Quy định mới nhất về hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế

Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế là loại hóa đơn do Tổng cục Thuế cấp mã xác thực trước khi phát hành, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong giao dịch kinh doanh. Với sự phát triển của công nghệ và yêu cầu quản lý thuế ngày càng chặt chẽ, các quy định về hóa đơn điện tử có mã đã được cập nhật liên tục, đặc biệt qua Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 1/6/2025) và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Bài viết này sẽ trình bày chi tiết các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế tại Việt Nam, cập nhật đến ngày 15/7/2025, nhằm giúp doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh tuân thủ đúng quy định.

1. Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế là gì?

Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế là hóa đơn được khởi tạo từ hệ thống điện tử, có đầy đủ các nội dung theo quy định pháp luật và được Tổng cục Thuế cấp một mã xác thực duy nhất trước khi phát hành. Mã này đảm bảo hóa đơn hợp lệ, được cơ quan thuế công nhận và sử dụng để kiểm tra, đối chiếu dữ liệu. Loại hóa đơn này thường áp dụng cho:

• Doanh nghiệp, tổ chức thuộc nhóm rủi ro cao về thuế.
• Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử không có mã.
• Các trường hợp cơ quan thuế yêu cầu sử dụng hóa đơn có mã để kiểm soát chặt chẽ hơn.

>> Tham khảo: Tổng hợp quy định về các mức thuế suất thuế GTGT.

2. Quy định mới nhất về hóa đơn điện tử có mã

2.1. Nghị định 70/2025/NĐ-CP (Hiệu lực từ 1/6/2025)

Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung nhiều quy định từ Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mang lại những thay đổi quan trọng về hóa đơn điện tử có mã:

• Bỏ quy định hủy hóa đơn sai sót: Từ 1/6/2025, doanh nghiệp không cần hủy hóa đơn điện tử có mã khi có sai sót. Thay vào đó, có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho một hoặc nhiều hóa đơn sai sót trong cùng tháng của cùng người mua. Điều này giúp giảm thủ tục hành chính và tiết kiệm thời gian.
• Thời điểm lập hóa đơn: Đối với các dịch vụ phát sinh thường xuyên (như ngân hàng, chứng khoán, thương mại điện tử, viễn thông), thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành đối soát dữ liệu, nhưng không quá ngày 7 của tháng sau hoặc 7 ngày sau kỳ quy ước.
• Ngừng sử dụng hóa đơn có mã: Cơ quan thuế có quyền ngừng cấp mã hóa đơn cho các doanh nghiệp có hành vi trốn thuế, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, hoặc thuộc nhóm rủi ro cao. Quy định này nhằm tăng cường minh bạch và chống thất thu thuế.
• Cấp mã hóa đơn tự động: Hệ thống của Tổng cục Thuế tự động cấp mã cho hóa đơn điện tử, đảm bảo tính liên tục và giảm thiểu lỗi thủ công. Doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử được phê duyệt để kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.

2.2. Thông tư 32/2025/TT-BTC (Hiệu lực từ 1/6/2025)

Thông tư 32/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC, bổ sung các quy định chi tiết về nội dung, mẫu biểu và tiêu chí quản lý hóa đơn điện tử có mã:

• Nội dung bắt buộc trên hóa đơn: Hóa đơn phải bao gồm các thông tin như tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán và người mua; nội dung hàng hóa/dịch vụ; thuế suất; và mã xác thực của cơ quan thuế. Địa chỉ phải được cập nhật theo danh mục địa bàn hành chính mới từ 1/7/2025.
• Tiêu chí xác định rủi ro cao: Doanh nghiệp có dấu hiệu sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, trốn thuế, hoặc có doanh thu bất thường sẽ bị yêu cầu sử dụng hóa đơn có mã để kiểm soát chặt chẽ hơn.
• Mẫu biểu và tờ khai: Thông tư cung cấp các mẫu hóa đơn mới, đồng thời yêu cầu doanh nghiệp nộp tờ khai dữ liệu hóa đơn định kỳ để đối chiếu với cơ quan thuế.

2.3. Giảm thuế GTGT và tác động đến hóa đơn có mã

Theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 1/7/2025 đến 31/12/2026), thuế GTGT được giảm từ 10% xuống 8% cho một số hàng hóa, dịch vụ áp dụng phương pháp khấu trừ. Trên hóa đơn điện tử có mã, doanh nghiệp phải:

• Ghi rõ thuế suất 8% hoặc số tiền thuế đã giảm.
• Nếu hóa đơn đã lập trước ngày 1/7/2025 chưa áp dụng mức thuế giảm, cần lập hóa đơn điều chỉnh có mã của cơ quan thuế để bổ sung thông tin.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Quy trình lập hóa đơn điện tử có mã

3.1. Đăng ký sử dụng hóa đơn có mã

• Nộp thông báo đăng ký: Doanh nghiệp nộp thông báo sử dụng hóa đơn điện tử có mã qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (như Thái Sơn E-invoice, MISA, Viettel).
• Cung cấp thông tin: Bao gồm tên, mã số thuế, địa chỉ (theo danh mục địa bàn hành chính mới), và thông tin liên hệ.
• Chờ phê duyệt: Cơ quan thuế sẽ kiểm tra và phê duyệt trong vòng 1-2 ngày làm việc. Sau khi được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận thông báo về việc cấp mã hóa đơn.

3.2. Quy trình lập hóa đơn

• Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử: Sử dụng phần mềm được Tổng cục Thuế phê duyệt, có kết nối trực tiếp với hệ thống cấp mã.
• Nhập thông tin hóa đơn:
  • Ghi đầy đủ thông tin người bán, người mua, hàng hóa/dịch vụ, thuế suất, và các nội dung khác theo quy định.
  • Đảm bảo địa chỉ được cập nhật theo danh mục địa bàn hành chính mới (từ 1/7/2025).
• Gửi yêu cầu cấp mã: Phần mềm sẽ tự động gửi dữ liệu hóa đơn đến hệ thống của Tổng cục Thuế để nhận mã xác thực.
• Nhận mã và phát hành:
  • Sau khi nhận mã xác thực, ký số hóa đơn bằng chữ ký điện tử.
  • Gửi hóa đơn cho người mua qua email hoặc các phương thức điện tử khác.
• Lưu trữ và truyền dữ liệu: Lưu trữ hóa đơn trên hệ thống ít nhất 10 năm và truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế trong thời hạn quy định (thường là cuối tháng).

>> Tham khảo: 5 cách tra cứu địa chỉ mới của doanh nghiệp sau sáp nhập 2025.

4. Xử lý sai sót trên hóa đơn có mã

4.1. Quy định xử lý sai sót

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn có mã bị sai sót (ví dụ: sai địa chỉ, thuế suất, hoặc thông tin người mua) không cần hủy mà có thể:

• Lập hóa đơn điều chỉnh: Ghi rõ lý do điều chỉnh (ví dụ: “Sai địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính”) và cập nhật thông tin chính xác.
• Lập hóa đơn thay thế: Thay thế hoàn toàn hóa đơn cũ bằng hóa đơn mới có mã xác thực mới.
• Thông báo cơ quan thuế: Gửi thông báo điều chỉnh hoặc thay thế đến cơ quan thuế nếu sai sót ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.

4.2. Lưu ý khi xử lý sai sót

• Hóa đơn điều chỉnh/thay thế cũng phải được cấp mã xác thực từ cơ quan thuế.
• Doanh nghiệp cần lưu trữ cả hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh/thay thế để phục vụ kiểm tra, đối chiếu.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

5. Lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn có mã

• Cập nhật phần mềm thường xuyên: Đảm bảo phần mềm hóa đơn điện tử luôn được cập nhật để tương thích với hệ thống cấp mã của Tổng cục Thuế.
• Kiểm tra địa chỉ: Sử dụng địa chỉ đúng theo danh mục địa bàn hành chính mới từ 1/7/2025 để tránh sai sót.
• Tuân thủ thời hạn truyền dữ liệu: Hóa đơn có mã phải được truyền đến cơ quan thuế đúng hạn để tránh bị phạt.
• Liên hệ tổ chức cung cấp dịch vụ: Nếu gặp khó khăn trong việc cấp mã hoặc xử lý sai sót, liên hệ ngay với nhà cung cấp phần mềm hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Theo dõi rủi ro thuế: Doanh nghiệp thuộc nhóm rủi ro cao cần kiểm tra thường xuyên tình trạng sử dụng hóa đơn để tránh bị ngừng cấp mã.

Kết luận

Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế là công cụ quan trọng giúp tăng cường minh bạch và quản lý thuế hiệu quả. Với các quy định mới từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình đăng ký, lập hóa đơn, và xử lý sai sót để đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Việc cập nhật địa chỉ theo danh mục địa bàn hành chính mới, áp dụng đúng thuế suất giảm, và sử dụng phần mềm phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro và tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Nếu có thắc mắc, hãy tham khảo các văn bản pháp luật hoặc liên hệ Tổng cục Thuế để được hướng dẫn chi tiết.

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/