Quy trình phát hành hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (HĐĐT có mã) là loại hóa đơn bắt buộc đối với nhiều đối tượng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/06/2025). Đây là hóa đơn được Tổng cục Thuế cấp mã xác thực duy nhất (10 chữ số) trước khi phát hành, đảm bảo tính hợp lệ, chống gian lận và thất thu thuế. Năm 2025, quy trình phát hành hóa đơn điện tử có mã được chuẩn hóa hoàn toàn điện tử, tích hợp realtime với Cổng thông tin hóa đơn điện tử (hoadondientu.gdt.gov.vn), giúp cấp mã tức thì (dưới 1 phút) và truyền dữ liệu tự động. Với hơn 60% hóa đơn hiện nay thuộc loại có mã, quy trình này trở thành bước quan trọng trong chuyển đổi số thuế. Bài viết hướng dẫn chi tiết từng bước phát hành HĐĐT có mã, từ chuẩn bị đến xử lý sai sót.

1. Đặc điểm của hóa đơn điện tử có mã

Theo Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP):

• Hóa đơn điện tử có mã là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi gửi cho người mua.
• Ký hiệu bắt đầu bằng chữ “C” (ví dụ: C25A1N – có mã, năm 2025, hóa đơn GTGT loại 1).
• Đặc điểm nổi bật: Mã QR chứa mã cơ quan thuế, dữ liệu truyền realtime, không cần chữ ký số người mua, giá trị pháp lý ngay khi cấp mã.

Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã:

• Doanh nghiệp rủi ro cao về thuế.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh doanh thu ≥1 tỷ đồng/năm hoặc ngành bán lẻ, ăn uống, dịch vụ.
• Doanh nghiệp mới thành lập trong 12 tháng đầu.
• Bán hàng cho cá nhân không lấy hóa đơn (siêu thị, cửa hàng tiện lợi).

>> Tham khảo: Có thể kê khai thuế khi sử dụng hóa đơn điện tử không?

2. Chuẩn bị trước khi phát hành hóa đơn điện tử có mã

Để phát hành hóa đơn điện tử có mã, doanh nghiệp cần hoàn thành các bước sau:

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Qua hoadondientu.gdt.gov.vn bằng Mẫu 01/ĐK-HĐĐT → Chọn loại “Có mã của cơ quan thuế”.
• Chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Thái Sơn E-invoice(được Tổng cục Thuế công nhận).
• Có chữ ký số doanh nghiệp: USB Token từ Thái Sơn ECA… (bắt buộc ký số trước khi gửi cấp mã).
• Đăng ký dải số hóa đơn: Đăng ký dải số đầu tiên (ví dụ: từ 0000001) và mẫu số (01GTKT cho GTGT).
• Cập nhật phần mềm: Phần mềm phải hỗ trợ ký hiệu 6 ký tự mới và kết nối API cấp mã.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Quy trình phát hành hóa đơn điện tử có mã

Bước 1: Lập hóa đơn trên phần mềm

• Mở phần mềm hóa đơn điện tử (Thái Sơn E-invoice…).
• Chọn loại hóa đơn (GTGT, bán hàng, điều chỉnh…).
• Điền đầy đủ 38 tiêu thức: Tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền, thông tin người mua (tên, MST, địa chỉ).
• Chọn “Có mã của cơ quan thuế” → Ký hiệu tự động sinh “C” + năm + loại.

Bước 2: Ký số hóa đơn

• Cắm USB Token → Chọn chứng thư số doanh nghiệp → Nhập PIN → Ký điện tử.
• Phần mềm tạo file XML chứa dữ liệu hóa đơn.

Bước 3: Gửi yêu cầu cấp mã lên Tổng cục Thuế

• Phần mềm tự động gửi file XML qua API đến Cổng hoadondientu.gdt.gov.vn.
• Thời gian chờ: Tức thì (dưới 1 phút) nếu hệ thống ổn định; tối đa 5 phút.

>> Tham khảo: Toàn cảnh chính sách thuế năm 2026: Hệ thống thuế bước vào giai đoạn đổi mới toàn diện.

Bước 4: Nhận mã xác thực và hoàn thiện hóa đơn

• Cơ quan thuế trả về mã xác thực 10 chữ số → Phần mềm tự động ghép mã vào hóa đơn.
• Hóa đơn hoàn thiện: Có mã QR (chứa mã cơ quan thuế), chữ ký số người bán, thời điểm cấp mã.

Bước 5: Phát hành và gửi hóa đơn cho người mua

• Gửi qua email, SMS, Zalo OA, hoặc in ra giấy (nếu người mua yêu cầu).
• Người mua quét mã QR để kiểm tra hợp lệ.

Bước 6: Lưu trữ và báo cáo

• Lưu file XML + PDF có mã trong 10 năm.
• Dữ liệu tự động vào báo cáo sử dụng hóa đơn (BC26/AC) và tờ khai thuế GTGT.

Ví dụ: Siêu thị phát hành hóa đơn bán lẻ 500.000 đồng → Lập → Ký số → Gửi cấp mã → Nhận mã trong 20 giây → Gửi SMS cho khách hàng kèm mã QR.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Ưu điểm và thách thức khi phát hành hóa đơn điện tử có mã

Ưu điểm:

• Kiểm soát chặt chẽ: Cơ quan thuế nắm dữ liệu → Chống hóa đơn khống.
• An toàn pháp lý: Hóa đơn có giá trị ngay khi cấp mã, không phụ thuộc chữ ký người mua.
• Dễ tra cứu: Người mua quét QR kiểm tra hợp lệ tức thì.
• Hỗ trợ bán lẻ: Không cần chờ người mua ký số.

Thách thức:

• Phụ thuộc hệ thống: Server quá tải → Chậm cấp mã (hiếm xảy ra sau nâng cấp 2025).
• Chi phí: Phí cấp mã 200-500 đồng/hóa đơn (tùy nhà cung cấp).
• Bắt buộc với đối tượng rủi ro cao → Tăng thủ tục so với không mã.

>> Tham khảo: Thời điểm xuất hóa đơn điện tử.

5. Xử lý sai sót khi phát hành hóa đơn điện tử có mã

• Không hủy hóa đơn đã cấp mã: Chỉ lập hóa đơn điện tử điều chỉnh (mẫu 04HGDL) hoặc thay thế.
• Sai sót phát hiện sau cấp mã: Lập văn bản thỏa thuận với người mua → Thông báo cơ quan thuế trong 2 ngày → Lập hóa đơn điều chỉnh.
• Hệ thống không cấp mã: Liên hệ nhà cung cấp hóa đơn điện tử → Gửi lại yêu cầu.

Lưu ý:

• Doanh nghiệp mới thành lập: Bắt buộc có mã trong 12 tháng đầu.
• Hộ kinh doanh bán lẻ: Bắt buộc có mã nếu doanh thu ≥1 tỷ/năm hoặc ngành ăn uống, dịch vụ.
• Phạt vi phạm: Không dùng có mã khi bắt buộc → Phạt 10-20 triệu + đình chỉ hóa đơn điện tử.
• Hỗ trợ: Nhà cung cấp như Thái Sơn E-invoice tự động cấp mã, cảnh báo lỗi trước gửi.

>> Tham khảo: Hóa đơn thay thế; Hóa đơn VAT.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/