Nguyên tắc lập hóa đơn theo hợp đồng

Hợp đồng là khái niệm không còn xa lạ gì đối với doanh nghiệp trong thời đại kinh tế phát triển như hiện nay. Chính vì thế, xuất hóa đơn theo hợp đồng cũng là nghiệp vụ mà kế toán cần lưu ý.

1. Hợp đồng là gì?

Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự. Định nghĩa này thể hiện sự tiến bộ và hợp lý bởi lẽ khái niệm hợp đồng vừa thể hiện sự ngắn gọn, súc tích vừa mang tính khái quát cao được hiểu là bao gồm tất cả các loại hợp đồng theo nghĩa rộng (hợp đồng dân sự, hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế, hợp đồng chuyển giao công nghệ…) chứ không chỉ là các hợp đồng dân sự theo nghĩa hẹp đơn thuần.

>> Tham khảo: Quy định các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Theo Điều 119, Hình thức giao dịch dân sự gồm:

• Giao dịch dân sự được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể.
• Giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử được coi là giao dịch bằng văn bản.

– Trường hợp luật quy định giao dịch dân sự phải được thể hiện bằng văn bản có công chứng, chứng thực, đăng ký thì phải tuân theo quy định đó.”

– Hợp đồng dân sự có hiệu lực vào một trong các thời điểm sau đây:

• Hợp đồng miệng có hiệu lực tại thời điểm các bên các bên đã trực tiếp thỏa thuận với nhau về những nội dung chủ yếu của hợp đồng.
• Hợp đồng bằng văn bản thường, có hiệu lực tại thời điểm bên sau cùng kí vào văn bản hợp đồng.
• Hợp đồng bằng văn bản có công chứng, chứng thực, đăng ký có hiệu lực tại thời điểm văn bản hợp đồng được công chứng, chứng thực, đăng ký.
• Hợp đồng còn có thể có hiệu lực sau các thời điểm nói trên nếu các bên đã tự thỏa thuận để xác định hoặc trong trường hợp mà pháp luật quy định cụ thể.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Nội dung hóa đơn theo hợp đồng

Để biết cách viết hóa đơn theo hợp đồng chi tiết, kế toán có thể tham khảo hướng dẫn dưới đây:

• Mục ngày/tháng/năm: Tuân thủ theo đúng thời điểm lập hóa đơn của Bộ Tài Chính.
• Thông tin bên bán: Có sẵn trên hóa đơn.
• Thông tin bên mua: Hóa đơn cần thể hiện đầy đủ các tiêu thức gồm họ tên người mua hàng, tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, hình thức thanh toán (TM – tiền mặt, CK – chuyển khoản, TM/CK – chưa xác định hình thức thanh toán).
• Đồng tiền ghi trên hóa đơn: Kế toán lưu ý không làm tròn số lẻ trên hóa đơn theo hợp đồng. Người mua thanh toán bằng ngoại tệ theo đúng quy định thì cần ghi tổng số tiền thanh toán bằng nguyên tệ và ghi tiếng Việt bằng chữ. Trường hợp thanh toán ngoại tệ thì dựa theo tỷ lệ giao dịch bình quân của thị trường tại thời điểm lập hóa đơn để ghi trên hóa đơn giá ngoại tệ với đồng Việt Nam.
• Chữ ký: Đối với người bán, chữ ký có thể do thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Đối với bên mua, tùy theo trường hợp, một số trường hợp được miễn chữ ký người mua.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Nguyên tắc lập hóa đơn

Khi viết hóa đơn theo các hợp đồng kinh tế, kế toán cần lưu ý các nguyên tắc:

• Các trường hợp lập hóa đơn: Khi phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, bao gồm cả trường hợp hàng hóa, dịch vụ sử dụng để quảng cáo, khuyến mại, cho biếu tặng, trao đổi, bồi thường hiện vật cho người lao động, trừ trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng hoặc luân chuyển nội bộ.
• Nội dung ghi trên hóa đơn theo hợp đồng phải đầy đủ, chính xác theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Hóa đơn theo hợp đồng phải được lập theo thứ tự, xuyên suốt từ nhỏ đến lớn.
• Viết hóa đơn cần đảm bảo các điều kiện về bảo mật, tránh việc bị thay đổi, rò rỉ dữ liệu, mất dữ liệu kế toán.
• Trường hợp sử dụng hóa đơn giấy, dựa theo quy định của từng loại hóa đơn, kế toán cần lập thành nhiều liên khác nhau, các liên phải có sự đồng nhất về số hóa đơn, mỗi liên chỉ được in một lần và từ lần thứ 2 là bản sao.

>> Tham khảo: Hồ sơ khai thuế TNDN gồm những gì?

Kết luận

Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel: 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/