Hướng dẫn in hóa đơn điện tử định dạng XML

Nếu bạn và doanh nghiệp vẫn đang thắc mắc về cách in file định dạng XML của hóa đơn điện tử thì có thể tham khảo ngay cách mở và in file hóa đơn định dạng XML trên trang hỗ trợ kiểm tra hóa đơn của ThaisonSoft. Chi tiết cách đọc và in file hóa đơn điện tử định dạng XML như sau:

Bước 1: Bạn truy cập vào website hỗ trợ kiểm tra hóa đơn: http://hddt.einvoice.vn/

Tại website này, ngoài việc bạn có thể mở xem và in hóa đơn điện tự định dạng XML thì bạn và doanh nghiệp cũng có thể kiểm tra được tính hợp lệ của các hóa đơn điện tử đã xuất.

Hiện nay, theo quy định pháp luật thì các tổ chức, doanh nghiệp khi kinh doanh hàng hóa, dịch vụ mà sử dụng loại hình hóa đơn điện tử thì bắt buộc phải lưu trữ cùng lúc 02 file hóa đơn ở định dạng PDF và XML. Trong đó:

– Định dạng XML được hiểu là file chứa toàn bộ dữ liệu của hóa đơn điện tử. File XML này sẽ có giá trị pháp lý nếu đảm bảo điều kiện: chưa qua chỉnh sửa hay thay đổi bất kỳ thông tin gì kể từ lần đầu xuất file.

>> Tham khảo: Lưu trữ hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Định dạng PDF được hiểu là bản thể hiện nội dung của hóa đơn điện tử. Thường thì file PDF sẽ có vai trò tương ứng như một bản hóa đơn điện tử thông thường.

Như vậy, file XML của hóa đơn điện sẽ có giá trị tương đương như một tờ hóa đơn giấy bản gốc. Do đó, trong quá trình lưu trữ các doanh nghiệp cần phải hết sức lưu ý: Tránh là mất file, đồng thời tránh tự ý sửa đổi để đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn.

Bước 2: Tải file hóa đơn XML cần in lên hệ thống

Trên giao diện chính của trang, bạn nhấn ô “Chọn file” để có thể tải file XML của hóa đơn điện tử lên hệ thống. Tiếp đó, bạn cần nhập “Mã kiểm tra” rồi nhấn ô “Kiểm tra hóa đơn” để có thể mở và xem file hóa đơn cần in.

Vì bản thể hiện hóa đơn điện tử sẽ phản ánh đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử gốc nên theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC thì nội dung bản thể hiện hóa đơn điện tử sẽ bao gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
• Tên liên hóa đơn.
• Số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ.
• Thuế suất thuế giá trị gia tăng.

>> Tham khảo: Cách kê khai thuế GTGT với chi nhánh kinh doanh.

• Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
• Tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn.
• Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua: Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định này.
• Thời điểm lập hóa đơn, thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).
• Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
• Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn
• Nội dung khác tùy theo đặc điểm, tính chất và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Trên đây là một số quy định quan trọng về bản thể hiện hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Kế toán cần lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử ra bản giấy và sử dụng bản thể hiện hóa đơn điện tử theo đúng quy định.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Bước 3: Nhấn lệnh in hóa đơn

Khi file hóa đơn XML được hiển thị, bạn nên phải kiểm tra lại một lần nữa để chắc chắn đó chính là file hóa đơn cần in. Khi đã chắc chắn, bạn nhấn chọn biểu tượng in được hiển thị ngay trên giao diện hóa đơn.

Bạn cài đặt “Máy in đích”, chọn “Trang” in, rồi nhấn ô “In” để truyền đi lệnh in. Tới đây, bạn đã hoàn thành xong việc in file XML của hóa đơn điện tử một cách đơn giản và nhanh chóng.

Lưu ý rằng, cách in hóa đơn điện tử định dạng XML ở trên chỉ áp dụng với các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn thì có thể áp dụng tra cứu tại địa chỉ: https://einvoice.vn/tra-cuu.

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử

Bước 1: Nhập Mã nhận hóa đơn của hóa đơn cần tra cứu vào ô tương ứng.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Bước 2: Nhập Mã kiểm tra và nhấn vào nút Tra cứu hóa đơn để tra cứu hóa đơn với thông tin đã nhập.

Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị thông tin chi tiết về hóa đơn, bạn có thể tùy chọn:

• Thực hiện ký hóa đơn bên mua.
•  In hóa đơn.
• Tải hóa đơn về lưu trữ định dạng .pdf hoặc .xml.
• Tải hóa đơn bản chuyển đổi.

Là một trong những đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử đầu tiên được Tổng cục Thuế thẩm định từ 2011, mới đây ThaisonSoft lọt vào danh sách Top 3 các tổ chức nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử do Tổng cục Thuế công bố.

>> Tham khảo: Tìm hiểu ngay chức năng trình ký trong kê khai thuế qua mạng.

Đồng thời, trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, ThaisonSoft đã kịp thời cập nhật tính năng chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Kết luận

Mọi thắc mắc về cách in file định dạng XML hay muốn được  tư vấn thêm về giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice phổ biến nhất hiện hoàn toàn miễn phí, bạn vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/