Hướng dẫn ký số trên hóa đơn điện tử

Ký số trên hóa đơn điện tử (HĐĐT) là bước bắt buộc để đảm bảo tính toàn vẹn, chống giả mạo và hợp lệ pháp lý của hóa đơn, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP hiệu lực từ 01/06/2025) và các văn bản hướng dẫn liên quan như Thông tư 78/2021/TT-BTC, Thông tư 32/2025/TT-BTC. Năm 2026, với việc bỏ thuế khoán và bắt buộc hóa đơn điện tử MTT cho hộ kinh doanh doanh thu ≥ 1 tỷ đồng/năm, ký số vẫn là yêu cầu chính đối với hầu hết hóa đơn điện tử thông thường (không MTT), giúp hóa đơn được công nhận hợp lệ để kê khai thuế, khấu trừ GTGT và tránh phạt (theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP hiệu lực từ 16/01/2026).

1. Quy định về ký số trên HĐĐT năm 2026

Theo Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 70/2025):

• Hóa đơn điện tử phải có chữ ký số của người bán (chứng thư số hợp lệ) để đảm bảo định dạng XML chứa dữ liệu chữ ký số.
• Không bắt buộc ký số trong các trường hợp:
  • Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (nếu đáp ứng điều kiện kết nối realtime).
  • Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (MTT): Không cần chữ ký số thủ công, dữ liệu tự động ký và truyền đến Tổng cục Thuế.
• Đối với hóa đơn điện tử thông thường (không có mã hoặc không MTT): Bắt buộc ký số trước khi phát hành.
• Thời điểm ký số: Có thể khác thời điểm lập hóa đơn, nhưng chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo sau ngày lập (Nghị định 70/2025 sửa đổi khoản 9 Điều 10 Nghị định 123).
• Chữ ký số phải từ nhà cung cấp được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép (Thái Sơn ECA…).

2. Chuẩn bị trước khi ký số

• Có chứng thư số hợp lệ: Mua chữ ký số (USB Token hoặc từ xa HSM/cloud) từ nhà cung cấp uy tín. Hộ kinh doanh cần chữ ký số để ký tờ khai thuế, phát hành hóa đơn điện tử (nếu ≥1 tỷ/năm).
• Cài đặt driver và phần mềm hỗ trợ:
  • USB Token: Cài driver từ nhà cung cấp.
  • Từ xa: Đăng ký dịch vụ như Thái Sơn ECA.
• Phần mềm hóa đơn điện tử: Sử dụng phần mềm đã đăng ký với Tổng cục Thuế (Einvoice Thái Sơn…).
• Tài khoản thuế điện tử: Đăng nhập thuedientu.gdt.gov.vn để kiểm tra và phát hành.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Biên bản điều chỉnh hóa đơn.

3. Quy trình ký số trên hóa đơn điện tử

Bước 1: Lập hóa đơn trên phần mềm

• Truy cập phần mềm (web/mobile/desktop).
• Chọn “Lập hóa đơn” → Điền đầy đủ thông tin (người mua, hàng hóa, thuế suất, tổng tiền).
• Hệ thống tự kiểm tra lỗi nội dung.

Bước 2: Thiết lập chữ ký số (làm một lần)

• Vào phần “Thiết lập” hoặc “Hệ thống” → “Thiết lập ký số”.
• Chọn hình thức:
  • USB Token: Cắm USB → Chọn chứng thư số → Nhập PIN.
  • Từ xa (cloud/HSM): Chọn dịch vụ (Thái Sơn ECA…) → Đăng nhập tài khoản chữ ký số từ xa → Xác thực OTP/SMS.
• Lưu thiết lập (phần mềm như MISA meInvoice hỗ trợ nhiều chữ ký số cùng lúc).

>> Tham khảo: Cách tính thuế TNCN năm 2026 theo mức giảm trừ gia cảnh mới nhất.

Bước 3: Ký số và phát hành hóa đơn

• Sau khi lập xong → Nhấn “Ký số” hoặc “Phát hành”.
• Hệ thống hiển thị hóa đơn → Chọn chứng thư số → Nhập PIN (Token) hoặc xác thực OTP (từ xa).
• Phần mềm tự động ký số vào file XML → Gửi cho người mua (email/SMS/link) và truyền dữ liệu đến Tổng cục Thuế (cấp mã nếu có).
• Ví dụ trên MISA meInvoice:
  • Vào “Hóa đơn” → Chọn hóa đơn → “Ký và phát hành”.
  • Nếu dùng USB Token: Cắm USB → Chọn chứng thư → Nhập PIN → Xác nhận.
  • Nếu dùng MISA eSign (từ xa): Đăng nhập eSign → Xác thực → Ký tự động.
• Trên Thái Sơn Einvoice: Tương tự, vào “Lập hóa đơn” → “Ký số” → Chọn Token hoặc cloud sign → Nhập mật khẩu/PIN → Hoàn tất.

Bước 4: Kiểm tra và lưu trữ

• Kiểm tra hóa đơn đã ký: Xem file XML (có chữ ký số), tra cứu trên hoadondientu.gdt.gov.vn (nhập mã số hóa đơn).
• Lưu trữ file XML gốc ít nhất 10 năm (điện tử).

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Lưu ý quan trọng năm 2026

• Hóa đơn điện tử MTT: Không cần ký số thủ công (dữ liệu tự động ký và truyền realtime từ máy tính tiền).
• Hộ kinh doanh: Nếu doanh thu ≥ 1 tỷ, dùng MTT (không ký số); dưới ngưỡng khuyến khích ký số để kê khai thuế an toàn.
• Thời hạn ký: Chậm nhất ngày làm việc tiếp theo sau lập hóa đơn.
• Lỗi thường gặp: Chữ ký hết hạn, driver không cài, PIN sai → Hóa đơn không phát hành được.
• Phạt vi phạm: Không ký số khi bắt buộc → Phạt 4-20 triệu đồng (Nghị định 310/2025 giảm nhẹ nếu tự khắc phục).
• Hỗ trợ: Liên hệ nhà cung cấp phần mềm (Thái Sơn…) hoặc Chi cục Thuế để tập huấn miễn phí.

Ký số trên hóa đơn điện tử là bước then chốt đảm bảo hóa đơn hợp lệ, minh bạch và an toàn pháp lý.

Với công nghệ từ xa (cloud sign), quy trình ngày càng đơn giản, không cần cắm USB.

Hãy chuẩn bị chữ ký số sớm, cập nhật phần mềm và thực hành trên phần mềm uy tín để tuân thủ suôn sẻ năm 2026.

>> Tham khảo: Trường hợp miễn thuế đặc biệt đối với thuế thu nhập cá nhân.

Kết luận