Việc đóng dấu trên hóa đơn của doanh nghiệp là điều bắt buộc với hóa đơn giấy. Vậy theo những quy định và thay đổi mới về sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay, loại hóa đơn nào sẽ không cần đóng dấu?
1. Chứng từ giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.
Tại Khoản 3, Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định như sau:
“Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.”
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Như vậy, các chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu giữ chứ hoàn toàn không có giá trị pháp lý. Ngoại trừ trường hợp các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo đúng quy định pháp luật.
Hiện nay, chưa một văn bản pháp luật nào về hóa đơn điện tử có quy định bắt buộc hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải có đóng dấu. Bên cạnh đó, các hóa đơn chuyển đổi hoàn toàn không có giá trị pháp lý, chỉ dùng để lưu giữ, ghi sổ hay theo dõi. Vì vậy, các hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không cần thiết phải có dấu dấu của doanh nghiệp.
Hóa đơn chuyển đổi là hóa đơn được in từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật. Tùy thuộc mục đích sử dụng, người lập hóa đơn điện tử có thể chuyển đổi từ hình thức hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Thông thường, hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy sử dụng cho một số mục đích như sau:
- Lưu trữ cùng với các bộ hồ sơ, chứng từ.
- Sử dụng làm giấy tờ vận chuyển, đi đường kèm theo hàng hóa.
- Kẹp với các giấy tờ như đề nghị thanh toán,…
>> Tham khảo: Hóa đơn bán hàng và bảng kê bán hàng được quy định thế nào?
Theo Điều 7, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy, doanh nghiệp khi thực hiện chuyển đổi cần nắm vững một số nội dung sau:
Khi nào được chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy?
Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn giấy, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan thuế quản lý, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra và theo quy định pháp luật về thanh tra, điều tra.
Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy:
“Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.”
Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy có giá trị pháp lý không?
“Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.”
>> Tham khảo: Các thuật ngữ thuế TNCN trong tiếng Anh là gì?
2. Quy định đóng dấu trên hóa đơn điện tử
Căn cứ theo nội dung tại Điểm b, Khoản 2, Điều 5, Thông tư 119/2014/TT-BTC:
“a) Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.”
Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể phát hành và sử dụng các loại hóa đơn điện tử không được đóng dấu và chữ ký trong một số trường hợp nhất định.
Những vậy các loại hóa đơn không cần bắt buộc phải đóng dấu hiện nay là hóa đơn điện tử và hoá đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy đã trình bày ở trên.
Ngoại trừ doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh đáp ứng 02 điều kiện như trên thì tất cả doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh còn lại phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định, gồm:
(1) Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam.
(2) Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.
(3) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác.
(4) Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
(5) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh.
Như vậy, bài viết đã trả lời câu hỏi về “những loại hóa đơn nào không phải đóng dấu?”. Hóa đơn điện tử E-invoice rất cảm ơn sự quan tâm, theo dõi của quý độc giả.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn phát triển tuân thủ Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Einvoice là phần mềm hóa đơn điện tử được các doanh nghiệp hàng đầu: Aeon Mall, Samsung, Cocacola, Lotte, Golden Gate, Lazada,… lựa chọn triển khai.
Phần mềm Einvoice được thiết kế với những tính năng đáp ứng những nghiệp vụ cơ bản của kế toán viên có liên quan đến hóa đơn điện tử. Có thể kể đến như:
- Tạo lập – Phát hành – Điều chỉnh – Thay thế – Xóa bỏ hóa đơn
- Gửi hóa đơn cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS…
- Lập & xuất các báo cáo với những trường thông tin có liên quan
- Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ thư viện mẫu có sẵn
- Quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên
- Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ.
Einvoice có thể giúp doanh nghiệp thực hiện các tác vụ có liên quan đến hóa đơn cực kì nhanh chóng và đơn giản, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong dài hạn.
Bên cạnh đó, đội ngũ kĩ sư từ Công ty Thái Sơn đã phát triển thêm nhiều tính năng nâng cao độc đáo, đem lại sự tiện lợi cho người dùng sản phẩm như:
- Đa dạng hình thức tích hợp hóa đơn điện tử với những phần mềm quản lý có sẵn.
- Truyền nhận dữ liệu hóa đơn giữa nhiều điểm xuất hóa đơn, giữa nhiều cấp quản lý.
- Xử lý chính xác lượng hóa đơn điện tử lớn, liên tục 24/7.
- Tính năng phân quyền và quản lý nhiều cấp phù hợp mô hình tổ chức.
- Cổng ký tiện dụng: Một chữ ký số dùng cho nhiều điểm xuất hóa đơn.
- Phê duyệt hóa đơn, gửi xác thực cùng lúc nhiều hóa đơn.
Các doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm của công ty Thái Sơn sẽ được hỗ trợ nhanh chóng, chuyên nghiệp 24/7 tại bất kỳ thời điểm nào khi gặp khó khăn.
>> Tham khảo: Quy định về hóa đơn điện tử xăng dầu – Hướng dẫn xuất hóa đơn.
Với trên 17 năm kinh nghiệm triển khai cho 100.000 doanh nghiệp, Thái Sơn không chỉ phát triển các giải pháp phần mềm phục vụ đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ, mà còn cung cấp các dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng, kịp thời, chuyên nghiệp trong quá trình sử dụng.
Kết luận
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel: 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi