Thông tư 32/2025/TT-BTC, ban hành ngày 31/05/2025 và có hiệu lực từ 01/06/2025, là văn bản quan trọng của Bộ Tài chính, hướng dẫn chi tiết việc lập, phát hành, và quản lý hóa đơn điện tử (HĐĐT). Thông tư này bổ sung và hoàn thiện các quy định từ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đáp ứng nhu cầu quản lý thuế trong bối cảnh thương mại điện tử và kinh doanh số phát triển mạnh mẽ. Với mục tiêu tăng cường minh bạch, đơn giản hóa thủ tục hành chính, và thúc đẩy chuyển đổi số, Thông tư 32/2025/TT-BTC mang đến nhiều điểm mới về ký hiệu hóa đơn, xử lý sai sót, và tích hợp dữ liệu.
1. Nội dung chính của Thông tư 32/2025/TT-BTC
Thông tư 32/2025/TT-BTC tập trung vào việc hướng dẫn chi tiết các quy định liên quan đến hóa đơn điện tử, bao gồm:
1.1. Ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn
- Ký hiệu mẫu số: Gồm 7 ký tự, phản ánh loại hóa đơn, năm sử dụng, và hình thức truyền dữ liệu (ví dụ: 01GTKT3 cho hóa đơn GTGT năm 2025, truyền qua tổ chức cung cấp dịch vụ).
- Ký hiệu hóa đơn: Gồm 6 ký tự, bao gồm:
- Chữ cái đầu: C (có mã CQT) hoặc K (không có mã CQT).
- Hai ký tự tiếp theo: Năm sử dụng (ví dụ: 25 cho năm 2025).
- Ba ký tự cuối: Loại hóa đơn (ví dụ: A cho GTGT, B cho bán hàng, TMĐT cho hóa đơn thương mại điện tử).
- Điểm mới: Ký hiệu hóa đơn tự động cập nhật theo năm, bắt đầu từ 01/01 hàng năm, đảm bảo thống nhất và dễ quản lý.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.
1.2. Quy định về xử lý sai sót
- Hóa đơn thay thế: Lập hóa đơn mới với ghi chú “Thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu… ngày…”.
- Hóa đơn điều chỉnh: Lập hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung tăng/giảm giá trị, thuế suất.
- Điểm mới:
- Cho phép lập một hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn sai sót trong cùng tháng với cùng người mua, giảm thủ tục hành chính.
- Sai sót nhỏ (không ảnh hưởng giá trị thuế) chỉ cần thông báo đến CQT mà không phải lập hóa đơn mới.
- Bỏ quy định hủy hóa đơn; hóa đơn sai chỉ “ngừng sử dụng” nếu vi phạm nghiêm trọng.
1.3. Hóa đơn thương mại điện tử
- Hóa đơn thương mại điện tử (HĐTMĐT) được bổ sung để quản lý các giao dịch xuất khẩu và kinh doanh số, đặc biệt cho nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam.
- Ký hiệu riêng (ví dụ: C25TMĐT) và định dạng chuẩn XML, tương thích với hệ thống CQT.
- Nhà cung cấp nước ngoài tự nguyện đăng ký sử dụng HĐTMĐT, nộp hồ sơ qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (iHTKK).
>> Tham khảo: Điều chỉnh sai sót trên hóa đơn điện tử thế nào?
1.4. Hóa đơn từ máy tính tiền
- Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cho các lĩnh vực bán lẻ (siêu thị, nhà hàng, vận tải hành khách, giải trí, v.v.) từ 01/06/2025.
- Dữ liệu từ máy tính tiền phải truyền tức thời đến CQT theo chuẩn định dạng.
1.5. Thời điểm truyền dữ liệu
- Thông thường: Truyền ngay sau khi lập hóa đơn.
- Trường hợp đặc thù:
- Xuất khẩu: Chậm nhất ngày làm việc tiếp theo sau thông quan hải quan.
- Bảo hiểm: Khi thu phí.
- Casino, trò chơi điện tử có thưởng: 01 ngày sau xác định doanh thu.
- Taxi sử dụng phần mềm: Kết thúc chuyến đi.
- Sự cố kỹ thuật: Truyền trong 72 giờ sau khi khắc phục.
1.6. Bảo mật và lưu trữ dữ liệu
- Dữ liệu hóa đơn điện tử phải được mã hóa, đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật.
- Lưu trữ tối thiểu 10 năm, tuân thủ chuẩn XML của Tổng cục Thuế.
>> Tham khảo: Bộ Tài chính ban hành Công văn 12674/BTC-CST về thu phí, lệ phí trực tuyến.
2. Giải pháp hóa đơn điện tử uy tín đáp ứng quy định mới theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ tại Việt Nam, hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý thuế, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn như Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/06/2025), tất cả tổ chức, cá nhân kinh doanh đều phải áp dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt từ năm 2025 với việc mở rộng đối tượng bao gồm hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm và các lĩnh vực bán lẻ sử dụng máy tính tiền.
Trong số các nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, E-Invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) nổi bật như một lựa chọn uy tín, được Tổng cục Thuế chứng nhận và tin dùng bởi hàng nghìn doanh nghiệp lớn nhỏ, bao gồm cả các tập đoàn FDI quốc tế.
Công ty Thái Sơn, với hơn 23 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin phục vụ quản lý nhà nước (thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội), đã phát triển E-Invoice như một phần mềm toàn diện, tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành.
Giải pháp này không chỉ đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, mà còn được cập nhật liên tục để phù hợp với các thay đổi mới nhất từ năm 2025.
E-Invoice đã được triển khai thành công cho hơn 100.000 doanh nghiệp, chứng minh độ tin cậy và hiệu quả của nó trong thực tiễn.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
2.1. Đặc điểm nổi bật của giải pháp E-Invoice Thái Sơn
E-Invoice là phần mềm hóa đơn điện tử được thiết kế linh hoạt, dễ sử dụng, tập trung vào việc tự động hóa quy trình từ lập hóa đơn đến truyền dữ liệu cho cơ quan thuế (CQT). Một số đặc điểm chính bao gồm:
- Tuân thủ pháp lý đầy đủ: Phần mềm hỗ trợ tất cả các loại hóa đơn điện tử như hóa đơn GTGT (01GTKT), hóa đơn bán hàng (02GTTT), hóa đơn khác (07KPTQ), và đặc biệt là hóa đơn thương mại điện tử (HĐTMĐT) cho xuất khẩu và kinh doanh số. Nó đảm bảo truyền dữ liệu tức thời đến Tổng cục Thuế theo định dạng XML chuẩn, phù hợp với yêu cầu kết nối máy tính tiền từ 01/06/2025. Hơn nữa, E-Invoice hỗ trợ xử lý sai sót linh hoạt, như lập một hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng, theo Thông tư 32/2025/TT-BTC.
- Tích hợp đa nền tảng: Đây là điểm mạnh của E-Invoice, đặc biệt phổ biến với doanh nghiệp FDI. Phần mềm tích hợp mượt mà với các hệ thống ERP, CRM, SAP, phần mềm kế toán (như HTKK, TVAN), và bán hàng (như PosApp). Ví dụ, nó cho phép xuất hóa đơn tự động từ máy tính tiền PosApp, giúp các doanh nghiệp bán lẻ như siêu thị, nhà hàng dễ dàng tuân thủ quy định mới. Các tập đoàn lớn như Aeonmall, Samsung, Grab, Honda, Toyota, Lotte, Golden Gate, Coca Cola và KFC đã triển khai thành công, với dự án Automation Einvoice tích hợp SAP để xử lý các nghiệp vụ phức tạp.
- Giao diện thân thiện và tiện ích đa dạng: Người dùng có thể lập, ký số, gửi hóa đơn qua email, mã QR hoặc ứng dụng di động chỉ trong vài cú click. Phần mềm cung cấp các mẫu báo cáo thống kê, tổng hợp dữ liệu hóa đơn để kê khai thuế, và công cụ tra cứu hóa đơn trực tuyến tại tracuutvan.einvoice.com.vn. Ngoài ra, E-Invoice hỗ trợ bảo mật cao với mã hóa dữ liệu, chống làm giả hóa đơn, và lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định.
- Hỗ trợ kỹ thuật 24/7: Với 5 trung tâm hỗ trợ trải khắp toàn quốc, đội ngũ kỹ thuật viên của Thái Sơn sẵn sàng tư vấn, khắc phục sự cố mọi lúc, kể cả ngày lễ. Điều này đặc biệt hữu ích cho doanh nghiệp nhỏ hoặc hộ kinh doanh mới áp dụng hóa đơn điện tử từ năm 2025.
>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
2.2. Lợi ích khi sử dụng giải pháp E-Invoice Thái Sơn
Việc áp dụng E-Invoice mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp:
- Tiết kiệm chi phí vận hành: So với hóa đơn giấy, E-Invoice giảm đến 70% chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ. Doanh nghiệp không cần báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn định kỳ, vì dữ liệu được truyền tự động đến CQT, giúp rút ngắn thời gian kê khai thuế.
- Tăng hiệu quả kinh doanh: Quy trình tự động hóa giúp lập hóa đơn nhanh chóng, gửi cho khách hàng qua phương tiện điện tử, giảm lỗi thủ công. Đối với doanh nghiệp bán lẻ hoặc thương mại điện tử, tích hợp với máy tính tiền đảm bảo truyền dữ liệu tức thời, tránh phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (từ 4-50 triệu đồng cho vi phạm truyền dữ liệu).
- Minh bạch và an toàn: Hóa đơn được ký số điện tử, có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy, và dễ dàng xác thực thật/giả trên website của Thái Sơn. Điều này giúp doanh nghiệp tránh rủi ro gian lận thuế và tăng uy tín với đối tác.
- Hỗ trợ chuyển đổi số: E-Invoice phù hợp với chiến lược quốc gia về kinh tế số, đặc biệt cho nhà cung cấp nước ngoài tham gia thương mại điện tử. Các doanh nghiệp FDI như KFC đã sử dụng để quản lý lưu trữ hóa đơn toàn hệ thống, tối ưu hóa quy trình.
>> Tham khảo: Xuất hóa đơn thay thế trong trường hợp nào, cần lưu ý gì?
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi