Trong quá trình lập hóa đơn điện tử, sai sót là điều khó tránh khỏi, như sai thông tin người mua, thuế suất, hoặc giá trị giao dịch. Việc điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót cần tuân thủ quy định pháp luật để đảm bảo tính hợp lệ và tránh bị phạt. Bài viết sau cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót tại Việt Nam năm 2025, dựa trên các quy định mới nhất từ Cục Thuế, bao gồm quy trình, lưu ý, và các bước thực hiện.
1. Các trường hợp cần điều chỉnh hóa đơn điện tử
Theo Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử cần được điều chỉnh trong các trường hợp sau:
- Sai thông tin người mua: Sai tên, mã số thuế, địa chỉ (ví dụ, địa chỉ chưa cập nhật theo sáp nhập hành chính từ 01/07/2025, theo Thông báo 1674/TB-CCTKV.VIII-VPH).
- Sai thông tin hàng hóa/dịch vụ: Sai tên, số lượng, đơn giá, hoặc giá trị giao dịch.
- Sai thuế suất GTGT: Ví dụ, ghi sai thuế suất 10% thay vì 8% trong thời gian giảm thuế 2% (01/01/2025–30/06/2025, theo Nghị định 180/2024/NĐ-CP).
- Sai ngày lập hóa đơn: Không khớp với thời điểm cung cấp hàng hóa/dịch vụ.
- Sai hình thức thanh toán: Ghi sai phương thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản), ảnh hưởng đến khấu trừ thuế GTGT.
Lưu ý: Trường hợp hóa đơn có sai sót nghiêm trọng (như sử dụng bất hợp pháp hoặc trốn thuế), doanh nghiệp phải hủy hóa đơn thay vì điều chỉnh và có thể bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử (Điều 16, Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
>> Tham khảo: Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử cần tuân thủ 2025.
2. Quy định pháp lý về điều chỉnh hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, điều chỉnh hóa đơn điện tử phải tuân thủ các nguyên tắc:
- Không xóa hóa đơn gốc: Hóa đơn điện tử có sai sót không được xóa khỏi hệ thống mà phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
- Lập biên bản điều chỉnh: Cả người bán và người mua phải thỏa thuận và ký biên bản điều chỉnh trước khi phát hành hóa đơn mới.
- Truyền dữ liệu đến Cục Thuế: Hóa đơn điều chỉnh phải được truyền đến Cục Thuế ngay khi lập (đối với hóa đơn có mã) hoặc định kỳ hàng ngày (đối với hóa đơn không có mã).
- Tham chiếu hóa đơn gốc: Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ thông tin hóa đơn gốc (ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập).
- Thời hạn xử lý: Sai sót phải được phát hiện và điều chỉnh trước khi cơ quan thuế kiểm tra, nếu không có thể bị phạt từ 3–8 triệu đồng (Điều 16, Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
>> Tham khảo: Ký hiệu hóa đơn điện tử là gì?
3. Quy trình điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót
Dưới đây là các bước chi tiết để điều chỉnh hóa đơn điện tử, áp dụng cho cả doanh nghiệp và hộ kinh doanh:
Bước 1: Xác định sai sót
- Kiểm tra hóa đơn điện tử gốc để xác định lỗi cụ thể (ví dụ: sai mã số thuế, thuế suất, hoặc số lượng hàng hóa).
- Đối chiếu với hợp đồng, chứng từ giao dịch để xác minh thông tin đúng cần điều chỉnh.
- Liên hệ với người mua để thống nhất về sai sót và phương án điều chỉnh.
Bước 2: Lập biên bản điều chỉnh
-
Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử bằng văn bản hoặc thông điệp dữ liệu, có chữ ký số của cả người bán và người mua. Nội dung biên bản bao gồm:
-
- Thông tin hóa đơn gốc (ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập).
- Nội dung sai sót và thông tin đúng cần điều chỉnh.
