Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là loại hóa đơn được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Tại Việt Nam, việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành xu hướng tất yếu, được Chính phủ thúc đẩy mạnh mẽ thông qua các văn bản pháp lý như Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2011/TT-BTC. Với sự phát triển của công nghệ và nhu cầu minh bạch trong giao dịch kinh doanh, hóa đơn điện tử không chỉ là công cụ quản lý thuế mà còn là động lực thúc đẩy chuyển đổi số trong doanh nghiệp và nền kinh tế.
Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích vượt trội như tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả quản lý, giảm thiểu sai sót và góp phần bảo vệ môi trường. Tuy nhiên, quá trình này cũng đối mặt với nhiều thách thức, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh cá thể. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết lợi ích, thách thức, quy định pháp lý và các bước cần thiết để chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam.
1. Lợi ích của hóa đơn điện tử
1.1. Tiết kiệm chi phí và thời gian
Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn so với hóa đơn giấy. Theo ước tính, chi phí cho một hóa đơn giấy dao động từ 2.000-5.000 VNĐ, bao gồm giấy, mực in và phí vận chuyển.
Trong khi đó, hóa đơn điện tử chỉ tốn khoảng 300-500 VNĐ mỗi hóa đơn, chưa kể các chi phí phát sinh khác gần như bằng 0. Ngoài ra, việc lập và gửi hóa đơn qua email, mã QR hoặc ứng dụng giúp rút ngắn thời gian xử lý giao dịch từ vài ngày xuống vài phút.
>> Tham khảo: Những điểm mới trong Thông tư 32/2025/TT-BTC về hóa đơn điện tử.
1.2. Minh bạch và giảm thiểu sai sót
Hóa đơn điện tử được tích hợp với hệ thống của Tổng cục Thuế, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong mọi giao dịch. Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ trên hệ thống điện tử, dễ dàng tra cứu và kiểm tra tính hợp lệ thông qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế (tracuuhoadon.gdt.gov.vn) hoặc mã QR. Điều này giúp giảm thiểu sai sót trong kê khai thuế, đồng thời hạn chế tình trạng hóa đơn giả hoặc thất thoát doanh thu.
1.3. Thúc đẩy chuyển đổi số
Việc sử dụng hóa đơn điện tử là một phần quan trọng trong chiến lược chuyển đổi số quốc gia của Việt Nam, dự kiến đưa nền kinh tế số đạt giá trị 45 tỷ USD vào năm 2025. Hóa đơn điện tử tích hợp với các phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP), kế toán và máy tính tiền, tạo ra một hệ sinh thái số hóa toàn diện.
Các giải pháp như Thái Sơn Einvoice hay MeInvoice không chỉ hỗ trợ phát hành hóa đơn mà còn cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.
1.4. Bảo vệ môi trường
Việc chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử góp phần giảm thiểu sử dụng giấy, mực in và các nguồn tài nguyên khác, từ đó bảo vệ môi trường. Theo báo cáo của Bộ Tài chính, việc triển khai hóa đơn điện tử trên toàn quốc có thể tiết kiệm hàng triệu tờ giấy mỗi năm, góp phần vào mục tiêu phát triển bền vững.
2. Thách thức khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử
2.1. Hạn chế về công nghệ và hạ tầng
Mặc dù hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích, không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng chuyển đổi. Nhiều doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là hộ kinh doanh cá thể, gặp khó khăn trong việc tiếp cận công nghệ, bao gồm chi phí đầu tư ban đầu cho phần mềm, thiết bị và đào tạo nhân sự. Hạ tầng internet không đồng đều, đặc biệt ở vùng sâu, vùng xa, cũng là rào cản lớn.
2.2. Thay đổi thói quen và nhận thức
Thói quen sử dụng hóa đơn giấy đã ăn sâu vào hoạt động kinh doanh, đặc biệt với các hộ kinh doanh truyền thống. Nhiều người còn e ngại về tính bảo mật của hóa đơn điện tử hoặc thiếu hiểu biết về quy trình triển khai. Điều này đòi hỏi sự hỗ trợ mạnh mẽ từ cơ quan thuế và các nhà cung cấp giải pháp.
2.3. Tuân thủ pháp lý phức tạp
Mặc dù các quy định pháp lý về hóa đơn điện tử đã được ban hành, việc tuân thủ đúng quy trình (như đăng ký với cơ quan thuế, sử dụng chữ ký số, lưu trữ hóa đơn trong 10 năm) vẫn là thách thức với nhiều doanh nghiệp.
Đặc biệt, từ ngày 1/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP yêu cầu các hộ kinh doanh trong lĩnh vực bán lẻ, dịch vụ ăn uống, khách sạn phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, đặt ra áp lực lớn về thời gian và nguồn lực.
3. Quy định pháp lý về hóa đơn điện tử tại Việt Nam
Theo các văn bản pháp lý hiện hành, hóa đơn điện tử được quản lý chặt chẽ để đảm bảo tính hợp pháp và thống nhất:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định chi tiết về điều kiện, cách thức phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm cả việc gửi hóa đơn qua email, tin nhắn hoặc mã QR.
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Mở rộng yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, áp dụng từ 1/6/2025 cho các ngành nghề như bán lẻ, dịch vụ ăn uống, vui chơi giải trí.
- Thông tư 32/2011/TT-BTC: Hướng dẫn chi tiết về việc khởi tạo, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử, bao gồm việc sử dụng chữ ký số và lưu trữ điện tử.
Doanh nghiệp và hộ kinh doanh phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, sử dụng phần mềm được phê duyệt và đảm bảo lưu trữ dữ liệu trong ít nhất 10 năm. Các giải pháp như Thaison-CA hay Viettel-CA hỗ trợ tích hợp chữ ký số trên thiết bị di động, giúp đơn giản hóa quy trình.
>> Tham khảo: Cục Thuế ban hành cẩm nang hỗ trợ với nhiều quy định quan trọng cho hộ kinh doanh.
4. Các bước chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử
Để chuyển đổi sang hóa đơn điện tử một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
4.1. Tìm hiểu và đăng ký với cơ quan thuế
Doanh nghiệp cần tìm hiểu các quy định pháp lý, sau đó đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc liên hệ trực tiếp với Chi cục Thuế địa phương. Quy trình này bao gồm nộp mẫu 01/ĐK-HĐĐT và nhận mã số thuế xác nhận.
4.2. Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp HĐĐT
Hiện nay, có nhiều nhà cung cấp uy tín như Thái Sơn, Viettel, MISA, FPT, hoặc BKAV, cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp các tính năng như phát hành, lưu trữ và tra cứu hóa đơn. Doanh nghiệp nên chọn giải pháp phù hợp với quy mô và nhu cầu, ví dụ: Thái Sơn Einvoice cho doanh nghiệp lớn hoặc MeInvoice cho hộ kinh doanh nhỏ.
4.3. Đào tạo nhân sự và triển khai thử nghiệm
Sau khi triển khai phần mềm, doanh nghiệp cần đào tạo nhân sự về cách sử dụng hệ thống, bao gồm lập hóa đơn, gửi cho khách hàng và kê khai thuế. Việc thử nghiệm trên một số giao dịch nhỏ giúp phát hiện và khắc phục lỗi trước khi áp dụng rộng rãi.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
4.4. Tích hợp với hệ thống quản lý
Để tối ưu hóa, doanh nghiệp nên tích hợp hóa đơn điện tử với hệ thống kế toán, quản lý kho hoặc máy tính tiền. Điều này giúp đồng bộ dữ liệu, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả quản lý.
4.5. Đảm bảo lưu trữ và bảo mật
Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ ít nhất 10 năm theo quy định. Doanh nghiệp cần sử dụng các giải pháp lưu trữ đám mây an toàn, đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng tra cứu khi cần.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi