Xuất hóa đơn điện tử kèm bảng kê được quy định thế nào?

Trong một số trường hợp với số lượng hàng hóa lớn, doanh nghiệp cần xuất hóa đơn điện tử kèm bảng kê. Vậy quy định cụ thể là như thế nào?

1. Bảng kê hàng hóa là gì?

Bảng kê mua hàng còn được gọi là bảng kê thu mua hàng hóa, đây là văn bản bắt buộc phải thực hiện đối với các doanh nghiệp chuyên về xuất nhập khẩu hay thu mua hàng hóa.

Bảng kê mua hàng còn được hiểu đơn giản là một loại chứng từ lập để kê khai mua vật tư, công cụ, hàng hóa hay các dịch vụ lặt vặt trên thị trường tự do đối với các trường hợp người bán thuộc diện không cần phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vị theo quy định pháp luật.

Bảng kê mua hàng được lập nhằm mục đích làm căn cứ, cơ sở dữ liệu phục vụ việc lập phiếu nhập kho, thanh toán, hạch toán các chi phí vật tư, hàng hóa,…

Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng bảng kê mua hàng này không được khấu trừ vào thuế GTGT.

Với những trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ mà người bán không có hóa đơn thì để được tính vào chi phí hợp lý, hợp lệ. Theo đó, các doanh nghiệp phải tiến hành lập “Bảng kê mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn” theo Mẫu số 04/GTGT.

2. Quy định về xuất hóa đơn điện tử kèm bảng kê

Khi bán hàng hóa, dịch vụ, nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc xuất bảng kê đính kèm hóa đơn. Điều này đã được quy định rất rõ trong Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Theo đó, Điều 19 Thông tư 39/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành đã quy định các nội dung cần ghi trên hóa đơn:

• Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày…, tháng…. năm…”. Mục “tên hàng” trên hóa đơn chỉ ghi tên gọi chung của mặt hàng.
• Các tiêu thức khác ghi trên hóa đơn thực hiện theo quy định của pháp luật (Chi tiết xem tại Khoản 2 Điều 16 của thông tư này).

Bảng kê do người bán hàng tự thiết kế sao cho phù hợp với đặc điểm, mẫu mã, chủng loại của loại hàng hóa, dịch vụ kinh doanh nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung chính như sau:

• Tên người bán hàng, địa chỉ liên lạc, mã số thuế.
• Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Trường hợp người bán hàng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng”, “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán (chưa có thuế giá trị gia tăng) đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.
  • Bảng kê phải ghi rõ “Kèm theo hóa đơn Số… Ngày… tháng…. năm” và có đầy đủ các chữ ký của người bán hàng, người mua hàng như trên hóa đơn.
  • Trường hợp bảng kê có nhiều hơn 01 trang thì các bảng kê phải được đánh số trang liên tục và phải đóng dấu giáp lai. Trên bảng kê cuối cùng phải có đầy đủ chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.
  • Số bảng kê phát hành phù hợp với số liên hóa đơn. Bảng kê được lưu giữ cùng với hóa đơn để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.

Người bán hàng và người mua hàng thực hiện quản lý và lưu giữ bảng kê kèm theo hóa đơn theo đúng quy định.

3. Hướng dẫn lập bảng kê chi tiết hàng hóa khi xuất hóa đơn

Khi xuất hóa đơn điện tử kèm bảng kê, bạn cần phải viết hóa đơn kèm bảng kê đúng cách. Các thông số trong bảng kê phải tuân theo yêu cầu nội dung bảng kê đã quy định trong Điều 19 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Theo đó, bảng kê của bạn cần phải có các cột thông số sau: Số thứ tự; tên hàng hóa, dịch vụ; số lượng; đơn giá; thành tiền; cộng tiền hàng; thuế suất GTGT; tiền thuế GTGT; tổng cộng tiền thanh toán.

Ngoài ra, với những trường hợp hóa đơn điện tử chỉ có 2 mặt hàng nhưng khách hàng vẫn yêu cầu xuất bảng kê thì bạn vẫn có thể đáp ứng yêu cầu đó nếu hóa đơn đã lập phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hóa đơn và bảng kê ghi đầy đủ các chỉ tiêu theo quy định của pháp luật thì hóa đơn đó vẫn hợp lệ.

Lưu ý rằng, các mặt hàng có thuế suất GTGT khác nhau thì bạn phải lập hóa đơn GTGT cho từng loại thuế suất.

Tuy nhiên, hiện nay, để thuận tiện hơn cho việc xuất hóa đơn điện tử kèm bảng kê, các tổ chức, doanh nghiệp đã chuyển sang lựa chọn hình thức hóa đơn điện tử nhiều trang, vừa nhanh gọn lại vừa đảm bảo tất cả các cơ quan thuế đều chấp thuận.

Kết luận

Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/