- Cam kết của hai bên về việc điều chỉnh.
- Mẫu biên bản có thể được tải từ cổng thông tin Cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn) hoặc sử dụng mẫu của phần mềm HĐĐT như Thái Sơn E-invoice, EasyInvoice.
- Gửi biên bản cho người mua qua email, Zalo, hoặc hệ thống hóa đơn điện tử.
Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh
- Truy cập phần mềm hóa đơn điện tử (Thái Sơn E-invoice, VNPT Invoice, MISA meInvoice, v.v.) để lập hóa đơn điều chỉnh.
- Ghi rõ nội dung điều chỉnh, ví dụ: “Điều chỉnh tăng/giảm giá trị hóa đơn số [số hóa đơn gốc], ký hiệu [ký hiệu gốc], ngày [ngày lập gốc]”.
- Hóa đơn điều chỉnh phải có ký hiệu riêng, ví dụ “1C25TAA” (năm 2025), và tham chiếu đến hóa đơn gốc.
- Đảm bảo thuế suất đúng, đặc biệt trong thời gian giảm 2% GTGT (01/01–30/06/2025).
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 4: Truyền dữ liệu đến Cục Thuế
- Truyền hóa đơn điều chỉnh đến Cục Thuế qua phần mềm hóa đơn điện tử hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ (như Thái Sơn, VNPT).
- Đối với hóa đơn có mã, dữ liệu phải được truyền ngay khi lập. Đối với hóa đơn không có mã, truyền định kỳ hàng ngày.
- Cục Thuế sẽ phản hồi mã giao dịch hoặc thông báo lỗi nếu dữ liệu không đúng định dạng XML. Doanh nghiệp phải sửa lỗi trong vòng 2 ngày.
Bước 5: Gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua
- Gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua qua email, SMS, hoặc ứng dụng hóa đơn điện tử.
- Lưu trữ biên bản điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh trong hệ thống tối thiểu 10 năm, theo Điều 12, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Bước 6: Cập nhật kê khai thuế
- Cập nhật hóa đơn điều chỉnh vào tờ khai thuế GTGT của kỳ kê khai tương ứng.
- Nếu sai sót ảnh hưởng đến số thuế GTGT đã khấu trừ, lập tờ khai bổ sung và nộp trước khi cơ quan thuế kiểm tra.
4. Điều chỉnh hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Từ 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (áp dụng cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên trong ngành bán lẻ, ăn uống) cũng cần điều chỉnh nếu có sai sót. Quy trình tương tự, nhưng lưu ý:
- Dữ liệu từ máy tính tiền phải được truyền tức thời đến Cục Thuế, nên sai sót cần được phát hiện và điều chỉnh ngay trong ngày.
- Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ “Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền” và tham chiếu đến hóa đơn gốc.
>> Tham khảo: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn.
5. Lưu ý quan trọng khi điều chỉnh hóa đơn điện tử
- Thời hạn điều chỉnh: Sai sót nên được điều chỉnh ngay khi phát hiện, trước khi nộp tờ khai thuế hoặc kiểm tra thuế, để tránh phạt từ 3–8 triệu đồng.
- Hóa đơn thay thế: Nếu sai sót nghiêm trọng (như sai mã số thuế không thể điều chỉnh), cần lập hóa đơn thay thế thay vì hóa đơn điều chỉnh. Hóa đơn thay thế cũng phải tham chiếu đến hóa đơn gốc.
- Bảo mật dữ liệu: Hóa đơn điều chỉnh phải được ký số và lưu trữ an toàn, đảm bảo không bị chỉnh sửa.
- Cập nhật địa chỉ: Từ 01/07/2025, địa chỉ trên hóa đơn điện tử phải theo địa bàn hành chính mới sau sáp nhập tỉnh thành. Sai sót về địa chỉ cần được điều chỉnh ngay để khớp với cơ sở dữ liệu quốc gia.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi