Hóa đơn điều chỉnh là một loại hóa đơn điện tử quan trọng trong hệ thống quản lý thuế tại Việt Nam, được sử dụng để sửa chữa các sai sót hoặc điều chỉnh các thay đổi phát sinh sau khi hóa đơn gốc đã được lập và gửi cho người mua. Với sự phát triển của chuyển đổi số, việc lập hóa đơn điều chỉnh không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn giảm thiểu rủi ro phạt hành chính, đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch kinh tế. Theo các quy định mới nhất năm 2025, đặc biệt là Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy trình lập hóa đơn điều chỉnh đã được đơn giản hóa, loại bỏ một số thủ tục rườm rà trước đây như bắt buộc hủy hóa đơn sai sót.
1. Cơ sở pháp lý về hóa đơn điều chỉnh
Hóa đơn điều chỉnh được quy định chủ yếu tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP (ban hành ngày 20/03/2025, hiệu lực từ 01/06/2025).
Nghị định này sửa đổi Điều 19 về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, cho phép lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế mà không cần hủy hóa đơn cũ.
Thông tư 32/2025/TT-BTC (ban hành ngày 15/05/2025) hướng dẫn chi tiết thi hành, bao gồm cấu trúc hóa đơn, ký hiệu và các tiêu chí rủi ro, nhưng tập trung vào việc linh hoạt hóa quy trình xử lý sai sót.
Trước ngày 01/06/2025, áp dụng Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, nơi hóa đơn điều chỉnh chỉ áp dụng cho một số sai sót cụ thể như sai mã số thuế, số tiền, thuế suất.
Từ ngày 01/06/2025, quy định mới mở rộng, cho phép lập một hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai sót trong cùng tháng với cùng người mua, kèm bảng kê chi tiết. Điều này giúp giảm thủ tục hành chính, phù hợp với mục tiêu chuyển đổi số quốc gia.
>> Tham khảo: Hướng dẫn chi tiết kê khai hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh.
2. Các trường hợp cần lập hóa đơn điều chỉnh
Hóa đơn điều chỉnh được lập trong các tình huống sau:
- Sai sót trên hóa đơn gốc: Bao gồm sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT, hoặc hàng hóa/dịch vụ không đúng quy cách, chất lượng. Ví dụ, nếu hóa đơn ghi sai đơn giá sản phẩm, cần điều chỉnh để phản ánh đúng giá trị thực tế.
- Thay đổi giá trị hoặc khối lượng: Khi thanh toán thực tế hoặc quyết toán có sự khác biệt so với hóa đơn gốc, do kết luận của cơ quan nhà nước hoặc thỏa thuận giữa các bên.
- Chiết khấu thương mại: Dựa trên số lượng, doanh số, lập hóa đơn điều chỉnh trên lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo, kèm bảng kê chi tiết lưu tại đơn vị.
- Trả lại hàng hóa/dịch vụ: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh khi khách hàng trả hàng toàn bộ hoặc một phần. Nếu có thỏa thuận, người mua có thể lập hóa đơn trả lại, đặc biệt với tài sản cần đăng ký quyền sở hữu như ô tô, bất động sản.
- Lĩnh vực đặc thù:
- Bảo hiểm: Hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới.
- Bất động sản, xây dựng: Hủy hoặc chấm dứt giao dịch.
- Tổ chức tín dụng: Hoàn phí dịch vụ thanh toán.
- Viễn thông: Điều chỉnh khi sử dụng thẻ trả trước cho dịch vụ khác.
Trong ngành hàng không, hóa đơn đổi/hoàn chứng từ vận chuyển được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần ghi dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn…”.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn thay thế.
3. Các bước lập hóa đơn điều chỉnh chi tiết
Quy trình lập hóa đơn điều chỉnh theo Nghị định 70/2025 gồm bốn bước chính, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ:
Bước 1: Xác định và thỏa thuận sai sót
- Xác định rõ nội dung sai sót (mã số thuế, số tiền, thuế suất, v.v.) và đánh giá mức độ.
- Đối với doanh nghiệp/tổ chức: Lập biên bản thỏa thuận bằng văn bản giữa bên bán và bên mua, ghi rõ lý do, số tiền điều chỉnh (không bao gồm thuế GTGT), và số tiền thuế GTGT theo hóa đơn gốc. Biên bản này là bắt buộc và phải lưu để xuất trình khi cơ quan thuế kiểm tra.
