Hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ quan trọng trong việc hiện đại hóa quản lý thuế và giao dịch thương mại tại Việt Nam, đặc biệt sau khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 1/6/2025. Một trong những yêu cầu quan trọng đối với doanh nghiệp, tổ chức, và cá nhân sử dụng hóa đơn điện tử là việc lưu trữ hóa đơn theo đúng quy định pháp luật. Lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý, tra cứu, và đối chiếu dữ liệu khi cần thiết. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các quy định mới nhất về lưu trữ hóa đơn điện tử, bao gồm thời hạn, hình thức, trách nhiệm, và những lưu ý quan trọng.
1. Khái niệm và tầm quan trọng của lưu trữ hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập, gửi, nhận, và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy, được cơ quan thuế quản lý thông qua mã định danh hoặc kết nối dữ liệu trực tiếp.
Lưu trữ hóa đơn điện tử là quá trình giữ lại các tệp dữ liệu hóa đơn dưới định dạng điện tử, đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật, và khả năng truy xuất khi cần thiết. Việc lưu trữ đúng quy định giúp:
- Đáp ứng yêu cầu pháp lý: Cơ quan thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp hóa đơn điện tử để kiểm tra, đối chiếu.
- Hỗ trợ quản lý tài chính: Doanh nghiệp dễ dàng tra cứu hóa đơn để kê khai thuế, khấu trừ thuế GTGT, hoặc xử lý tranh chấp.
- Tiết kiệm chi phí: Lưu trữ điện tử giảm chi phí in ấn, vận chuyển, và không gian lưu trữ so với hóa đơn giấy.
- Bảo vệ môi trường: Giảm sử dụng giấy, góp phần vào mục tiêu chuyển đổi số và phát triển bền vững.
2. Quy định về thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử
Theo Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và Thông tư 32/2025/TT-BTC, thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử được quy định như sau:
- Thời hạn tối thiểu 10 năm: Tất cả các hóa đơn điện tử, bao gồm hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, và hóa đơn thương mại điện tử, phải được lưu trữ trong thời gian tối thiểu 10 năm kể từ ngày lập hóa đơn.
- Trường hợp đặc thù:
- Đối với doanh nghiệp giải thể, phá sản, hoặc ngừng kinh doanh, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ cho đến khi hoàn thành các thủ tục giải thể theo quy định pháp luật.
- Đối với tài sản, hàng hóa, dịch vụ liên quan đến dự án đầu tư dài hạn (như bất động sản, dự án xây dựng), thời hạn lưu trữ có thể kéo dài hơn 10 năm, phù hợp với thời gian khấu hao tài sản hoặc thời hạn dự án.
- Thời điểm tính thời hạn: Thời hạn lưu trữ bắt đầu từ ngày lập hóa đơn điện tử, không phụ thuộc vào thời điểm kê khai thuế hoặc thanh toán.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
3. Hình thức lưu trữ hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, đáp ứng các yêu cầu sau:
- Định dạng lưu trữ:
- Hóa đơn điện tử phải được lưu dưới dạng tệp XML (định dạng chuẩn theo quy định của Tổng cục Thuế) kèm theo bản thể hiện (PDF hoặc các định dạng khác) để dễ dàng tra cứu.
- Dữ liệu hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn, không bị chỉnh sửa, và có chữ ký số hợp lệ của người bán.
- Hệ thống lưu trữ:
- Doanh nghiệp có thể lưu trữ hóa đơn điện tử trên hệ thống nội bộ (máy chủ, phần mềm kế toán) hoặc sử dụng dịch vụ lưu trữ của các nhà cung cấp hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế phê duyệt (như Thái Sơn Einvoice, VNPT, hoặc Tax24).
- Hệ thống lưu trữ phải đảm bảo kết nối với Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế để cơ quan thuế có thể truy xuất dữ liệu khi cần.
- Bảo mật và an toàn dữ liệu:
- Dữ liệu hóa đơn điện tử phải được mã hóa và bảo vệ để tránh truy cập trái phép hoặc mất mát.
- Doanh nghiệp cần sao lưu dữ liệu định kỳ để đảm bảo khôi phục được trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật.
4. Trách nhiệm của các bên trong lưu trữ hóa đơn điện tử
4.1. Người bán
- Lập và lưu trữ hóa đơn điện tử: Người bán chịu trách nhiệm lập hóa đơn điện tử đúng quy định, đảm bảo nội dung đầy đủ, và lưu trữ cả bản gốc (XML) và bản thể hiện.
- Chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế: Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, người bán phải chuyển dữ liệu hóa đơn đến Tổng cục Thuế theo thời gian thực hoặc theo kỳ quy định.
- Cung cấp hóa đơn điện tử khi yêu cầu: Khi cơ quan thuế hoặc đối tác yêu cầu, người bán phải cung cấp bản sao hóa đơn điện tử hoặc dữ liệu gốc trong thời gian lưu trữ.
4.2. Người mua
- Nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử: Người mua có trách nhiệm nhận hóa đơn điện tử qua email, cổng thông tin, hoặc các phương thức điện tử khác và lưu trữ để phục vụ kê khai, khấu trừ thuế GTGT.
- Kiểm tra tính hợp pháp: Người mua cần kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn điện tử(mã số thuế, chữ ký số, nội dung) trước khi sử dụng để khấu trừ thuế.
4.3. Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
- Các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (như Thái Sơn E-invoice, VNPT Invoice) phải:
- Đảm bảo hệ thống lưu trữ đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật của Tổng cục Thuế.
- Hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ, tra cứu, và sao lưu hóa đơn điện tử.
- Đảm bảo an toàn dữ liệu và cung cấp bản sao hóa đơn điện tử khi cần.
>> Tham khảo: Hướng dẫn tra cứu cơ quan quản lý thuế mới sau sáp nhập.
4.4. Cơ quan thuế
- Cơ quan thuế lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trên hệ thống tập trung của Cục Thuế để đối chiếu, kiểm tra.
- Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tra cứu hóa đơn điện tử hoặc xử lý các vấn đề liên quan đến lưu trữ.
5. Quy định mới về lưu trữ hóa đơn điện tử từ 1/6/2025
Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC đã bổ sung một số quy định quan trọng về lưu trữ hóa đơn điện tử:
- Xử lý sai sót: Khi hóa đơn điện tử có sai sót, doanh nghiệp không hủy hóa đơn mà lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế. Các hóa đơn điều chỉnh/thay thế cũng phải được lưu trữ đầy đủ cùng với hóa đơn gốc.
- Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: Đối với các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên trong các lĩnh vực bán lẻ, dịch vụ, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải được lưu trữ cả trên hệ thống của doanh nghiệp và trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.
- Hóa đơn thương mại điện tử: Đối với hoạt động xuất khẩu hoặc kinh doanh thương mại điện tử, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ với ký hiệu mẫu số có chữ “X” (ví dụ: 7K25XAB) và đáp ứng định dạng chuẩn.
>> Có thể bạn quan tâm: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
6. Lợi ích của lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định
- Tiết kiệm chi phí và không gian: Lưu trữ điện tử loại bỏ nhu cầu về kho lưu trữ vật lý, giảm chi phí in ấn và bảo quản.
- Dễ dàng tra cứu: Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống điện tử cho phép tra cứu nhanh chóng, hỗ trợ kê khai thuế và kiểm tra.
- Tăng tính minh bạch: Dữ liệu hóa đơn điện tử được lưu trữ tập trung giúp cơ quan thuế kiểm soát hiệu quả, giảm rủi ro gian lận.
- Hỗ trợ chuyển đổi số: Lưu trữ hóa đơn điện tử là một phần của quá trình hiện đại hóa quản lý thuế, phù hợp với xu hướng kinh tế số.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi