Quy định về chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử khi nào? Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.

1. Phân loại hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 3 của Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011, hóa đơn điện tử được hiểu là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử liên quan đến việc bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ, được tạo ra, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

>> Tham khảo: Hướng dẫn báo cáo thuế hàng bán trả lại.

Hóa đơn điện tử được tạo ra, lập, và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi thực hiện giao dịch mua bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

(1) Hóa đơn giá trị gia tăng: Được áp dụng khi người bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng bằng cách khấu trừ. Loại hóa đơn này cũng bao gồm hóa đơn được tạo ra từ máy tính tiền kết nối điện tử với cơ quan thuế.

(2) Hóa đơn bán hàng: Được áp dụng khi người bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng trực tiếp. Loại hóa đơn này cũng bao gồm hóa đơn được tạo ra từ máy tính tiền kết nối điện tử với cơ quan thuế.

(3) Các loại hóa đơn khác: Bao gồm tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử và các chứng từ điện tử khác có nội dung quy định tại Điều 6 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2019 của Chính phủ.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Thời hạn chuyển đổi hóa đơn điện tử

Từ ngày 01/07/2022, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và hộ cá nhân kinh doanh phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC (trừ các doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không có hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm kế toán).

Theo Điều 7 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, tổ chức, kinh doanh có thể sử dụng đồng thời nhiều loại hình hóa đơn khác nhau và phải thông báo về việc phát hành từng loại hóa đơn theo quy định. Mẫu thông báo phát hành hóa đơn phổ biến nhất được quy định tại Mẫu số 2, Phụ lục đi kèm với Thông tư 32, bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin về đơn vị phát hành: tên đơn vị phát hành hóa đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ và số điện thoại.
• Thông tin về loại hóa đơn phát hành: Tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn được thông báo phát hành (từ số… đến số…), ngày lập thông báo phát hành hóa đơn, tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật cùng dấu của đơn vị.

Do đó, theo quy định trên, các doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cũng có thể sử dụng đồng thời nhiều mẫu hóa đơn, tuy nhiên, mỗi mẫu hóa đơn đều cần tuân thủ quy trình thông báo phát hành hóa đơn theo quy định.

>> Tham khảo: Hóa đơn đầu vào gồm những gì?

Hóa đơn điện tử được coi là có giá trị pháp lý khi thỏa mãn các điều kiện sau:

• Có sự đảm bảo đầy đủ về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
• Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoại trừ các thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
• Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Như vậy, quý khách đã có câu trả lời cho câu hỏi đầu bài viết về việc sử dụng 2 mẫu hóa đơn điện tử song song là hoàn toàn được phép với điều kiện có thông báo phát hành với cơ quan Thuế.

3. Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 32 Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cần đáp ứng các điều kiện sau:

Về chủ thể

Tổ chức thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin (bao gồm ngân hàng cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng, tổ chức cung cấp dịch vụ về khai thuế điện tử) có hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định tại Nghị định 119.

Về tài chính:

Có cam kết bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam để giải quyết các rủi ro và bồi thường thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ.

Về nhân sự:

• Có nhân viên kỹ thuật trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin, có kinh nghiệm thực tiễn về quản trị mạng, quản trị cơ sở dữ liệu.
• Có nhân viên kỹ thuật thường xuyên theo dõi, kiểm tra 24 giờ trong ngày để duy trì sự hoạt động ổn định của hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử và hỗ trợ người sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Về kỹ thuật:

• Hệ thống thiết bị, kỹ thuật phải bảo đảm cung cấp dịch vụ cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng hóa đơn điện tử và bảo đảm kết nối an toàn với Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần, trừ thời gian bảo trì. Thời gian bảo trì không quá 2% tổng số giờ cung cấp dịch vụ trong một năm; có khả năng cung cấp dịch vụ thông qua các loại thiết bị như máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh của người sử dụng.
• Bảo đảm năng lực, khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để bảo đảm tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.
• Có các quy trình thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; bảo đảm có khả năng phục hồi dữ liệu kể từ thời điểm hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử gặp sự cố. Lưu trữ chứng từ điện tử trong thời gian giao dịch chưa hoàn thành với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử gốc phải được lưu giữ trên hệ thống và được truy cập trực tuyến. Nhật ký giao dịch điện tử phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán kể từ thời điểm thực hiện giao dịch thành công. Bảo đảm các thông tin lưu trữ trong nhật ký giao dịch được tra cứu trực tuyến trong thời gian lưu trữ.
• Đáp ứng các yêu cầu về chuẩn kết nối dữ liệu của Bộ Tài chính.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh hãy sáng suốt và cân nhắc kỹ lưỡng để lựa chọn cho mình đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tin cậy, phù hợp để nhận được những thuận lợi trong quá trình chuyển đổi và sử dụng sau này.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/