- Đối với cá nhân: Người bán chỉ cần thông báo cho người mua qua email, SMS hoặc đăng trên website (nếu có), không bắt buộc biên bản.
>> Tham khảo: Hộ kinh có được áp dụng giảm trừ gia cảnh khi nộp thuế TNCN?
Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử (như MISA meInvoice, EasyInvoice) để lập hóa đơn mới.
- Nội dung bắt buộc:
- Dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Ghi giá trị điều chỉnh: Dấu dương (+) cho tăng, dấu âm (-) cho giảm. Chỉ ghi phần chênh lệch, không ghi lại toàn bộ hóa đơn gốc.
- Nếu sai một chỉ tiêu, điều chỉnh các chỉ tiêu liên quan (ví dụ: sai thuế suất thì điều chỉnh tiền thuế và tổng thanh toán).
- Đối với hóa đơn điều chỉnh nhiều hóa đơn: Kèm bảng kê chi tiết (Mẫu 01/BK-ĐCTT theo Phụ lục IA Nghị định 70/2025), liệt kê các hóa đơn gốc sai sót.
- Cấu trúc hóa đơn theo Thông tư 32/2025: Phân thành 3 phần (tiêu đề, nội dung chính, chữ ký số).
Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn
- Ký số điện tử trên hóa đơn điều chỉnh.
- Nếu hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Gửi lên hệ thống của Tổng cục Thuế để cấp mã, sau đó gửi cho người mua qua email, SMS, mã QR hoặc đường dẫn tra cứu.
- Nếu hóa đơn không có mã: Gửi trực tiếp cho người mua mà không cần cấp mã.
>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
Bước 4: Kê khai và lưu trữ
- Cả bên bán và bên mua kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn gốc (thuế đầu ra/đầu vào, doanh thu).
- Lưu trữ hóa đơn điều chỉnh, biên bản thỏa thuận và bảng kê ít nhất 10 năm.
4. Ví dụ minh họa lập hóa đơn điều chỉnh
Ví dụ 1: Điều chỉnh giảm do sai đơn giá
Công ty A bán laptop cho Công ty B với hóa đơn gốc số 00001896 ngày 01/07/2025, đơn giá ghi 10.500.000đ nhưng thực tế là 10.050.000đ (chênh lệch giảm 450.000đ/chiếc, 10 chiếc).
- Lập biên bản thỏa thuận ngày 02/07/2025.
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Ghi đơn giá -450.000đ, thành tiền -4.500.000đ, thuế GTGT -450.000đ, tổng thanh toán -4.950.000đ.
- Gửi cơ quan thuế cấp mã, sau đó gửi cho Công ty B.
Ví dụ 2: Điều chỉnh tăng do sai thuế suất
Hóa đơn gốc số 00002583 ngày 05/07/2025 ghi thuế suất GTGT 8% cho tivi Samsung, nhưng đúng là 10% (chênh lệch tăng 100.000đ thuế).
- Thông báo cho người mua cá nhân.
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Thuế suất 10%, thuế GTGT +100.000đ, tổng thanh toán +100.000đ.
- Ký số và gửi trực tiếp.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
Ví dụ 3: Chiết khấu thương mại
Công ty C chiết khấu 1 triệu đồng cho khách hàng D dựa trên doanh số tháng 7/2025.
- Lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê chi tiết các giao dịch.
- Ghi giá trị -1.000.000đ, thuế GTGT -100.000đ.
5. Lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn điều chỉnh
- Không giới hạn số lần điều chỉnh: Có thể điều chỉnh nhiều lần cho đến khi đúng, nhưng phải dùng cùng phương thức (điều chỉnh hoặc thay thế) cho các lần sau.
- Không hủy hóa đơn: Kể cả hóa đơn điều chỉnh có sai, chỉ được tiếp tục điều chỉnh hoặc thay thế.
- Tra cứu mã số thuế trước khi lập để tránh sai sót lặp lại.
- Nếu cơ quan thuế phát hiện sai sót (qua Mẫu 01/TB-RSĐT), doanh nghiệp phải khắc phục trong thời hạn quy định, nếu không sẽ bị phạt từ 2-4 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
- Sử dụng phần mềm uy tín để tự động cập nhật quy định mới, tránh lỗi thủ công.
- Đối với hóa đơn điều chỉnh tích hợp biên lai thu thuế/phí, phải đầy đủ nội dung theo quy định.
- Lưu ý thời hạn: Hóa đơn điều chỉnh phải lập ngay khi phát hiện sai sót, và kê khai vào kỳ gần nhất.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi