Các loại chứng từ kế toán theo quy định 2026

Chứng từ kế toán là những giấy tờ, vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động của đơn vị kế toán. Theo Điều 16 Luật Kế toán 2015 (văn bản hợp nhất năm 2025), chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính và là cơ sở pháp lý quan trọng để kiểm tra, kiểm soát, thanh tra, kiểm toán. Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, chứng từ kế toán ngày càng chuyển sang dạng điện tử (hóa đơn điện tử, biên lai điện tử, phiếu thu điện tử…), giúp giảm chi phí, tăng minh bạch và hỗ trợ kê khai thuế tự động.

>> Tham khảo: Gộp thủ tục đăng ký người phụ thuộc vào đăng ký thuế lần đầu.

Từ ngày 01/01/2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp chính thức có hiệu lực, thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC và một số thông tư cũ. Thông tư này quy định danh mục 33 biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn (không bắt buộc áp dụng cứng nhắc), cho phép doanh nghiệp tự thiết kế chứng từ phù hợp với đặc thù hoạt động nhưng phải đảm bảo đầy đủ nội dung theo Luật Kế toán.

1. Khái niệm và nguyên tắc chung về chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phải:

• Phản ánh đúng, đầy đủ, kịp thời, rõ ràng, dễ kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Có đủ các yếu tố: Tên và số hiệu chứng từ; ngày, tháng, năm lập; tên, địa chỉ đơn vị lập và nhận; nội dung nghiệp vụ; số tiền (bằng số và bằng chữ); chữ ký của người lập, người duyệt và người chịu trách nhiệm; dấu của đơn vị (nếu là chứng từ giấy).

Theo quy định mới, doanh nghiệp được tự thiết kế chứng từ nhưng phải tuân thủ nguyên tắc minh bạch, tính nhất quán và phù hợp với hệ thống tài khoản kế toán. Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP), chứng từ kế toán là cơ sở để xác định doanh thu, chi phí hợp lý khi tính thuế GTGT và TNCN (đặc biệt khi doanh thu từ 500 triệu đồng/năm trở lên).

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Phân loại chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán được phân loại theo nhiều tiêu chí:

a) Theo hình thức thể hiện

• Chứng từ giấy: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… (vẫn được sử dụng nhưng đang giảm dần).
• Chứng từ điện tử: Hóa đơn điện tử, biên lai điện tử, phiếu thu điện tử, chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử… (được ưu tiên theo Luật Giao dịch điện tử và các nghị định về hóa đơn, chứng từ).

b) Theo công dụng

• Chứng từ mệnh lệnh: Thể hiện lệnh thực hiện nghiệp vụ (lệnh xuất kho, lệnh chi tiền…).
• Chứng từ chấp hành (thực hiện): Ghi nhận việc thực hiện nghiệp vụ (phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập/xuất kho, hóa đơn…).
• Chứng từ liên hợp: Kết hợp nhiều chức năng (phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho…).

>> Tham khảo: Cách tính thuế đối với tài sản mã hóa theo Thông tư 32/2026/TT-BTC.

c) Theo nội dung kinh tế (phân loại phổ biến nhất)

Dưới đây là các nhóm chứng từ kế toán quan trọng nhất theo Thông tư 99/2025/TT-BTC và thực tiễn áp dụng năm 2026:

1. Chứng từ về tiền mặt và tiền gửi (Nhóm Tiền tệ – TT)

• Phiếu thu (01-TT)
• Phiếu chi (02-TT)
• Giấy đề nghị tạm ứng (03-TT)
• Giấy thanh toán tạm ứng (04-TT)
• Giấy đề nghị thanh toán (05-TT)
• Biên lai thu tiền (có thể tích hợp điện tử)

2. Chứng từ về lao động và tiền lương (Nhóm LĐTL)

• Bảng thanh toán tiền lương (01-LĐTL)
• Bảng thanh toán tiền thưởng (02-LĐTL)
• Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (03-LĐTL)
• Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương (08-LĐTL)
• Hợp đồng giao khoán, biên bản nghiệm thu hợp đồng giao khoán

3. Chứng từ về hàng tồn kho và vật tư (Nhóm VT)

• Phiếu nhập kho (01-VT)
• Phiếu xuất kho (02-VT)
• Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa
• Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Chứng từ về bán hàng và doanh thu (Nhóm BH)

• Hóa đơn giá trị gia tăng (điện tử)
• Hóa đơn bán hàng
• Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi (01-BH)
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

5. Chứng từ về tài sản cố định và đầu tư

• Biên bản giao nhận tài sản cố định
• Biên bản thanh lý, nhượng bán TSCĐ
• Hợp đồng mua sắm TSCĐ

6. Chứng từ ngân hàng và thanh toán không dùng tiền mặt

• Giấy báo Nợ, Giấy báo Có
• Ủy nhiệm chi
• Sao kê ngân hàng điện tử
• Chứng từ thanh toán quốc tế (L/C, bill…)

>> Tham khảo: Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

7. Chứng từ khác

• Biên bản đối chiếu công nợ
• Biên bản kiểm kê tài sản
• Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
• Biên lai thu thuế, phí, lệ phí điện tử
• Bảng kê nộp tiền vào ngân sách nhà nước

3. Chứng từ kế toán trong bối cảnh chuyển đổi số năm 2026

Từ năm 2026, chứng từ điện tử chiếm ưu thế tuyệt đối:

• Hóa đơn điện tử (có mã, không có mã, khởi tạo từ máy tính tiền) theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và Nghị định 68/2026/NĐ-CP.
• Biên lai điện tử và phiếu thu điện tử được tích hợp với hóa đơn.
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

Đối với hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên (theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP), việc sử dụng chứng từ kế toán (đặc biệt hóa đơn điện tử) là bắt buộc để xác định chi phí được trừ khi tính thuế.

>> Tham khảo: Cách lập hóa đơn thay thế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

4. Lưu trữ và xử lý chứng từ kế toán

• Thời hạn lưu trữ: Tối thiểu 10 năm (một số chứng từ quan trọng lưu trữ vĩnh viễn).
• Chứng từ điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn, không bị thay đổi và có chữ ký số hợp lệ.
• Khi phát sinh sai sót: Lập chứng từ điều chỉnh hoặc biên bản điều chỉnh theo quy định.

5. Lưu ý khi áp dụng năm 2026

• Doanh nghiệp được tự thiết kế chứng từ nhưng phải đảm bảo đầy đủ yếu tố pháp lý.
• HKD cần lưu chứng từ để chứng minh chi phí hợp lý khi quyết toán thuế (theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP).
• Vi phạm quy định về chứng từ (không lập, lập sai, không lưu trữ…) có thể bị xử phạt hành chính theo quy định về kế toán và thuế.
• Khuyến khích sử dụng phần mềm kế toán tích hợp với hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.

>> Tham khảo: Quy trình xuất hóa đơn VAT cho công ty theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/