Kê khai thuế với hóa đơn điện tử được quy định thế nào?

Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thực hiện kê khai thuế có được không? Trường hợp làm mất hóa đơn chưa kê khai thì xử lý thế nào? Hy vọng rằng bài viết sau sẽ giải đáp những thắc của quý độc giả.

>> Tham khảo: Đặc điểm của thuế môn bài mà doanh nghiệp cần lưu ý.

1. Quy định kê khai thuế với hóa đơn điện tử

Hiện nay, việc kê khai thuế qua thiết bị điện tử đã được áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp tại các thành phố lớn. Trong thời gian tới, căn cứ theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP mới ban hành, việc các doanh nghiệp chuyển sang kê khai thuế bằng hóa đơn điện tử, theo hình thức online sẽ là một tất yếu.

Thực tế, việc sử dụng hóa đơn điện tử nói chung và kê khai thuế với hóa đơn điện tử nói riêng cũng là một việc mà các đơn vị kinh doanh nên nhanh chóng xúc tiến triển khai. Bởi, so với hóa đơn giấy, kê khai thuế với hóa đơn điện tử có nhiều ưu điểm vượt trội hơn:

– Kê khai thuế được thực hiện nhanh chóng mọi lúc mọi nơi với thiết bị điện tử kết nối internet.

– Khi sử dụng hóa đơn điện tử không phải kê khai hóa đơn điện tử đã bán ra mà chỉ cần kê khai phần hóa đơn điện tử mua vào.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

– Không cần trực tiếp đến các cơ quan thuế để thực hiện, giảm thiểu tối đa các thủ tục hành chính rườm rà. Tiết kiệm thời gian và công sức cho người nộp thuế và cả cơ quan thuế

– Khi phát hiện sai sót trong bản kê khai thuế, cơ quan thuế cơ quan thuế tự động tra cứu, đối soát thông tin về hóa đơn được lưu giữ trên cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế mà không cần phải yêu cầu doanh nghiệp cung cấp lại.

Tương tự như hóa đơn giấy, khi tiến hành kê khai thuế, doanh nghiệp cần phải xác định xem đơn vị mình thuộc trường hợp kê khai thuế theo tháng, quý hay năm để tiến hành cho chính xác.

Theo đó, các doanh nghiệp có tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống hay đơn vị bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ tiến hành kê khai thuế theo quý. Còn các đơn vị kinh doanh có tổng  doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề là trên 50 tỷ đồng thì tiến hành kê khai theo tháng.

>> Tham khảo: Cấu trúc bản báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Có hai hình thức kê khai thuế là kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp và kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ. Tùy vào mỗi doanh nghiệp, đặc điểm ngành hàng hóa, dịch vụ mà lựa chọn cách kê khai thuế phù hợp.

• Kê khai thuế trực tiếp: Là phương pháp tính thuế trực tiếp, doanh nghiệp đóng thuế giá trị gia tăng theo tỷ lệ trên doanh thu (tỷ lệ bao nhiêu tùy theo ngành nghề kinh doanh). Như vậy cứ khi nào có doanh thu là phải đóng thuế GTGT (còn gọi là thuế VAT), không quan tâm đến thuế VAT đầu vào là bao nhiêu vì phương pháp này không được khấu trừ VAT đầu vào.
• Kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ: Là phương pháp tính thuế doanh nghiệp được khấu trừ thuế đầu vào đầu ra. Nếu thuế VAT đầu vào của kỳ kê khai thuế lớn hơn thuế VAT đầu ra thì DN không phải đóng thuế. Hóa đơn sử dụng là hóa đơn VAT đặt in từ nhà in (mẫu hóa đơn doanh nghiệp có thể tự thiết kế theo ý của doanh nghiệp).

Đa số các doanh nghiệp sau khi thành lập sẽ lựa chọn kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ vì phương thức này có lợi hơn cho các doanh nghiệp trong nhiều trường hợp, đặc biệt là khi doanh thu không bù đắp được chi phí đầu vào.

Đối với các doanh nghiệp đang áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp trên GTGT nhưng có doanh thu hằng năm trên 1 tỷ đồng, thì ở kỳ kế toán tiếp theo sẽ chuyển sang phương pháp tính thuế khấu trừ căn cứ theo Khoản 1, Điều 12, Thông tư 219/2013/TT-BTC.

>> Tham khảo: Thuế suất thuế thu nhập cá nhân dịch vụ vận tải.

2. Mất hóa đơn chưa kê khai thuế sẽ chịu chế tài xử phạt thế nào?

Dù đã tiến hành xử lý mất hóa đơn đầu vào liên 2 chưa kê khai thuế nhưng bên mua vẫn sẽ bị xử phạt làm mất hóa đơn theo đúng quy định pháp luật của Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, được chính Phủ ban hành ngày 19/10/2020.

Cụ thể tại Điều 25, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định xử phạt hành vi vi phạm quy định về khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn trước khi thông báo phát hành hoặc hóa đơn đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập như sau:

– Phạt cảnh cáo đối với hành vi khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 01 – 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định và có tình tiết giảm nhẹ.

– Phạt tiền từ 1 – 4 triệu đồng đối với hành vi khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 01 – 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.

– Phạt tiền từ 4 – 8 triệu đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

• Khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 06 ngày trở lên, kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định;
• Không khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Việc xử lý mất hóa đơn đạt in đã mua của cơ quan thuế được quy định tại Điều 28, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể như sau:

Doanh nghiệp nếu phát hiện mất hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu số BC21/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất hóa đơn.

Lưu ý: Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Trường hợp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc. Cụ thể trong biên bản:

• Ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào;
• Ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản;
• Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua.

Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất hóa đơn.

>>Tham khảo: Mẫu hóa đơn điện tử.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba (ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hóa đơn) thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuế để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/