Lợi ích khi áp dụng hóa đơn điện tử kinh doanh xăng dầu

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành công cụ then chốt trong quản lý thuế và kinh doanh, đặc biệt tại lĩnh vực xăng dầu – một ngành nhạy cảm với rủi ro cao về thất thu thuế và gian lận thương mại. Năm 2025 đánh dấu bước ngoặt lớn với Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/6/2025), yêu cầu bắt buộc xuất hóa đơn điện tử từng lần bán hàng tại các trạm xăng dầu, kết nối trực tiếp với cơ quan thuế. Điều này không chỉ nâng cao minh bạch mà còn thúc đẩy chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp giảm chi phí và tối ưu vận hành. Với hơn 92% cửa hàng xăng dầu đã áp dụng hóa đơn điện tử tự động vào tháng 4/2025, ngành này đang dẫn đầu trong hành trình số hóa quốc gia.

1. Khái niệm và tầm quan trọng của hóa đơn điện tử trong kinh doanh xăng dầu

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập, quản lý và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, tuân thủ Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025). Trong lĩnh vực xăng dầu, hóa đơn điện tử không chỉ ghi nhận giao dịch bán lẻ mà còn tích hợp dữ liệu đo lường (thể tích, giá cả) từ trụ bơm thông minh, đảm bảo tính chính xác và chống thất thoát.

Tầm quan trọng nổi bật:

• Minh bạch hóa doanh thu: Xăng dầu là mặt hàng thiết yếu, doanh thu hàng ngày lên đến hàng tỷ đồng. Hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế theo dõi thời gian thực, giảm tình trạng “bán chui” hoặc điều chỉnh số liệu.
• Tuân thủ pháp lý: Theo Công văn 436/TTTN-XD ngày 17/4/2025 của Bộ Công Thương, các thương nhân đầu mối, phân phối xăng dầu phải hoàn thành số hóa trước 30/4/2025, nếu không sẽ bị thu hồi giấy phép kinh doanh.
• Lợi ích kinh tế: Giảm 80% chi phí in ấn, lưu trữ; tăng tốc độ xử lý giao dịch từ 5-10 phút xuống dưới 30 giây.

Đến tháng 2/2025, khoảng 70% cửa hàng bán lẻ xăng dầu đã áp dụng hóa đơn điện tử tự động, theo Cục Thuế. Đến tháng 10/2025, tỷ lệ này đạt gần 100%, nhờ các chỉ đạo qua Công điện 88/CĐ-TTg ngày 12/6/2025.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Biên bản điều chỉnh hóa đơn.

2. Khung pháp lý và quy định mới nhất năm 2025

Khung pháp lý chính bao gồm:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định thời điểm xuất hóa đơn điện tử là khi kết thúc bán hàng (Điểm i, Khoản 4, Điều 9).
• Nghị định 70/2025/NĐ-CP (20/3/2025): Bổ sung bắt buộc hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cho bán lẻ xăng dầu; xử lý sai sót bằng điều chỉnh/thay thế thay vì hủy; ký hiệu hóa đơn điện tử 6 ký tự (loại, năm, mã).
• Thông tư 32/2025/TT-BTC (31/5/2025): Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử cho cho thuê tài chính và chuyển tiếp.
• Công văn 436/TTTN-XD: Yêu cầu số hóa trước 30/4/2025, kết nối dữ liệu với hệ thống.

Từ 01/6/2025, hóa đơn điện tử phải xuất cho mọi khách hàng, kể cả cá nhân không kinh doanh, và quét mã QR cho tem sản phẩm chịu thuế TTĐB (rượu, bia, thuốc lá liên quan). Vi phạm có thể bị phạt 4-8 triệu đồng hoặc thu hồi giấy phép.

>> Tham khảo: 5 rủi ro thường gặp khi kê khai thuế GTGT đầu vào.

3. Quy trình triển khai hóa đơn điện tử trong kinh doanh xăng dầu

Quy trình triển khai được thiết kế đơn giản nhưng chặt chẽ, tập trung vào tích hợp công nghệ:

Ví dụ: Tại trạm xăng Petrolimex, sau khi khách bơm 20 lít xăng A95 (giá 25.000đ/lít), hệ thống tự động tính tổng 500.000đ, xuất hóa đơn điện tử điện tử ký số, gửi email/SMS cho khách và báo cáo thuế thời gian thực.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Các giải pháp công nghệ nổi bật năm 2025

Năm 2025 chứng kiến sự bùng nổ các giải pháp chuyên biệt cho xăng dầu:

• E-invoice (Thái Sơn): Hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử nhanh tại trạm bán lẻ, kết nối tự động với thuế, phù hợp doanh nghiệp lớn. Với 20 năm kinh nghiệm, giải pháp này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
• EasyInvoice (SoftDreams): Phổ biến nhất Việt Nam, cập nhật Nghị định 70, cảnh báo thu hồi giấy phép nếu không tuân thủ sau 30/4/2025.
• VTC POS: Đáp ứng Thông tư 32/2024, xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, hỗ trợ tra cứu qua 3 cách (website Petrolimex, app, etax).

Petrolimex dẫn đầu với thí điểm từ 2018, triển khai toàn quốc từ 01/6/2025, ký số và gửi hóa đơn điện tử ngay sau giao dịch.

>> Tham khảo: Cách lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định mới nhất 2025.

5. Lợi ích và thách thức khi áp dụng

Lợi ích:

• Đối với doanh nghiệp: Giảm chi phí lưu trữ 70-80%; tăng tốc độ giao dịch; dễ dàng báo cáo doanh thu, tránh kiểm tra thủ công.
• Đối với cơ quan quản lý: Theo dõi thất thu thuế (ước tính giảm 20-30% gian lận).
• Đối với khách hàng: Tra cứu hóa đơn điện tử dễ dàng qua mã QR hoặc app, hỗ trợ khấu trừ thuế TNCN/GTGT.

Thách thức:

• Chi phí đầu tư ban đầu cao (trụ bơm thông minh 50-100 triệu đồng/trạm).
• Đào tạo nhân viên: Nhiều cửa hàng nhỏ lẻ gặp khó khăn với công nghệ.
• Rủi ro an ninh mạng: Dữ liệu nhạy cảm cần bảo mật cao.

>> Tham khảo: Hóa đơn VAT; Hóa đơn thay thế.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/