Chữ ký số là gì? Xu Hướng sử dụng chữ ký số

Từ 01/01/2026, chữ ký số không còn là “tùy chọn” mà là “giấy thông hành bắt buộc” cho mọi giao dịch điện tử tại Việt Nam: nộp thuế, phát hành hóa đơn, đấu thầu, hải quan, ngân hàng, bảo hiểm, chứng khoán… Không có chữ ký số = không tồn tại trên môi trường số. Năm 2025 là năm cuối cùng còn được “dùng giấy”, nên đây là thời điểm vàng để hiểu rõ bản chất, công dụng, cách dùng và xu hướng tương lai của chữ ký số. Bài viết này tổng hợp toàn bộ kiến thức cập nhật tháng 12/2025.

1. Chữ Ký Số Là Gì?

Theo Luật Giao dịch điện tử 2023 (có hiệu lực 01/07/2024) và Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng cặp khóa bí mật – công khai (private key – public key), lưu trữ trên thiết bị vật lý (USB Token hoặc HSM) hoặc đám mây, được cơ quan có thẩm quyền (CA – Certificate Authority) cấp chứng thư số xác nhận danh tính.

Giá trị pháp lý: Tương đương chữ ký tay + con dấu đối với mọi giao dịch dân sự, hành chính, thương mại (trừ giấy tờ nhà đất, di chúc giấy tay).

> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

2. 3 Loại Chữ Ký Số Phổ Biến

Xu hướng 2025–2027: 60% người dùng chuyển sang Cloud CA + Mobile CA, chỉ 40% còn dùng USB Token truyền thống.

>> Tham khảo: Các nguyên tắc lập và trình bày Báo cáo tài chính theo Thông tư 99/2025/TT-BTC áp dụng từ 01/01/2026.

3. Chữ Ký Số Dùng Để Làm Gì?

• Phát hành & ký hóa đơn điện tử
• Nộp mọi loại tờ khai thuế (GTGT, TNCN, TNDN)
• Quyết toán thuế TNCN cá nhân
• Đăng ký biến động lao động, BHXH điện tử
• Ký hợp đồng điện tử (hợp pháp 100%)
• Đấu thầu điện tử qua Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia
• Nộp thuế hải quan điện tử (VNACCS)
• Giao dịch ngân hàng số (mở LC, bảo lãnh…)
• Ký báo cáo tài chính điện tử gửi UBCKNN, Sở KH&ĐT
• Ký giao dịch chứng khoán (mua bán cổ phiếu quỹ, ESOP)
• Nộp hồ sơ hành chính công (Cổng dịch vụ công quốc gia)
• Ký biên bản họp ĐHĐCĐ trực tuyến
• Ký vận đơn điện tử (e-AWB, e-Bill of Lading)
• Ký hồ sơ y tế điện tử (nếu là bác sĩ, dược sĩ)
• Ký giao dịch tiền mã hóa trên sàn có giấy phép (từ 2026)

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Quy Trình Tạo Ra Một Chữ Ký Số

• Bạn nộp hồ sơ → CA xác minh danh tính.
• CA tạo cặp khóa:
  • Private Key (khóa bí mật) → lưu trong Token, chỉ bạn biết.
  • Public Key (khóa công khai) → công bố rộng rãi.
• CA cấp chứng thư số (Certificate) có thời hạn 1–3–5 năm.
• Khi bạn ký: Dữ liệu → băm (hash) → mã hóa bằng Private Key → tạo chữ ký số.
• Người nhận dùng Public Key giải mã → xác nhận đúng là bạn ký, dữ liệu không bị thay đổi.

>> Tham khảo: Thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu.

5. Chi Phí & Thời Hạn Chữ Ký Số 2025

Gia hạn: 70–80% giá mới, làm online trong 5 phút.

6. So Sánh Chữ Ký Số Với Chữ Ký Tay

7. Xu Hướng Chữ Ký Số 2026–2030

• 100% Cloud CA + Mobile CA – không còn USB Token vật lý
• Ký số bằng sinh trắc học (vân tay + khuôn mặt + mống mắt)
• Chữ ký số xuyên biên giới: Việt Nam ký được với EU, Singapore, Hàn Quốc (theo hiệp định ACDC)
• Blockchain CA: Chứng thư số lưu trên blockchain → không thể thu hồi giả mạo
• Một chữ ký số dùng chung cho cả thuế, ngân hàng, bảo hiểm, hành chính công (Single Digital Identity)

8. 7 Sai Lầm Khi Dùng Chữ Ký Số

• Cho mượn Token → bị hack → bạn chịu trách nhiệm 100%
• Không đổi PIN mặc định (12345678) → bị đánh cắp trong 5 phút
• Cắm Token vào máy tính công cộng → virus copy Private Key
• Quên gia hạn → ngày đẹp trời không nộp được tờ khai → phạt 8–25 triệu
• Dùng Token cá nhân ký hóa đơn doanh nghiệp → bị từ chối toàn bộ
• Mất Token nhưng không báo mất trễ → kẻ xấu ký hợp đồng giả → bạn mất tiền
• Không sao lưu chứng thư số → Token hỏng = mất trắng

>> Tham khảo: Biên bản điều chỉnh hóa đơn.

Kết Luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/