Trong hệ thống quản lý thuế và chứng từ điện tử ngày càng hiện đại tại Việt Nam, phiếu thu điện tử (hay biên lai thu tiền điện tử) là một loại chứng từ quan trọng, giúp ghi nhận việc thu tiền từ người nộp thuế, phí, lệ phí hoặc các khoản thu khác một cách nhanh chóng, minh bạch và an toàn. Phiếu thu điện tử là chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung tương tự hóa đơn điện tử, được quy định rõ trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP hiệu lực từ 01/6/2025) và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Đây là bước tiến quan trọng trong chuyển đổi số, góp phần giảm thủ tục hành chính, chống thất thu và hỗ trợ kê khai tự động.
1. Phiếu thu điện tử là gì?
Phiếu thu điện tử là chứng từ điện tử được lập dưới dạng dữ liệu điện tử để ghi nhận việc thu tiền hàng hóa, dịch vụ, thuế, phí, lệ phí hoặc các khoản thu khác. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi), phiếu thu điện tử thuộc nhóm “hóa đơn điện tử khác” hoặc chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử (mẫu số 5 theo quy định ký hiệu).
Khác với hóa đơn điện tử (ghi nhận bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và tính thuế GTGT), phiếu thu điện tử chủ yếu dùng để xác nhận khoản thu tiền, thường kết hợp với biên lai thu thuế, phí, lệ phí hoặc thu tiền tạm ứng, đặt cọc. Nó có giá trị pháp lý như chứng từ giấy truyền thống nhưng được lập, ký số, truyền dữ liệu và lưu trữ hoàn toàn trên môi trường điện tử.
Nội dung bắt buộc trên phiếu thu điện tử bao gồm:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức/cá nhân thu tiền (người bán hoặc cơ quan thu).
- Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc thông tin định danh của người nộp tiền.
- Nội dung khoản thu (tên hàng hóa/dịch vụ, số tiền, thuế suất nếu áp dụng, tổng tiền thanh toán).
- Thời điểm lập phiếu thu, ký hiệu, số phiếu.
- Chữ ký số điện tử của người lập (người thu tiền).
- Mã của cơ quan thuế (nếu thuộc loại có mã) hoặc dữ liệu để tra cứu.
Phiếu thu có thể tích hợp với hóa đơn điện tử trên cùng một định dạng (theo khoản 9 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), đặc biệt khi tổ chức thu thuế, phí, lệ phí kết hợp thu tiền bán hàng.
2. Quy định pháp lý về phiếu thu điện tử
Cơ sở pháp lý chính:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Điều 8, Điều 32): Quy định về chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí và phiếu thu điện tử.
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/6/2025): Sửa đổi, bổ sung nhiều điều khoản, cho phép tích hợp biên lai thu thuế/phí/le phí vào hóa đơn điện tử; mở rộng đối tượng đăng ký sử dụng chứng từ điện tử; bãi bỏ một số rào cản hành chính.
- Thông tư 32/2025/TT-BTC (hiệu lực 01/6/2025, thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC): Hướng dẫn chi tiết nội dung, ký hiệu, định dạng chuẩn dữ liệu và thủ tục đăng ký sử dụng chứng từ điện tử (Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT).
- Luật Quản lý thuế 2025: Quy định chứng từ điện tử là chứng từ thu thuế, phí, lệ phí hoặc khấu trừ thuế ở dạng dữ liệu điện tử (Điều 27).
- Nghị định 68/2026/NĐ-CP: Áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (HKD, CNKD) khi thu tiền.
Đối tượng áp dụng:
- Tổ chức, cá nhân thu thuế, phí, lệ phí (cơ quan thuế, hải quan, đơn vị hành chính…).
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thu tiền bán hàng hóa, dịch vụ kết hợp thu phí.
- HKD, CNKD có hoạt động thu tiền (đặc biệt khi doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên phải dùng hóa đơn/chứng từ điện tử).
- Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
Từ 01/6/2025, tổ chức khấu trừ thuế TNCN phải ngừng sử dụng chứng từ cũ và chuyển sang chứng từ điện tử theo quy định mới. Đăng ký sử dụng qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn) hoặc nhà cung cấp dịch vụ được ủy thác.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
3. Phân biệt phiếu thu điện tử với các loại chứng từ khác
- Với hóa đơn điện tử: Hóa đơn ghi nhận giao dịch bán hàng và tính thuế GTGT; phiếu thu chủ yếu xác nhận khoản tiền đã thu (có thể không có thuế GTGT nếu thuộc diện không chịu thuế).
- Với biên lai thu thuế, phí, lệ phí: Phiếu thu có thể tích hợp biên lai, tạo thành một chứng từ duy nhất.
- Với chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Dùng khi khấu trừ thuế từ thu nhập của cá nhân; phiếu thu điện tử có thể kết hợp nếu thu tiền đồng thời.
Phiếu thu điện tử thuộc mẫu số 5 trong ký hiệu hóa đơn/chứng từ điện tử (theo Thông tư 32/2025/TT-BTC), thường có ký hiệu chứa chữ cái chỉ loại chứng từ.
>> Tham khảo: Đề xuất hộ kinh doanh được gộp hóa đơn và giảm nghĩa vụ khi bán hàng online.
4. Thủ tục lập, sử dụng và truyền dữ liệu phiếu thu điện tử
Thủ tục đăng ký:
- Nộp Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT qua Cổng Tổng cục Thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT.
- Cơ quan thuế phản hồi trong thời gian ngắn (thường 1 ngày làm việc).
Quy trình lập:
- Sử dụng phần mềm chứng từ điện tử được công nhận.
- Lập phiếu khi thu tiền, ký số điện tử.
- Truyền dữ liệu đến cơ quan thuế (thời gian thực hoặc định kỳ).
- Gửi cho người nộp tiền qua email, cổng thông tin hoặc mã QR.
Xử lý sai sót: Áp dụng tương tự hóa đơn điện tử – chỉ điều chỉnh hoặc thay thế, không hủy; cần biên bản thỏa thuận nếu ảnh hưởng đến hai bên.
Lưu trữ: Ít nhất 10 năm theo quy định về giao dịch điện tử và kế toán.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
5. Lợi ích và thách thức khi áp dụng phiếu thu điện tử
Lợi ích:
- Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ giấy tờ.
- Tăng tốc độ giao dịch, giảm thời gian chờ đợi cho người nộp tiền.
- Minh bạch, dễ tra cứu, hỗ trợ kê khai thuế tự động.
- Giảm rủi ro gian lận, thất thu thuế, phí.
- Hỗ trợ HKD, CNKD chuyển đổi số khi quy mô phát triển.
Thách thức:
- Yêu cầu hạ tầng công nghệ và chữ ký số.
- HKD nhỏ có thể gặp khó khăn ban đầu về chi phí và kỹ năng.
- Cần phối hợp giữa các bên thu tiền và cơ quan thuế.
Từ năm 2026, với Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 68/2026/NĐ-CP, việc sử dụng phiếu thu điện tử sẽ được siết chặt hơn với HKD có doanh thu lớn, đồng thời có hỗ trợ từ cơ quan thuế (phần mềm miễn phí hoặc giá rẻ).
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi