Hợp đồng là một cam kết giữa hai hay nhiều bên để làm hoặc không làm một việc nào đó trong khuôn khổ pháp luật. Hợp đồng thường gắn liền với dự án, trong đó một bên thỏa thuận với các bên khác thực hiện dự án hay một phần dự án cho mình. Bài viết tổng hợp một số lưu ý khi xuất hóa đơn theo hợp đồng.
1. Nội dung xuất hóa đơn theo hợp đồng
Sau khi xác định chính xác thời điểm lập hóa đơn theo hợp đồng, kế toán có thể xuất hóa đơn. Các nội dung trên hóa đơn xuất theo hợp đồng cần lưu ý như sau:
- Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán, người mua
- Cung cấp đầy đủ, chính xác họ tên người mua. Nếu người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin xuất hóa đơn thì ghi chú lại chi tiết.
- Tên đơn vị: Nếu trường hợp tên quá dài thì có thể căn cứ vào một số quy định viết tắt, ví dụ như TNHH, CP, VN,…
- Mã số thuế: Viết chính xác mã số thuế công ty.
- Địa chỉ: Ghi theo giấy phép đăng ký kinh doanh.
Tiền tệ ghi trên hóa đơn:
- Không làm tròn số lẻ đối với hóa đơn theo hợp đồng.
- Nếu người mua thanh toán bằng ngoại tệ thì phải ghi tổng số tiền thanh toán bằng nguyên tệ kèm theo tiếng Việt ở phần số tiền bằng chữ.
Phần chữ ký:
- Chữ ký người bán: Thường là thủ trưởng đơn vị ký, hoặc người được ủy quyền (có giấy ủy quyền) của thủ trưởng đơn vị, kèm theo đóng dấu của tổ chức kinh doanh vào phía trên bên trái của hóa đơn.
- Chữ ký người mua: Không bắt buộc phải có chữ ký người mua. Người lập là người bán ghi phương thức mua hóa trong hóa đơn theo hợp đồng.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Các lưu ý khi lập hóa đơn theo hợp đồng
Trường hợp hóa đơn có danh mục hàng hóa dài, người lập hóa đơn có thể lựa chọn hình thức xuất hóa đơn như sau:
Đối với hóa đơn giấy: Xuất nhiều hóa đơn nối tiếp hoặc xuất hóa đơn kèm theo bảng kê.
Đối với hóa đơn điện tử: Xuất duy nhất một hóa đơn nhiều trang.
Hóa đơn trong lĩnh vực xây dựng: Được phép ghi nội dung hàng hóa theo công trình được bàn giao, đối với các trường hợp khác phải liệt kê theo danh mục hàng hóa thể hiện theo hợp đồng.
>> Tham khảo: Hóa đơn trong xuất khẩu hàng hóa.
Ngoài ra, hóa đơn xuất theo hợp đồng cũng cần có đầy đủ tiêu thức sau:
– Thuế suất GTGT
Đây là tiêu thức thể hiện trên nội dung hóa đơn tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
Trường hợp thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
Việc xác định giá tính thuế giá trị gia tăng (thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng) trong trường hợp áp dụng chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại thực hiện theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng.
-Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn
Theo Thông tư 68, tiêu thức trên hóa đơn điện tử phải đảm bảo điều kiện về tên hóa đơn:
Hóa đơn điện tử phải có tên, tên từng loại hóa đơn điện tử được thể hiện trên mỗi hóa đơn như: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN ĐIỆN TỬ, TEM, VÉ, THẺ,…
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Về ký hiệu mẫu số hóa đơn: Đây là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn. Cụ thể:
- Số 1: Phản ánh loại Hóa đơn giá trị gia tăng.
- Số 2: Phản ánh loại Hóa đơn bán hàng.
- Số 3: Phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
- Số 4: Phản ánh các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định
Về ký hiệu hóa đơn: Đây là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Chi tiết:
Ký tự đầu tiên là 1 chữ cái được quy định: C là thể hiện HĐĐT có mã của cơ quan thuế, K là HĐĐT không có mã của cơ quan thuế.
- Tiêu thức về ký tự trên hóa đơn điện tử
- Tiêu thức về ký tự trên hóa đơn điện tử.
- Hai ký tự tiếp theo là 2 chữ số Ả-rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.
Ký tự thứ tư là 1 chữ cái được quy định là T hoặc D hoặc L hoặc M thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng cho các đối tượng khác nhau theo hình bên dưới.
>> Tham khảo: Quy định về hóa đơn đầu vào nước ngoài.
Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định và được căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.
Về số hóa đơn: đây là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập, có tối đa đến số 99 999 999 hóa đơn/năm. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
Kết luận
Ngoài ra, để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi