Phân biệt biên bản hủy và biên bản để thu hồi hóa đơn điện tử

Bài viết tổng hợp quy định về biên bản hủy và biên bản thu hồi hóa đơn điện tử. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.

1. Biên bản thu hồi hóa đơn vs biên bản hủy hóa đơn

Biên bản hủy hóa đơn được sử dụng để ghi nhận sai sót dẫn đến phải hủy bỏ hóa đơn. Khi lập biên bản hủy hóa đơn, hai bên cần phải cam kết sẽ không sử dụng hóa đơn này để kê khai thuế. Biên bản hủy hóa đơn sử dụng trong các trường hợp:

• Hóa đơn bị đặt in sai, in trùng hoặc thừa, phải hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
• Cá nhân, hộ, tổ chức kinh doanh có hóa đơn nhưng không tiếp tục sử dụng nên phải hủy bỏ.
• Việc hủy hóa đơn phải được thực hiện chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

Biên bản thu hồi hóa đơn sử dụng để thu hồi hóa đơn bị lập sai đã giao cho bên mua và cả hai bên chưa kê khai thuế và được áp dụng cho các trường hợp nêu ở mục trên.

Cũng theo Điều 29, Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, biên bản hủy hóa đơn là biên bản ghi nhận lại các diễn biến sự việc đã xảy ra trong toàn bộ quá trình hủy hóa đơn mà đối tượng thực hiện việc hủy, đồng thời là đối tượng nắm giữ và sử dụng hóa đơn.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Biên bản hủy hóa đơn được sử dụng khi người nộp thuế hay người có chức năng in, phát hành hóa đơn gặp sai sót khi in ấn, khởi tạo và không còn nhu cầu sử dụng hóa đơn cũ.

Cần phân biệt giữa biên bản hủy hóa đơn và biên bản thu hồi hóa đơn vì đây là 2 loại biên bản hoàn toàn khác nhau. Biên bản thu hồi hóa đơn sử dụng khi người mua, người bán hàng hóa và dịch vụ có phát sinh giao dịch, cần phải lập hóa đơn và phát hiện sai sót. Và sau khi đã kết thúc giao dịch, họ sẽ cùng nhau tiến hành lập biên bản ghi nhận sự việc để bên bán nhận lại hóa đơn sai và lập một hóa đơn khác thay thế.

Tại Điểm d, Khoản 3, Điều 29, Thông tư số 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định hồ sơ hủy hóa đơn phải đầy đủ các điều kiện như sau:

• Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp của các hộ, cá nhân kinh doanh.
• Bảng kiểm kê các hóa đơn phải hủy ghi chi tiết các thông tin sau: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục).
• Biên bản hủy hóa đơn.
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn, yêu cầu phải có nội dung bắt buộc: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

>> Tham khảo: Chủ thể của chứng thư số là gì?

2. Khi nào cần thu hồi hóa đơn?

Hiện nay, mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử được xây dựng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC, được Bộ Tài chính ban hành ngày 31/3/2014. Nội dung trên biên bản thu hồi hóa đơn cần chú ý:

• Ngày trên biên bản thu hồi phải trùng ngày với hóa đơn mới.
• Biên bản phải ghi rõ: Lý do thu hồi, thu hồi hóa đơn số… ngày tháng … ký hiệu … và xuất hóa đơn mới số … ngày tháng … ký hiệu ….
• Sau khi lập xong biên bản thu hồi hóa đơn 2 bên phải ký, ghi rõ họ tên (Thường là người đại diện pháp luật). Và đóng dấu vào biên bản thu hồi hóa đơn xác nhận -> Xuất lại hóa đơn mới.

Căn cứ theo Khoản 2, Điều 20, Thông tư 39/2013/TT-BTC, đối với hóa đơn đã lập và giao cho khách hàng nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc hóa đơn đã lập và giao cho khách hàng nhưng bên mua chưa kê khai thuế, phát hiện sai sót sẽ phải hủy hóa đơn.

Trước khi hủy hóa đơn, hai bên cần lập biên bản để thu hồi những hóa đơn sai sót. Như vậy, theo quy định này, doanh nghiệp cần thu hồi hóa đơn trong trường hợp:

• Trường hợp hóa đơn sai sót đã lập, đã giao cho khách hàng nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Trường hợp hóa đơn sai sót đã lập và giao cho bên mua, cả hai bên chưa kê khai thuế.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Nếu một trong hai trường hợp trên xảy ra, bên bán và bên mua cần lập biên bản xác nhận việc thu hồi những hóa đơn đã lập sai, xuất lại hóa đơn mới chính xác theo đúng quy định. Lưu ý, biên bản thu hồi phải thể hiện rõ ràng lý do thu hồi hóa đơn và người bán cần gạch chéo hóa đươn, lưu trữ lại khi cần thiết.

Căn cứ vào các quy định trong, cách thức xử lý khi tiến hành thu hồi hóa đơn đã kê khai mắc sai sót được tiến hành như sau:

– Nếu là hóa đơn giấy phải xử lý thu hồi theo quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC, cụ thể theo 03 bước sau:

• Bước 1: Hai bên bán và mua cùng tiến hành lập biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót mắc phải;
• Bước 2: Bên bán tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh sai sót;
• Bước 3: Hai bên bán và mua tiến hành kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào,… dựa trên hóa đơn điều chỉnh đã lập.

>> Tham khảo: Mất hóa đơn đầu ra chưa kê khai thuế xử lý thế nào?

– Nếu là hóa đơn điện tử phải xử lý thu hồi theo quy định của Thông tư số 32/2011/TT-BTC, cụ thể theo 03 bước sau:

• Bước 1: Bên bán và bên mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của hai bên, ghi rõ sai sót;
• Bước 2: Bên bán tiến hành điều lập hóa đơn điều chỉnh sai sót;
• Bước 3: Hai bên bán mua phải căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh để tiến hành kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.

Lưu ý rằng, hóa đơn điều chỉnh dù ở dạng giấy hay điện tử thì đều không được ghi số âm (-).

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/