Bài viết tổng hợp các quy định mới theo Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử. Các nội dung mới cán bộ thuế và người nộp thuế cần chú ý như sau:
1. Áp dụng hóa đơn điện tử đối với một số trường hợp
Theo Thông tư 78, áp dụng một số hóa đơn điện tử cho một số trường hợp sau:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh;
- Kinh doanh xăng dầu;
- Dịch vụ ngân hàng.
Sử dụng nền tảng internet để lưu trữ hóa đơn điện tử giúp ngân hàng giảm bớt chi phí lưu trữ, chi phí nhân lực thực hiện và cả chi phí in ấn ra hóa đơn giấy. So với hóa đơn giấy, việc lập và ghi bằng tay vừa dễ gây ra sai sót và tính nguyên bản khó có thể giữ được lâu theo thời gian. Ngân hàng sẽ tốn kém diện tích phòng chứa và không đảm bảo được tính bảo mật thông tin.
Các giao dịch lớn nhỏ như rút tiền, chuyển khoản, tín dụng, bảo lãnh nhận hàng, bảo lãnh dự thầu đề cần phải xuất hóa đơn ở ngân hàng. Lượng hóa đơn này với mỗi chi nhánh đều không hề nhỏ, việc in ra, gửi cho từng khách hàng đi kèm chi phí chuyển phát lớn. Các loại chi phí sẽ được cắt giảm hoàn toàn nếu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, việc gửi hóa đơn sẽ thông qua internet hoặc gửi thông số để khách hàng tự tra cứu mã hóa đơn và tiến hành thanh toán.
Chưa hết, hóa đơn giấy sẽ gây khó khăn trong quá trình tra cứu, sao lưu các loại phí ngân hàng. Cùng với đó là khó khăn trong việc quản lý tài khoản, sao lưu duy trì số dư tối thiểu, duy trì dịch vụ, đăng ký giao dịch qua fax, xác thực OTP… Nhưng với hóa đơn điện tử sẽ giúp ngân hàng tích hợp dữ liệu từ hệ thống, việc quản lý các giao dịch trên trở nên đơn giản, dễ dàng hơn rất nhiều.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền
Đối với doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai đang sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế nhưng có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh do số lượng hóa đơn xuất ra nhiều và liên tục, để thuận lợi trong việc lập hóa đơn thì người nộp thuế được lựa chọn sử dụng máy tính tiền để áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế là một thiết bị điện tử đồng bộ hay một hệ thống nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng một phần mềm bán hàng có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các thao tác bán hàng, số liệu bán hàng, in hóa đơn, tra cứu giao dịch, báo cáo giao dịch, chức năng khác và được kết nối chuyển dữ liệu theo định dạng chuẩn bằng phương thức giao dịch điện tử qua mạng điện tử.
Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:
- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
- Không bắt buộc có chữ ký số;
- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
>> Tham khảo: Quy định về chế độ kế toán doanh nghiệp.
3. Sử dụng biên lai, chứng từ của cơ quan thuế
Cục Thuế in, khởi tạo và phát hành biên lai thuế Mẫu CTT50 sử dụng để thu thuế, phí, lệ phí đối với hộ, cá nhân kinh doanh. Sử dụng cho các trường hợp thu nợ đối với hộ khoán, thu thuế sử dụng đất nông nghiệp, phi nông nghiệp đối với hộ gia đình, cá nhân.
Các địa bàn sử dụng biên lai thuế phải đảm bảo các tiêu chí sau:
- Không có điểm thu;
- Chưa thực hiện ủy nhiệm thu thuế;
- Thuộc địa bàn khó khăn, đặc biệt khó khăn.
>> Tham khảo: Quy định ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.
4. Tiêu chí đối với tổ chức cung cấp dịch vụ về HĐĐT để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ HĐĐT có mã của cơ quan thuế và dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn và các dịch vụ khác có liên quan
Đối với tổ chức cung cấp giải pháp HĐĐT có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế cho người bán và người mua phải đáp ứng các tiêu chí sau:
- Là tổ chức thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin thành lập hợp pháp và các dịch vụ về hóa đơn điện tử được công khai trên trang thông tin điện tử của tổ chức.
- Tổ chức phải có tối thiểu 05 nhân sự trình độ đại học về công nghệ thông tin.
- Có hạ tầng kỹ thuật, thiết bị công nghệ thông tin, đáp ứng yêu cầu về hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.
Đối với tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử phải đáp ứng các tiêu chí sau:
- Là tổ chức được thành lập hợp pháp, có tối thiểu 05 năm hoạt động và các thông tin về dịch vụ hóa đơn điện tử phải được đăng trên trang thông tin của tổ chức.
- Có quỹ và có giấy bảo lãnh của một ngân hàng hợp pháp tại Việt Nam và quỹ không dưới 05 tỷ đồng.
- Tổ chức có tối thiểu 20 nhân sự có trình độ đại học về lĩnh vực công nghệ thông tin.
- Tổ chức có hạ tầng kỹ thuật, thiết bị công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm đáp ứng yêu cầu về cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.
5. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử do bên ủy nhiệm lập có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử bắt buộc phải thể hiện tên, địa chí, mã số thuế của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm đồng thời đúng thực tế phát sinh.
Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm có trách nhiệm chuyển trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.
Bên cạnh đó, việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản gồm các thông tin sau:
- Thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số;
- Thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;
- Mục đích, thời gian ủy nhiệm;
- Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm. Lưu ý, ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm.
Hơn nữa, bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải công khai trên truyền thông đại chúng hoặc website của đơn vị mình khi lập ủy nhiệm, hết thời gian ủy nhiệm hoặc chấm dứt thời gian ủy nhiệm.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
6. Về việc chuyển đổi áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế
Người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có nhu cầu chuyển sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123.
- Chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
- Chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Thông tư 78
- Trong trường hợp người nộp thuế không sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng có rủi ro cao về thuế thì phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel: 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi