Nguyên tắc viết hóa đơn bán hàng được quy định thế nào?

Hóa đơn bán hàng là tài liệu chuyển quyền sở hữu hàng hóa từ người này sang người khác. Nó được sử dụng trong các tình huống mà chủ sở hữu cũ vẫn giữ quyền sở hữu hàng hóa. Bài viết tổng hợp quy định về nguyên tắc viết hóa đơn bán hàng mà kế toán doanh nghiệp cần lưu ý.

1. Quy định nguyên tắc viết hóa đơn bán hàng

Hoá đơn bán hàng (hay còn gọi là hoá đơn trực tiếp) là loại hóa đơn được sử dụng cho các tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hoá, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu và hoá đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm… Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Theo Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định về việc nguyên tắc lập hóa đơn GTGT như sau:

• Ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, phụ thu, phụ phí ngoài giá bán, thuế GTGT, tổng giá trị thanh toán đã có thuế.
• Thể hiện đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không sửa chữa, tẩy xóa.
• Viết dùng màu mực, sử dụng loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ.
• Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên phần chữ in sẵn của hóa đơn, gạch chéo phần còn trống.
• Hóa đơn được lập 1 lần thành nhiều liên và nội dung giữa các liên phải thống nhất trên hóa đơn có cùng một số.
• Hóa đơn phải được lập theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn.

Ngoài các trường hợp không cần xuất hóa đơn theo quy định nêu trên, căn cứ theo Khoản 4, Điều 11 của Thông tư 10/2014/TT-BTC được sửa đổi bởi Khoản 5, Điều 1, Thông tư 176/2016/TT-BTC:

• Phạt 10 – 20 triệu đồng đối với đơn vị không lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có giá trị thanh toán từ 200.00 VNĐ trở lên.
• Song song với việc xử phạt, bên bán sẽ phải lập hóa đơn giao lại cho bên mua.

Mặt khác, theo Điểm e, Khoản 1, Điều 13, Thông tư 166/2013/TT-BTC, bên bán không xuất hóa đơn hoặc giá trị trên hóa đơn thấp hơn giá trị thanh toán thực tế của hàng hóa, dịch vụ đã bán, bị phát hiện sau khi nộp hồ sơ khai thuế, cơ quan thuế kết luận là hành vi trốn thuế thì sẽ bị áp dụng các mức phạt.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Nội dung hóa đơn bán hàng

Mục “Ngày tháng năm”:

• Hoạt động bán hàng hóa: Là ngày chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng hàng hóa.
• Cung ứng dịch vụ: Ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ.
• Xây dựng, lắp đặt: Ngày nghiệm thu, bàn giao công trình hoặc hạng mục công trình.

“Họ tên người mua hàng”: Ghi đầy đủ họ tên người mua hàng, trường hợp người mua không lấy hóa đơn thì ghi rõ “Người mua không lấy hóa đơn” hoặc “Người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.

“Mã số thuế”: Điền mã số thuế của bên mua.

>> Tham khảo: Hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp 2021.

“Địa chỉ”: Ghi đầy đủ địa chỉ theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế

“Hình thức thanh toán”: CK – chuyển khoản, TM – thanh toán bằng tiền mặt, TM/CK – chưa xác định hình thức thanh toán.

“Số tài khoản”: Có thể ghi số tài khoản của đơn vị mua hàng hoặc để trống.

“STT”: Điền số thứ tự hàng hóa, dịch vụ.

“Tên hàng hóa, dịch vụ”: Ghi đầy đủ, chi tiết, chính xác tên hàng hóa bán ra

“Đơn vị tính”: ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa bán ra, giống như khi mua vào. Lưu ý nếu có sự thay đổi đơn vị tính của hàng hóa thì phải có bảng quy đổi và xác nhận của nhà cung cấp.

“Số lượng”: ghi số lượng hàng hóa, dịch vụ.

“Đơn giá” : Giá bán của 1 đơn vị sản phẩm bán ra (chưa bao gồm thuế GTGT)

“Thành tiền”: Tổng số tiền = đơn giá x số lượng.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Sau khi viết xong tất cả nội dung các mặt hàng bán ra, gạch chéo phần còn trống (nếu có) bắt đầu từ trái qua phải

“Cộng tiền hàng” : Là tổng của các chỉ tiêu “Thành tiền”.

“Thuế suất thuế GTGT” :

• Mức thuế suất của hàng hóa, dịch vụ là 0%, 5%, 10%.
• Nếu hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế, miễn thuế thì gạch chéo “ / “.
• Các mặt hàng có thuế suất như nhau thì mới được viết chung 1 hóa đơn.

Kết luận

Để được tư vấn triển khai phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/