Thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu theo quy định mới nhất

Việc xác định đúng thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ luôn là một trong những vấn đề được doanh nghiệp quan tâm nhất, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào, hoàn thuế GTGT, thời hạn kê khai thuế và tránh bị xử phạt hành chính. Từ ngày 01/6/2025, khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, quy định về thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu đã được sửa đổi, bổ sung theo hướng linh hoạt hơn, giảm áp lực cho doanh nghiệp nhưng đồng thời cũng đặt ra yêu cầu quản lý chặt chẽ hơn.

1. Quy định cũ (trước 01/6/2025) – Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa xuất khẩu được quy định rất chặt chẽ:

• Chậm nhất là ngày tiếp theo kể từ ngày tờ khai hải quan được thông quan, giải phóng hàng hoặc ngày mua hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu (đối với dịch vụ xuất khẩu).
• Trường hợp giao hàng cho bên vận chuyển thì thời điểm lập hóa đơn là ngày chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho bên vận chuyển.

Quy định này gây rất nhiều khó khăn thực tế cho doanh nghiệp vì:

• Nhiều trường hợp thông quan vào cuối ngày làm việc, cuối tuần, ngày lễ → doanh nghiệp chỉ còn vài giờ hoặc thậm chí không còn thời gian để lập hóa đơn đúng hạn.
• Doanh nghiệp phải phối hợp với nhiều bộ phận (kế toán, logistics, hải quan) trong thời gian cực kỳ gấp.
• Nếu lập hóa đơn chậm dù chỉ 1 ngày cũng bị coi là vi phạm và bị phạt từ 4–8 triệu đồng (Nghị định 125/2020/NĐ-CP, sau này là Nghị định 102/2021/NĐ-CP).

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Quy định mới từ 01/6/2025 – Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Nhằm tháo gỡ khó khăn trên, khoản 4 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung khoản 2 Điều 9 Nghị định 123 như sau:

“Đối với hàng hóa xuất khẩu: Thời điểm lập hóa đơn do người bán tự xác định nhưng chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày cơ quan hải quan xác nhận hàng hóa đã làm xong thủ tục hải quan (thông quan, giải phóng hàng hoặc đưa hàng vào khu phi thuế quan).”

⇒ Điểm mới quan trọng nhất: “Do người bán tự xác định” nhưng vẫn có giới hạn cuối cùng là ngày làm việc tiếp theo sau khi thông quan.

Ví dụ minh họa:

• Lô hàng được thông quan vào thứ Sáu ngày 20/6/2025 lúc 16h30.
• Ngày làm việc tiếp theo là thứ Hai 23/6/2025. → Doanh nghiệp được phép lập hóa đơn bất kỳ thời điểm nào từ sau khi thông quan cho đến hết ngày 23/6/2025.

Như vậy, doanh nghiệp có thêm thời gian cuối tuần để xử lý chứng từ, đối chiếu số liệu, ký duyệt nội bộ mà vẫn đảm bảo tuân thủ pháp luật.

>> Tham khảo: Tổng hợp những điểm mới trong Thông tư 99/2025/TT-BTC.

3. Các trường hợp đặc biệt về thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu

a. Xuất khẩu tại chỗ (Điều 9 khoản 2a Nghị định 123, vẫn giữ nguyên)

• Thời điểm lập hóa đơn là ngày chuyển giao hàng hóa cho doanh nghiệp nội địa được chỉ định nhận hàng xuất khẩu tại chỗ.

b. Hàng hóa xuất khẩu gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế

• Thời điểm lập hóa đơn: chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày tổ chức chuyển phát nhanh xác nhận đã nhận hàng để vận chuyển ra nước ngoài (theo vận đơn hoặc chứng từ tương đương).

c. Dịch vụ xuất khẩu (bao gồm dịch vụ cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài)

• Thời điểm lập hóa đơn: khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa).

d. Hàng hóa xuất khẩu theo hình thức thương mại điện tử (B2C) qua sàn quốc tế

• Doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn thương mại điện tử hoặc hóa đơn GTGT điện tử.
• Thời điểm lập hóa đơn: chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo sau ngày hàng hóa được xác nhận đã rời khỏi Việt Nam (theo dữ liệu của đơn vị vận chuyển quốc tế).

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa áp dụng thuế suất 0% nhưng không làm thủ tục hải quan

(VD: bán cho thương nhân trong khu phi thuế quan, bán vào kho ngoại quan, bán cho cửa hàng miễn thuế…)

• Thời điểm lập hóa đơn: ngay khi chuyển giao hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ, không áp dụng quy định “chậm nhất ngày làm việc tiếp theo sau thông quan”.

5. Ảnh hưởng của thời điểm lập hóa đơn đến hoàn thuế GTGT

• Theo Luật Quản lý thuế và Thông tư 80/2021/TT-BTC, hồ sơ hoàn thuế GTGT xuất khẩu phải có hóa đơn hợp pháp, hợp lệ.
• Nếu hóa đơn được lập chậm hơn thời hạn quy định (dù chỉ 1 ngày) → cơ quan thuế có quyền từ chối hoàn thuế hoặc phạt vi phạm hành chính, đồng thời doanh nghiệp phải điều chỉnh, lập hóa đơn bổ sung (rất mất thời gian).
• Ngược lại, nếu lập hóa đơn đúng hoặc sớm hơn thời hạn cho phép → hoàn toàn hợp lệ để đưa vào hồ sơ hoàn thuế kỳ hiện tại.

>> Tham khảo: 04 Thông tư bị thay thế bởi Thông tư 99/2025/TT-BTC từ 01/01/2026?

6. Một số lưu ý thực tế để tránh sai sót

1. Theo dõi chặt chẽ ngày thông quan trên hệ thống VNACCS/VCIS hoặc trên Cổng thông tin một cửa quốc gia.
2. Thiết lập quy trình nội bộ: ngay khi nhận được thông báo thông quan → bộ phận kế toán nhận được cảnh báo tự động (qua phần mềm ERP hoặc phần mềm hóa đơn điện tử).
3. Sử dụng chữ ký số có thời hạn hoạt động 24/7, tránh trường hợp hết hạn vào đúng ngày cần lập hóa đơn.
4. Đối với các lô hàng thông quan vào ngày cuối cùng của tháng, nên lập hóa đơn trong tháng đó để tối ưu dòng tiền hoàn thuế (nếu có thể).
5. Lưu trữ đầy đủ chứng từ chứng minh thời điểm thông quan (tờ khai hải quan đã thông quan, thông báo kết quả phân luồng, biên bản bàn giao hàng hóa…).

7. So sánh nhanh quy định cũ và mới

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/