Xuất hóa đơn theo hợp đồng cần tuân thủ nguyên tắc nào?

Xuất hóa đơn theo hợp đồng là một trong những nghiệp vụ cơ bản của kế toán doanh nghiệp. Bài viết tổng hợp một số nguyên tắc xuất hóa đơn mà doanh nghiệp cần lưu ý, tránh sai sót.

1. Nguyên tắc xuất hóa đơn theo hợp đồng

Khi viết hóa đơn theo các hợp đồng kinh tế, kế toán cần lưu ý các nguyên tắc:

• Các trường hợp lập hóa đơn: Khi phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, bao gồm cả trường hợp hàng hóa, dịch vụ sử dụng để quảng cáo, khuyến mại, cho biếu tặng, trao đổi, bồi thường hiện vật cho người lao động, trừ trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng hoặc luân chuyển nội bộ.
• Nội dung ghi trên hóa đơn theo hợp đồng phải đầy đủ, chính xác theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Hóa đơn theo hợp đồng phải được lập theo thứ tự, xuyên suốt từ nhỏ đến lớn.
• Viết hóa đơn cần đảm bảo các điều kiện về bảo mật, tránh việc bị thay đổi, rò rỉ dữ liệu, mất dữ liệu kế toán.
• Trường hợp sử dụng hóa đơn giấy, dựa theo quy định của từng loại hóa đơn, kế toán cần lập thành nhiều liên khác nhau, các liên phải có sự đồng nhất về số hóa đơn, mỗi liên chỉ được in một lần và từ lần thứ 2 là bản sao.

2. Hướng dẫn xuất hóa đơn theo hợp đồng

Để biết cách viết hóa đơn theo hợp đồng chi tiết, kế toán có thể tham khảo hướng dẫn dưới đây:

• Mục ngày/tháng/năm: Tuân thủ theo đúng thời điểm lập hóa đơn của Bộ Tài Chính.
• Thông tin bên bán: Có sẵn trên hóa đơn.
• Thông tin bên mua: Hóa đơn cần thể hiện đầy đủ các tiêu thức gồm họ tên người mua hàng, tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, hình thức thanh toán (TM – tiền mặt, CK – chuyển khoản, TM/CK – chưa xác định hình thức thanh toán).
• Đồng tiền ghi trên hóa đơn: Kế toán lưu ý không làm tròn số lẻ trên hóa đơn theo hợp đồng. Người mua thanh toán bằng ngoại tệ theo đúng quy định thì cần ghi tổng số tiền thanh toán bằng nguyên tệ và ghi tiếng Việt bằng chữ. Trường hợp thanh toán ngoại tệ thì dựa theo tỷ lệ giao dịch bình quân của thị trường tại thời điểm lập hóa đơn để ghi trên hóa đơn giá ngoại tệ với đồng Việt Nam.
• Chữ ký: Đối với người bán, chữ ký có thể do thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Đối với bên mua, tùy theo trường hợp, một số trường hợp được miễn chữ ký người mua.

3. Giải pháp quản lý hóa đơn hiện đại

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp sẽ được hưởng những lợi ích như:

• Tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo quản hóa đơn.
• An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
• Tiết kiệm thời gian ,giảm thiểu các thủ tục hành chính
• Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng như: email. sms,…

Bên cạnh đó, nhiều nhà phát triển phần mềm đã tích hợp thêm những công nghệ bảo mật hiện đại như công nghệ blockchain giúp bảo đảm tính toàn vẹn về mặt thông tin trong quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử như Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn. Phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice của Thái Sơn có thể dễ dàng được tích hợp vào các hệ thống kế toán và quản trị nguồn lực doanh nghiệp sẵn có giúp nâng cao hiệu quả quản lý chứng từ cho doanh nghiệp. Có thể thấy rằng, hóa đơn điện tử chính là giải pháp hoàn hảo để thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống trong lĩnh vực vận tải hàng không.

Kết luận

Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel: 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/