Số thứ tự và ký hiệu hóa đơn là hai yếu tố bắt buộc trên mọi hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) và hóa đơn bán hàng, đặc biệt trong bối cảnh sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) tại Việt Nam. Các yếu tố này đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp, và khả năng truy xuất của hóa đơn, giúp cơ quan thuế quản lý hiệu quả các giao dịch kinh doanh. Quy định về số thứ tự và ký hiệu hóa đơn được nêu rõ trong Luật Thuế giá trị gia tăng số 13/2008/QH12, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP, và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Với sự chuyển đổi hoàn toàn sang HĐĐT từ năm 2022, các quy định này càng trở nên quan trọng để đảm bảo tính liên tục và nhất quán trong hệ thống thuế. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các quy định về số thứ tự và ký hiệu hóa đơn, ý nghĩa, cách áp dụng, và các lưu ý khi triển khai.
1. Số thứ tự hóa đơn
1.1. Định nghĩa và ý nghĩa
Số thứ tự hóa đơn là dãy số được ghi trên hóa đơn để xác định thứ tự phát hành của hóa đơn trong một lô hoặc một chu kỳ nhất định. Số thứ tự giúp cơ quan thuế và doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, kiểm tra, và quản lý các giao dịch. Theo quy định, số thứ tự hóa đơn phải:
- Liên tục và tăng dần: Các hóa đơn được phát hành theo thứ tự tăng dần, không được bỏ sót số hoặc sử dụng trùng lặp.
- Định dạng số tự nhiên: Số thứ tự là các số tự nhiên (1, 2, 3, …), có thể được bổ sung chữ số 0 ở đầu để đảm bảo độ dài thống nhất (ví dụ: 0000001).
- Gắn với ký hiệu hóa đơn: Số thứ tự chỉ có ý nghĩa khi kết hợp với ký hiệu hóa đơn để xác định tính duy nhất của mỗi hóa đơn.
>> Tham khảo: Đối tượng nộp thuế TNDN được quy định thế nào năm 2025?
1.2. Quy định cụ thể
Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC:
- Số thứ tự tối đa 8 chữ số: Hóa đơn sử dụng số thứ tự có tối đa 8 chữ số, được khởi tạo từ 00000001 cho mỗi ký hiệu hóa đơn.
- Tự động tăng dần: Hệ thống hóa đơn điện tử phải tự động sinh số thứ tự, không cho phép can thiệp thủ công để tránh gian lận.
- Reset số thứ tự: Số thứ tự được reset về 00000001 khi bắt đầu một ký hiệu hóa đơn mới (thường theo năm hoặc khi thay đổi mẫu hóa đơn).
- Trường hợp đặc biệt: Đối với hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, số thứ tự mới sẽ được sử dụng nhưng phải ghi rõ thông tin tham chiếu đến hóa đơn gốc.
1.3. Vai trò của số thứ tự
- Truy xuất giao dịch: Số thứ tự giúp cơ quan thuế và doanh nghiệp xác định thứ tự phát hành hóa đơn, từ đó kiểm tra tính hợp lệ của giao dịch.
- Quản lý hệ thống: Với hóa đơn điện tử, số thứ tự được lưu trữ trên hệ thống của Cục Thuế, đảm bảo khả năng giám sát tức thời.
- Phát hiện sai sót: Việc sử dụng số thứ tự liên tục giúp phát hiện các trường hợp hóa đơn bị bỏ sót hoặc lập trùng.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.
2. Ký hiệu hóa đơn
2.1. Định nghĩa và ý nghĩa
Ký hiệu hóa đơn là chuỗi ký tự (bao gồm chữ cái và số) được ghi trên hóa đơn để xác định loại hóa đơn, hình thức hóa đơn, và thông tin về người phát hành. Ký hiệu hóa đơn giúp phân biệt các hóa đơn từ các tổ chức, doanh nghiệp khác nhau và đảm bảo tính duy nhất trong hệ thống thuế. Ký hiệu hóa đơn thường bao gồm:
- Mã loại hóa đơn: Xác định loại hóa đơn (VAT, bán hàng, vé điện tử, v.v.).
- Mã hình thức hóa đơn: Phân biệt hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế, không có mã, hoặc hóa đơn giấy.
- Thông tin người phát hành: Liên quan đến mã số thuế hoặc mã cơ quan thuế quản lý.
- Năm phát hành: Thể hiện thời điểm hóa đơn được sử dụng.
2.2. Quy định cụ thể
Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn được cấu trúc như sau:
- Định dạng: Ký hiệu hóa đơn có dạng A/NN-BB, trong đó:
- A: Ký tự đại diện cho loại hóa đơn (C: hóa đơn VAT điện tử; K: hóa đơn bán hàng điện tử; T: vé điện tử; v.v.).
- NN: Hai chữ số cuối của năm phát hành hóa đơn (ví dụ: 25 cho năm 2025).
- BB: Mã cơ quan thuế hoặc mã đặc thù của tổ chức phát hành (ví dụ: 01, 02, hoặc mã số thuế rút gọn).
- Hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế: Ký hiệu bao gồm thêm mã xác thực do Tổng cục Thuế cấp, thường có dạng C25Txxx (xxx là mã đặc thù).
- Hóa đơn điện tử không có mã: Ký hiệu có dạng K25Txxx, do doanh nghiệp tự đăng ký với cơ quan thuế.
- Hóa đơn giấy (trường hợp đặc biệt): Ký hiệu có dạng AA/NN, với AA là mã do cơ quan thuế cấp.
>> Tham khảo: Hộ kinh doanh bán hàng qua Facebook cần kê khai, nộp thuế như thế nào?
2.3. Quy trình đăng ký ký hiệu
- Doanh nghiệp phải đăng ký ký hiệu hóa đơn với cơ quan thuế trước khi phát hành HĐĐT, thông qua hệ thống eTax (etax.gov.vn).
- Sau khi được phê duyệt, ký hiệu hóa đơn được sử dụng trong suốt năm tài chính hoặc cho đến khi thay đổi mẫu hóa đơn.
- Mỗi ký hiệu hóa đơn chỉ được sử dụng cho một loại hóa đơn cụ thể và không được trùng lặp giữa các tổ chức.
2.4. Vai trò của ký hiệu hóa đơn
- Phân loại hóa đơn: Ký hiệu giúp xác định loại và hình thức hóa đơn, hỗ trợ cơ quan thuế quản lý đúng đối tượng.
- Đảm bảo tính duy nhất: Ký hiệu kết hợp với số thứ tự tạo ra định danh duy nhất cho mỗi hóa đơn, tránh nhầm lẫn.
- Hỗ trợ kiểm tra: Cơ quan thuế sử dụng ký hiệu để kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn và truy xuất thông tin người phát hành.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
3. Lợi ích của quy định về số thứ tự và ký hiệu hóa đơn
- Minh bạch và chống gian lận: Số thứ tự liên tục và ký hiệu duy nhất giúp phát hiện các trường hợp hóa đơn giả mạo hoặc sử dụng bất hợp pháp.
- Tăng hiệu quả quản lý: Với hóa đơn điện tử, số thứ tự và ký hiệu được tích hợp vào hệ thống của Tổng cục Thuế, cho phép giám sát tức thời và giảm thiểu sai sót.
- Hỗ trợ doanh nghiệp: Quy định rõ ràng giúp doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ, tránh các vi phạm về hóa đơn dẫn đến phạt hành chính.
- Khấu trừ thuế chính xác: Số thứ tự và ký hiệu giúp xác định hóa đơn hợp lệ để doanh nghiệp khấu trừ thuế đầu vào.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi