khảo: Lợi ích khi áp dụng hóa đơn điện tử kinh doanh xăng dầu.
8. Giải pháp đang được doanh nghiệp áp dụng nhiều nhất
- Ký hợp đồng dài hạn (3–5 năm) với các nhà cung cấp lớn để được giá tốt + cam kết lưu trữ trọn đời.
- Sử dụng phần mềm có tính năng “kho lưu trữ tập trung” (Thái Sơn E-invoice…).
- Mua thêm dịch vụ “lưu trữ mở rộng” (khoảng 500.000–2 triệu đồng/năm cho 1TB).
- Thuê tổ chức lưu trữ chuyên nghiệp nếu doanh nghiệp xuất hóa đơn trên 500.000 hóa đơn/năm.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi