Bài viết hướng dẫn doanh nghiệp lập hóa đơn trả lại hàng hóa đúng quy định. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem lại những nội dung thực sự hữu ích với quý độc giả.
1. Một số khái niệm cơ bản
Hoá đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận.
Các nội dung cần phải có trong mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ cũng đã được quy định trong Thông tư 32/2011/TT-BTC, bao gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.
- Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
- Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
- Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị. Trường hợp không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn điện tử để xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ thì ngôn ngữ được sử dụng trên hóa đơn điện tử (hóa đơn xuất khẩu) là tiếng Anh.
- Trường hợp sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ghi rõ tại Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nội dung này.
Lưu ý, những nội dung trong mẫu hóa đơn điện tử đều phải phản ánh đúng tính chất, đặc điểm của ngành nghề kinh doanh, xác định được nội dung hoạt động kinh tế phát sinh, số tiền thu được, xác định được người mua hàng (hoặc người nộp tiền, người thụ hưởng dịch vụ…), người bán hàng (hoặc người cung cấp dịch vụ…), tên hàng hóa dịch vụ – hoặc nội dung thu tiền.
>> Tham khảo: Hướng dẫn xử lý sai sót thên hóa đơn điện tử.
2. Lập hóa đơn trả lại hàng ra sao?
Để kê khai hàng bán bị trả lại, trước tiên kế toán cần xác định kỳ kê khai hóa đơn hàng của bên mua hoặc hóa đơn bị trả lại của bên bán. Hóa đơn trả lại phát sinh vào kỳ nào thì thực hiện kê khai tương ứng vào kỳ đó, cụ thể:
Bên mua: Kê khai âm đầu vào khi xuất hóa đơn trả lại hàng
- Nếu làm bảng kê mua vào: Kê khai âm ở bảng kê mua vào.
- Nếu không làm bảng kê mua vào: Kê khai âm tại chỉ tiêu (23), giảm thuế GTGT đầu vào tại các chỉ tiêu (24) và (25) trên tờ khai 01/GTGT.
Bên bán kê khai âm khi nhận hóa đơn trả lại hàng.
Bên bán: Kê khai âm đầu ra khi nhận hóa đơn trả lại hàng:
- Nếu làm bảng kê bán ra: Kê khai âm ở bảng kê bán ra.
- nếu không làm bảng kê bán ra: Kê khai âm từ chỉ tiêu (26) -(33).
>> Tham khảo: Quy định về bảng kê đính kèm hóa đơn theo Nghị định 123.
Căn cứ theo Điểm 2.8, Khoản 2, Phụ lục 4, Thông tư 39/2014/TT-BTC, việc lập hóa đơn trả lại hàng hóa được hướng dẫn như sau:
“Tổ chức cá nhân mua hàng hóa, người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa, khi xuất hàng trả lại cho người bán, cơ sở phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT (nếu có)
Trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng hóa, bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày tháng của hóa đơn, lý do trả lại hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập”
Ngoài ra, theo Công văn 84228, tùy theo trường hợp bên mua trả lại một phần hay toàn bộ hàng hóa, bên bán cần xử lý khác nhau:
Trường hợp trả lại toàn bộ hàng hóa:
- Lập biên bản thu hồi hóa đơn:Ghi rõ thông tin hàng hóa, số lượng, giá trị trả lại có thuế, thuế suất, tiền thuế, lý do trả lại hàng.
- Lập biên bản thu hồi hàng trả và lưu lại.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Trường hợp trả lại một phần hàng hóa:
- Lập biên bản thu hồi hóa đơn:Ghi rõ thông tin hàng hóa, số lượng, giá trị trả lại có thuế, thuế suất, tiền thuế, lý do trả lại hàng.
- Lập biên bản thu hồi số hàng hóa bị trả lại.
- Bên bán lập hóa đơn mới cho số hàng mà bên mua thực nhận.
Kết luận
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi