Dữ liệu hóa đơn điện tử, tức là tập hợp thông tin được lưu trữ dưới dạng số hóa từ các giao dịch tài chính, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo minh bạch, tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa quản lý doanh nghiệp. Từ ngày 01/07/2025, hệ thống dữ liệu hóa đơn điện tử được đồng bộ hóa trực tiếp với Tổng cục Thuế, giúp doanh nghiệp và cơ quan quản lý dễ dàng theo dõi, kiểm tra và phân tích. Bài viết này sẽ phân tích vai trò, cách quản lý, thách thức, giải pháp và triển vọng của dữ liệu hóa đơn điện tử trong bối cảnh Việt Nam năm 2025.
>> Tham khảo: Cập nhật biểu thuế xuất nhập khẩu 2025.
1. Vai trò của dữ liệu hóa đơn điện tử
Dữ liệu hóa đơn điện tử không chỉ là thông tin giao dịch mà còn mang lại nhiều giá trị chiến lược:
- Đảm bảo minh bạch và tuân thủ pháp luật: Dữ liệu hóa đơn điện tử được kết nối trực tiếp với Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn), cho phép cơ quan thuế giám sát mọi giao dịch. Điều này giúp giảm gian lận thuế và đảm bảo hóa đơn hợp lệ, đặc biệt với các quy định mới từ 01/06/2025.
- Hỗ trợ quản lý doanh nghiệp: Dữ liệu hóa đơn điện tử cung cấp thông tin chi tiết về doanh thu, chi phí, và xu hướng tiêu thụ, giúp doanh nghiệp phân tích hiệu quả kinh doanh. Ví dụ, các công ty như Coca Cola sử dụng dữ liệu hóa đơn điện tử để tối ưu hóa quy trình bán hàng.
- Tăng cường hiệu quả hành chính: Dữ liệu hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy, giảm chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ. Lưu trữ điện tử 10 năm theo quy định giúp doanh nghiệp tiết kiệm không gian và thời gian.
- Hỗ trợ ra quyết định: Dữ liệu hóa đơn điện tử có thể được phân tích để dự báo doanh thu, tối ưu hóa giá bán hoặc phát hiện bất thường trong giao dịch, đặc biệt khi tích hợp với công nghệ AI.
- Góp phần vào chuyển đổi số: Dữ liệu hóa đơn điện tử là một phần của hệ sinh thái số hóa quốc gia, hỗ trợ mục tiêu xây dựng nền kinh tế số vào năm 2030.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.
2. Cấu trúc dữ liệu hóa đơn điện tử
Dữ liệu hóa đơn điện tử bao gồm các thông tin cốt lõi, được chuẩn hóa theo quy định của Tổng cục Thuế:
- Thông tin bên bán: Tên, mã số thuế, địa chỉ, thông tin liên hệ.
- Thông tin bên mua: Tên, mã số thuế (nếu có), địa chỉ.
- Chi tiết giao dịch: Mô tả hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng tiền, thuế suất (thường 10% VAT).
- Mã hóa đơn: Mã duy nhất do cơ quan thuế cấp hoặc doanh nghiệp tự khởi tạo, giúp tra cứu và xác minh.
- Thông tin bổ sung: Ngày phát hành, chữ ký số, mã tra cứu, và các ghi chú đặc thù (ví dụ: thông tin điều chỉnh nếu có sai sót).
Dữ liệu này được lưu dưới định dạng XML hoặc JSON, đảm bảo khả năng tích hợp với các hệ thống ERP, CRM hoặc phần mềm kế toán như Einvoice, MISA, hoặc Viettel Money.
>> Tham khảo: Bỏ thuế khoán: Những điều hộ kinh doanh phải biết khi chuyển sang kê khai thuế.
3. Quy định pháp luật về dữ liệu hóa đơn điện tử
Quản lý dữ liệu hóa đơn điện tử tại Việt Nam được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật sau:
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Quy định bắt buộc doanh nghiệp, tổ chức, và hộ kinh doanh lớn (doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm) sử dụng hóa đơn điện tử, với dữ liệu phải được truyền trực tiếp đến Tổng cục Thuế.
- Thông tư 32/2025/TT-BTC: Hướng dẫn chi tiết về định dạng, lưu trữ, và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp phải đảm bảo dữ liệu được lưu trữ tối thiểu 10 năm và có thể truy xuất bất kỳ lúc nào.
- Cơ chế tự động đồng bộ: Từ 01/07/2025, dữ liệu hóa đơn điện tử được tự động đồng bộ với hệ thống thuế, bao gồm thông tin địa chỉ, mã số thuế, và mã hóa đơn, giảm thiểu việc điều chỉnh thủ công.
- Xử lý sai sót: Trong trường hợp dữ liệu sai, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế mà không cần hủy, theo quy định từ 01/06/2025.
- Mức phạt vi phạm: Không truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đúng hạn hoặc sử dụng dữ liệu không hợp lệ có thể bị phạt từ 2-10 triệu đồng.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
4. Quản lý dữ liệu hóa đơn điện tử
Quản lý dữ liệu hóa đơn điện tử đòi hỏi doanh nghiệp sử dụng các phần mềm chuyên dụng như Einvoice. Quy trình quản lý bao gồm:
- Thu thập dữ liệu: Hóa đơn điện tử được tạo từ phần mềm hoặc máy tính tiền, tự động ghi nhận dữ liệu giao dịch.
- Truyền dữ liệu: Dữ liệu được gửi đến hệ thống của Tổng cục Thuế qua API hoặc cổng thông tin, đảm bảo mã hóa an toàn.
- Lưu trữ dữ liệu: Dữ liệu được lưu trên đám mây hoặc máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ, với thời hạn tối thiểu 10 năm.
- Phân tích và báo cáo: Doanh nghiệp sử dụng các công cụ phân tích để tạo báo cáo thuế, thống kê doanh thu, hoặc phát hiện bất thường.
Ví dụ, giải pháp Einvoice cho phép lưu trữ miễn phí, tra cứu nhanh và tích hợp với SAP, giúp các doanh nghiệp FDI như Samsung quản lý hàng triệu hóa đơn mỗi tháng.
>> Tham khảo: Biên bản điều chỉnh hóa đơn.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi