Hướng dẫn xử lý khi mất hóa đơn đầu ra

Bài viết hướng dẫn doanh nghiệp cách xử lý khi để mất hóa đơn đầu ra đúng quy định. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.

1. Hóa đơn đầu ra là gì?

Hóa đơn đầu ra là hóa đơn được bên bán hàng hóa, dịch vụ tạo lập nhằm mục đích ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ theo đúng quy định pháp luật.

Đối với trường hợp hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra ở dạng hóa đơn điện tử thì sẽ bao gồm cả các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Căn cứ vào Khoản 4, Điều 1, Thông tư số 176/2016/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định xử phạt từ 4-8 triệu đồng đối với các hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, hóa đơn đã lập nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn khi hóa đơn chưa đến thời hạn lưu trữ hoặc hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ.

Riêng đối với các trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hay do sự cố bất ngờ, sự kiện bất khả kháng thì bên bán khi làm mất hóa đơn sẽ không bị phạt tiền. Tuy nhiên, nếu trường hợp người bán tìm thấy được hóa đơn liên 2 giao cho khách hàng đã mất, thất lạc trước khi cơ qua thuế ban hành quyết định xử phạt thì khi này, bên bán sẽ được miễn phạt tiền.

>> Tham khảo: Hướng dẫn đăng ký ủy quyền trích nợ trên hệ thống thanh toán trực tuyến và thông quan 24/7.

2. Nội dung hóa đơn đầu ra

Theo quy định, các tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh chỉ được lập và giao cho người mua hàng hóa dịch vụ các loại hóa đơn theo hướng dẫn lại Thông tư trên. Người bán lưu ý phải lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng với mục đích biếu tặng, quảng cáo, hãng mẫu, hàng hóa/dịch vụ sử dụng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động.

Nội dung trên hóa đơn đầu ra phải đảm bảo:

• Phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Không tẩy xóa, sửa chữa trên hóa đơn.
• Sử dụng cùng một loại màu mực, sử dụng mực không phai, không sử dụng mực đỏ.
• Chữ và số phải được viết liên tục, không ngắt quãng, không viết đè lên phần chữ in sẵn.
• Gạch chéo phần còn trống. Nếu hóa đơn tự in hoặc đặt in được lập bằng máy tính thì không phải gạch chéo phần trống.
• Trường hợp người mua không lấy hóa đơn, kế toán cần ghi chú rõ ràng “người mua không lấy hóa đơn”.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Hướng dẫn xử lý khi mất hóa đơn đầu ra

Nếu hóa đơn bị mất là hóa đơn đầu ra thì kế toán doanh nghiệp sẽ tiến hành cách xử lý như sau:

• Tổ chức, doanh nghiệp cần lập báo cáo và thông báo theo Mẫu báo cáo mất HĐ số  BC21/AC, trong Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính, gửi tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Báo cáo và thông báo phải được gửi chậm nhất không quá 05 ngày, kể từ ngày xảy ra mất hay cháy, hỏng HĐ.

Lưu ý rằng, khi gặp phải sự cố mất hoặc cháy, hỏng xảy ra, kế toán doanh nghiệp cũng có thể đăng nhập vào phần mềm HTKT (hỗ trợ kê khai), chọn “Hóa đơn” để báo mất, cháy, hỏng HĐ theo mẫu báo cáo BC21/AC.

>> Tham khảo: Nội dung thông tư 88 về hóa đơn điện tử.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel: 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/