Quy định thời điểm lập hóa đơn điện tử theo Nghị Định 70/2025/NĐ-CP

Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 1/6/2025, sửa đổi và bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã đưa ra các quy định chi tiết về thời điểm lập hóa đơn điện tử, nhằm đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số và nâng cao hiệu quả quản lý thuế tại Việt Nam. Quy định này không chỉ chuẩn hóa quy trình lập hóa đơn mà còn đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong việc ghi nhận doanh thu, từ đó giảm thiểu rủi ro vi phạm pháp luật thuế. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các quy định về thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, phạm vi áp dụng, ý nghĩa, tác động và những lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh.

1. Tổng quan về Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Nghị định 70/2025/NĐ-CP được ban hành nhằm hoàn thiện khung pháp lý cho hóa đơn điện tử, phù hợp với xu hướng hiện đại hóa quản lý thuế và các hoạt động kinh doanh đa dạng.

Một trong những nội dung quan trọng của Nghị định là xác định rõ thời điểm lập hóa đơn điện tử cho các loại giao dịch khác nhau, từ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đến các lĩnh vực đặc thù như xuất khẩu, casino hay thương mại điện tử.

Quy định này giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật, tránh các hình phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đồng thời hỗ trợ cơ quan thuế quản lý doanh thu hiệu quả hơn.

Thời điểm lập hóa đơn là yếu tố then chốt, ảnh hưởng trực tiếp đến việc ghi nhận doanh thu, tính toán thuế và báo cáo tài chính.

Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã cụ thể hóa thời điểm này theo từng loại hình kinh doanh, đảm bảo phù hợp với thực tiễn và đặc thù của từng ngành.

2. Quy định thời điểm lập hóa đơn theo loại hình giao dịch

Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn điện tử dựa trên bản chất của giao dịch, với các trường hợp cụ thể như sau:

2.1. Đối với bán hàng hóa

Theo Nghị định, thời điểm lập hóa đơn điện tử cho bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, bất kể việc thanh toán đã được thực hiện hay chưa. Quy định này nhấn mạnh vào thời điểm hoàn tất giao dịch về mặt pháp lý, thay vì phụ thuộc vào thời điểm thu tiền.

Ví dụ, một công ty bán đồ nội thất giao hàng cho khách vào ngày 8/7/2025, thì hóa đơn điện tử phải được lập ngay tại thời điểm giao hàng, dù khách hàng thanh toán ngay hay theo hình thức trả sau. Điều này khác với các quy định trước đây, khi thời điểm lập hóa đơn thường gắn liền với việc thu tiền, gây khó khăn trong quản lý thuế.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Mẫu hóa đơn điện tử.

2.2. Đối với cung cấp dịch vụ

Đối với các giao dịch cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn được quy định như sau:

• Khi hoàn thành cung cấp dịch vụ: Hóa đơn điện tử phải được lập ngay khi dịch vụ hoàn tất. Ví dụ, một công ty quảng cáo hoàn thành chiến dịch vào ngày 10/7/2025 sẽ lập hóa đơn vào cùng ngày.

• Khi thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ: Nếu doanh nghiệp nhận thanh toán trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, hóa đơn phải được lập tại thời điểm thu tiền. Ví dụ, một trung tâm ngoại ngữ thu học phí vào ngày 5/7/2025 cho khóa học bắt đầu sau đó sẽ lập hóa đơn ngay tại thời điểm thu tiền.

Quy định này giúp đảm bảo doanh thu từ dịch vụ được ghi nhận đúng thời điểm, tạo điều kiện cho cơ quan thuế kiểm soát chặt chẽ hơn.

2.3. Đối với xuất khẩu hàng hóa

Trong trường hợp xuất khẩu hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn điện tử là chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo sau khi hoàn tất thủ tục thông quan. Quy định này đảm bảo rằng hóa đơn chỉ được lập sau khi hàng hóa được cơ quan hải quan xác nhận xuất khẩu, tránh trường hợp lập hóa đơn trước khi giao dịch hoàn tất.

Ví dụ, nếu một lô hàng xuất khẩu hoàn tất thủ tục thông quan vào ngày 15/7/2025, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử chậm nhất vào ngày 16/7/2025 (hoặc ngày làm việc tiếp theo nếu ngày 16/7 là ngày nghỉ).

>> Tham khảo: Cách ghi địa chỉ trên hóa đơn sau khi sáp nhập đơn vị hành chính.

2.4. Đối với các lĩnh vực đặc thù

Nghị định 70/2025/NĐ-CP cũng đưa ra quy định riêng cho các lĩnh vực kinh doanh đặc thù, bao gồm:

• Casino, trò chơi điện tử có thưởng, kinh doanh vé số: Hóa đơn điện tử phải được lập chậm nhất 1 ngày sau khi xác định doanh thu. Điều này phù hợp với đặc thù của các ngành này, nơi doanh thu thường được xác định theo chu kỳ hoặc sau khi kết thúc phiên hoạt động.

• Dịch vụ thương mại điện tử, cung cấp nội dung số: Hóa đơn được lập khi hoàn thành cung cấp dịch vụ hoặc khi thu tiền, tùy thời điểm nào đến trước.

• Kinh doanh xăng dầu, điện, nước sạch: Hóa đơn được lập ngay sau giao dịch hoặc theo chu kỳ thanh toán (tháng, quý) nếu có thỏa thuận với khách hàng.

2.5. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Đối với các hộ và cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên hoặc thuộc các ngành như bán lẻ, ăn uống, vận tải, Nghị định yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế. Thời điểm lập hóa đơn là ngay tại thời điểm giao dịch, đảm bảo dữ liệu được truyền trực tiếp đến Tổng cục Thuế.

Ví dụ, một cửa hàng bán lẻ sử dụng máy tính tiền để xuất hóa đơn sẽ lập hóa đơn ngay khi khách hàng thanh toán vào ngày 8/7/2025, và dữ liệu được truyền về cơ quan thuế gần như tức thời.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Ý nghĩa và tác động của quy định

3.1. Đối với doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh

Quy định về thời điểm lập hóa đơn mang lại nhiều lợi ích:

• Tăng tính minh bạch: Lập hóa đơn đúng thời điểm giúp doanh nghiệp ghi nhận doanh thu chính xác, tránh sai sót trong kế toán.

• Giảm rủi ro pháp lý: Vi phạm thời điểm lập hóa đơn có thể bị phạt từ 4 đến 8 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Quy định mới giúp doanh nghiệp tuân thủ dễ dàng hơn.

• Hỗ trợ chuyển đổi số: Việc sử dụng hóa đơn điện tử và máy tính tiền kết nối trực tiếp với cơ quan thuế giảm thiểu thủ tục hành chính.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đầu tư vào phần mềm hóa đơn điện tử và đào tạo nhân sự để đáp ứng yêu cầu mới.

3.2. Đối với cơ quan thuế

Quy định này giúp cơ quan thuế quản lý doanh thu hiệu quả hơn, đặc biệt trong các ngành có rủi ro trốn thuế cao như casino, vé số, hoặc thương mại điện tử. Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cho phép thu thập dữ liệu giao dịch theo thời gian thực, tăng cường giám sát và giảm thất thoát thuế.

>> Tham khảo: Việc xóa bỏ thuế khoán tác động thế nào đến hộ kinh doanh?

4. Lưu ý cho doanh nghiệp khi áp dụng

Để tuân thủ quy định, doanh nghiệp cần:

• Cập nhật phần mềm: Sử dụng phần mềm như Thái Sơn E-invoice, Misa Meinvoice… đã được cập nhật theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

• Đào tạo nhân sự: Đảm bảo nhân viên kế toán nắm rõ thời điểm lập hóa đơn cho từng loại giao dịch.

• Kiểm tra địa chỉ: Từ 1/7/2025, địa chỉ trên hóa đơn cần phù hợp với địa giới hành chính mới sau sáp nhập đơn vị hành chính.

• Xử lý sai sót: Thay vì hủy hóa đơn sai, doanh nghiệp lập văn bản thỏa thuận với người mua và điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.

>> Tham khảo: Từ 1/7/2025: Dùng số định danh cá nhân thay mã số thuế cần lưu ý gì?

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/