Hóa đơn điện tử đã được hoàn thiện hành lang pháp lý đủ để áp dụng trong thực tế và thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy trong các giao dịch kinh doanh. Trong những lĩnh vực phải thực hiện càng nhiều giao dịch, chi phí tiết kiệm khi sử dụng hóa đơn điện tử càng lớn đặc biệt là lĩnh vực ngân hàng. Bài viết giải đáp những lý do các ngân hàng đã sớm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống.
1. Những vấn đề với hóa đơn giấy trong lĩnh vực ngân hàng
Quản lý và lưu trữ hóa đơn là bài toán nan giải hàng đầu của các ngân hàng. Với sự phát triển của E-banking, SMS banking… , các giao dịch điện tử đang ngày càng chứng tỏ sự ưu việt, tiện lợi vượt trội hơn nhiều so với các giao dịch trực tiếp như cho phép gửi tiền với hạn mức lớn, gửi tiền liên ngân hàng, gửi tiền tại bất cứ thời điểm và địa điểm nào.
Điều này khiến hình thức xuất hóa đơn giấy truyền thống không còn phù hợp. Việc giao nhận hóa đơn giấy gây nên những bất tiện, đồng thời ngân hàng sẽ cần phải tra cứu thủ công thông tin giao dịch điện tử để tạo lập hóa đơn giấy, tạo nên sự thiếu nhất quán và khó khăn trong nghiệp vụ quản lý hóa đơn.
Bên cạnh đó, số lượng hóa đơn cần xuất và lưu trữ mỗi ngày tính cả giao dịch trực tiếp lẫn giao dịch điện tử là vô cùng lớn, yêu cầu nhân lực khổng lồ mới có thể đáp ứng. Dễ nhận thấy rằng với nhân lực có hạn tại các ngân hàng, sử dụng hình thức hóa đơn truyền thống sẽ khiến ngân hàng vận hành trì trệ, kém hiệu quả hơn.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử trong lĩnh vực bán lẻ.
2. Hóa đơn điện tử khắc phục nhược điểm của hóa đơn giấy
Hoá đơn điện tử là xu hướng tất yếu của hoạt động thương mại và sử dụng hoá đơn điện tử ngân hàng mang về cho mình nhiều lợi ích thiết thực.
An toàn thông tin là yếu tố hàng đầu cần phải đảm bảo đối với các giao dịch ngân hàng. Hóa đơn điện tử đảm bảo tính an toàn với công nghệ bảo mật, quy trình ký điện tử trên hóa đơn theo hình thức khép kín và ngân hàng sẽ chuyển trực tiếp đến khách hàng thông qua các kênh điện tử như email, SMS… Thông tin dữ liệu của khách hàng sẽ được bảo mật tuyệt đối. Ngân hàng phân quyền sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử với một số nhân viên nhất định, đảm bảo rằng những thông tin này không thể bị sửa đổi nếu không có mật khẩu xác thực.
Bên cạnh đó, nếu tích hợp vào hệ thống quản lý của ngân hàng, việc xuất hóa đơn sẽ diễn ra một cách tự động, giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực, đồng thời loại bỏ khả năng sai sót trong hóa đơn. Điều này đặc biệt có ý nghĩa bởi tại bất kỳ thời điểm, địa điểm nào, người thực hiện giao dịch đều có thể nhận hóa đơn ngay lập tức và yên tâm về tính minh bạch, chính xác của hóa đơn.
Phần mềm hóa đơn điện tử cho phép ngân hàng loại bỏ hoàn toàn công đoạn tạo lập hóa đơn thủ công, đẩy nhanh tiến độ giao dịch trong từng phiên làm việc. Thay vì phải tạo hóa đơn thủ công, hóa đơn sẽ được tạo tự động và gửi cho khách hàng ngay lập tức. Bên cạnh đó, khách hàng được cung cấp lựa chọn tải hóa đơn về máy cá nhân để lưu trữ hoặc xem hay in tuỳ theo nhu cầu sử dụng.
Đối với khách hàng không có điều kiện sử dụng kênh Internet Banking để tra cứu hóa đơn điện tử thì khách hàng có thể nhận hoá đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử tại các điểm giao dịch khi có nhu cầu.
>> Tham khảo: Hướng dẫn xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài.
Chi phí in ấn cũng là điều khiến hóa đơn truyền thống trở nên lỗi thời. Với các giao dịch ngân hàng, khách hàng có thể nhận hoá đơn điện tử ngay mà không cần phải mất thời gian chờ đợi các thủ tục đóng dấu, luân chuyển hay gửi hoá đơn qua bưu điện như các hình thức hoá đơn trước đây. Việc này giúp ngân hàng tiết kiệm chi phí in, gửi hóa đơn qua đường bưu điện, chi phí lưu trữ, bảo quản hoá đơn…
Không chỉ vậy, hóa đơn điện tử cho phép cả ngân hàng và khách hàng chủ động tra cứu và sao lưu hóa đơn điện tử đối với các loại phí thu định kỳ của khách hàng như: Quản lý tài khoản, duy trì số dư tối thiểu, đăng ký giao dịch qua fax; hay những phí liên quan đến dịch vụ ngân hàng điện tử như: duy trì dịch vụ, giao dịch, dịch vụ xác thực OTP qua SMS, SMS báo giao dịch tự động…
Chính vì thế, ngân hàng chính là các đơn vị tiên phong khi đã sớm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.
3. Thời điểm áp dụng hóa đơn điện tử Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Tại Khoản 3, Điều 59, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ khẳng định sẽ bãi bỏ Khoản 2 và Khoản 4 của Điều 35, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
Điều trên đồng nghĩa rằng, các các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh sẽ không bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/11/2020 nữa. Thay vào đó, thời hạn cuối cùng chuyển đổi HĐĐT được áp dụng trước ngày 01/07/2022.
Tại Khoản 1, Điều 60 của Nghị định mới này, Chính Phủ cũng quy định từ nay đến ngày 30/6/2022, nếu các đơn vị kinh doanh được cơ quan thuế thông báo chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định nhưng chưa đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì sẽ tiếp tục dùng hóa đơn đang sử dụng và thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo nghị định này cùng với việc nộp tờ khai thuế GTGT.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Cơ quan thuế sẽ xây dựng dữ liệu hóa đơn của cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi